1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ఉద్దేశ్యం, CalAIM మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ (ECM) మరియు కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (CS) కార్యక్రమంలో సభ్యుల సమాచారం యొక్క గోప్యత మరియు భద్రతను కాపాడటానికి సమగ్ర మార్గదర్శకాలను ఏర్పాటు చేయడం. ఈ విధానం హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) మరియు కాలిఫోర్నియా కాన్ఫిడెన్షియాలిటీ ఆఫ్ మెడికల్ ఇన్ఫర్మేషన్ యాక్ట్ (CMIA)తో సహా వర్తించే అన్ని ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు అనుగుణంగా ఉండేలా నిర్ధారిస్తుంది. ఈ మార్గదర్శకాలకు కట్టుబడి ఉండటం ద్వారా, మేము మా సభ్యుల గోప్యతా హక్కులను రక్షించడానికి మరియు నైతిక ప్రవర్తనలో అత్యున్నత ప్రమాణాలను పాటించడానికి లక్ష్యంగా పెట్టుకున్నాము.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో గోప్యమైన సభ్యుల సమాచారానికి యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇందులో ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు మరియు ఏవైనా అనుబంధ సిబ్బంది ఉంటారు. సభ్యుల సమాచారం యొక్క గోప్యతను కాపాడటానికి, ఈ పత్రంలో వివరించిన విధానాలను అర్థం చేసుకోవడం మరియు వాటికి కట్టుబడి ఉండటం ఈ పరిధిలోని ప్రతి ఒక్కరి బాధ్యత.

3. నిర్వచనాలు

ఈ విధానం యొక్క ప్రయోజనాల కోసం, “రహస్య సభ్యుని సమాచారం” అంటే ఒక సభ్యుడిని గుర్తించగల ఏదైనా వ్యక్తిగత, వైద్య, లేదా ఆర్థిక సమాచారం. ఇందులో HIPAA ద్వారా నిర్వచించబడిన రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI) కూడా ఉంటుంది, ఇందులో ఒక వ్యక్తికి అనుసంధానించగల ఆరోగ్య స్థితి, ఆరోగ్య సంరక్షణ అందించడం, లేదా ఆరోగ్య సంరక్షణ కోసం చెల్లింపుకు సంబంధించిన ఏదైనా సమాచారం ఉంటుంది. “అధికారిక సిబ్బంది” అంటే తమ ఉద్యోగ విధులను సమర్థవంతంగా నిర్వర్తించడానికి గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్ పొందిన వ్యక్తులు.

4. విధాన ప్రకటన

అనధికార యాక్సెస్, వినియోగం, బహిర్గతం, మార్పు లేదా విధ్వంసం నుండి సభ్యుల యొక్క అన్ని గోప్యమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి మేము కట్టుబడి ఉన్నాము. అటువంటి సమాచారానికి యాక్సెస్ కఠినంగా నియంత్రించబడింది మరియు వారికి కేటాయించిన విధులను నిర్వర్తించడానికి దాని అవసరమైన అధికారిక సిబ్బందికి మాత్రమే అనుమతించబడుతుంది. గోప్యమైన సమాచారాన్ని అనధికారికంగా బహిర్గతం చేయడం నిషేధించబడింది మరియు అది ఉద్యోగం నుండి తొలగింపుతో సహా క్రమశిక్షణా చర్యలకు దారితీయవచ్చు. సిబ్బంది అందరూ ఈ విధానానికి అనుగుణంగా వ్యవహరించాలని మరియు గోప్యత యొక్క అత్యున్నత ప్రమాణాలను పాటించాలని ఆశించబడుతుంది.

5. విధానాలు

5.1 ప్రాప్యత నియంత్రణ

కేవలం అధికారం ఉన్న సిబ్బంది మాత్రమే గోప్యమైన సభ్యుల సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేయగలరని నిర్ధారించడానికి, ఆ సమాచారానికి యాక్సెస్ జాగ్రత్తగా నిర్వహించబడుతుంది. మేము తక్కువ ప్రత్యేక హక్కుల సూత్రాన్ని పాటిస్తాము, ఉద్యోగులకు వారి ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన కనీస స్థాయి యాక్సెస్‌ను మాత్రమే మంజూరు చేస్తాము. గోప్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ఎలక్ట్రానిక్ వ్యవస్థలను యాక్సెస్ చేయడానికి సురక్షితమైన లాగిన్ క్రెడెన్షియల్స్ అవసరం, మరియు ఈ క్రెడెన్షియల్స్‌ను ఇతరులతో పంచుకోవడం లేదా వెల్లడించడం చేయకూడదు. పాత్రలు మరియు బాధ్యతలు మారినప్పుడు యాక్సెస్ హక్కులు తగినవిగా ఉండేలా చూసుకోవడానికి, వాటిని సమీక్షించడానికి మరియు సర్దుబాటు చేయడానికి క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్‌లు నిర్వహించబడతాయి.

5.2 భౌతిక భద్రత

గోప్యమైన సమాచారం కలిగి ఉన్న భౌతిక పత్రాలు, తాళం వేసిన క్యాబినెట్‌లు లేదా నియంత్రిత ప్రవేశం ఉన్న గదుల వంటి సురక్షిత ప్రదేశాలలో నిల్వ చేయబడతాయి. వర్క్‌స్టేషన్‌లను ఎవ్వరూ చూడకుండా వదిలివేసినప్పుడు తాళం వేసి భద్రపరచాలి, మరియు ప్రవేశ హక్కులు లేని సందర్శకులు లేదా ఇతర ఉద్యోగులు అనధికారికంగా చూడకుండా నిరోధించడానికి కంప్యూటర్ స్క్రీన్‌లను సరైన రీతిలో ఉంచాలి. గోప్యమైన సమాచారం నిల్వ చేయబడిన ప్రాంతాలకు ప్రవేశం అధికారం ఉన్న సిబ్బందికి మాత్రమే పరిమితం చేయబడింది, మరియు సందర్శకులు ఎల్లప్పుడూ తోడుగా ఉండాలి.

5.3 ఎలక్ట్రానిక్ భద్రత

నిల్వ మరియు ప్రసారం సమయంలో అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ గోప్యమైన సమాచారం ఎన్‌క్రిప్షన్ ద్వారా రక్షించబడుతుంది. మా ఎలక్ట్రానిక్ వ్యవస్థలు ఫైర్‌వాల్స్ మరియు యాంటీవైరస్ రక్షణతో భద్రపరచబడిన సురక్షిత, పాస్‌వర్డ్-రక్షిత నెట్‌వర్క్‌ల ద్వారా యాక్సెస్ చేయబడతాయి. ఉద్యోగులు బలమైన పాస్‌వర్డ్‌లను ఉపయోగించాలి మరియు వాటిని క్రమం తప్పకుండా మార్చాలి. సిస్టమ్ వైఫల్యాలు లేదా అత్యవసర పరిస్థితుల కారణంగా డేటా నష్టం జరగకుండా నివారించడానికి, ఎలక్ట్రానిక్ డేటా యొక్క క్రమమైన బ్యాకప్‌లు తీసి సురక్షితంగా నిల్వ చేయబడతాయి. బలహీనతల నుండి రక్షించడానికి అన్ని సిస్టమ్‌లకు భద్రతా నవీకరణలు మరియు ప్యాచ్‌లు వెంటనే వర్తింపజేయబడతాయి.

5.4 డేటా ప్రసారం

గోప్యమైన సమాచారాన్ని పంపేటప్పుడు, ఎన్‌క్రిప్టెడ్ ఇమెయిల్ లేదా సురక్షిత ఫైల్ ట్రాన్స్‌ఫర్ ప్రోటోకాల్స్ (SFTP) వంటి సురక్షిత ఛానెల్‌లను మాత్రమే ఉపయోగించాలి. అధికారులు ఏదైనా గోప్యమైన సమాచారాన్ని పంపే ముందు, దానిని అధికారం ఉన్న వ్యక్తులతో మాత్రమే పంచుకుంటున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి, స్వీకర్త యొక్క గుర్తింపును ధృవీకరించాలి. ఏ పరిస్థితులలోనూ గోప్యమైన సమాచారాన్ని అసురక్షిత ఛానెల్‌ల ద్వారా లేదా అనధికార వ్యక్తులకు పంపకూడదు.

5.5 డేటా పారవేయడం

భద్రతను కాపాడుకోవడానికి గోప్యమైన సమాచారాన్ని సరిగ్గా పారవేయడం చాలా అవసరం. డేటాను పునరుద్ధరించకుండా నిరోధించే సురక్షితమైన తొలగింపు పద్ధతులను ఉపయోగించి ఎలక్ట్రానిక్ డేటాను శాశ్వతంగా తొలగించాలి, ఉదాహరణకు డేటా వైపింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ లేదా నిల్వ మాధ్యమాలను భౌతికంగా నాశనం చేయడం. గోప్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న భౌతిక పత్రాలను, ఆ సమాచారాన్ని పునర్నిర్మించలేని లేదా తిరిగి పొందలేని విధంగా, ష్రెడ్డింగ్ లేదా దహనం ద్వారా నాశనం చేయాలి. డేటా పారవేత రికార్డులను తగిన విధంగా నిర్వహించాలి.

5.6 శిక్షణ మరియు అవగాహన

కొత్తగా చేరిన సిబ్బంది అందరూ గోప్యతా విధానాలు, విధానాలు మరియు చట్టపరమైన బాధ్యతలను కవర్ చేసే ఓన్‌బోర్డింగ్ శిక్షణలో తప్పనిసరిగా పాల్గొనాలి. ఈ శిక్షణ, ఉద్యోగులు గోప్యతను కాపాడటం యొక్క ప్రాముఖ్యతను మరియు సభ్యుల సమాచారాన్ని రక్షించడానికి వారు తీసుకోవలసిన నిర్దిష్ట చర్యలను అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారిస్తుంది. వార్షిక రిఫ్రెషర్ కోర్సులు మరియు విధానాలు లేదా నిబంధనలలో ఏవైనా మార్పులపై అప్‌డేట్‌ల ద్వారా నిరంతర విద్య అందించబడుతుంది. సమాచార భద్రతలో ఉత్తమ పద్ధతుల గురించి తెలుసుకుంటూ ఉండమని ఉద్యోగులను ప్రోత్సహించడం జరుగుతుంది. గోప్యమైన సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి సంబంధించి తమ బాధ్యతలను అంగీకరిస్తూ సిబ్బంది అందరూ గోప్యతా ఒప్పందాలపై సంతకం చేయాలి.

5.7 సంఘటన నివేదిక మరియు ప్రతిస్పందన

గోప్యత ఉల్లంఘన అనుమానం లేదా వాస్తవ ఉల్లంఘన జరిగినప్పుడు, సిబ్బంది తప్పనిసరిగా ఆ సంఘటనను వెంటనే కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌కు లేదా నియమిత అధికారికి నివేదించాలి. ఉల్లంఘనను అంచనా వేయడానికి, దాని ప్రభావాన్ని నిర్ధారించడానికి, మరియు ఏవైనా నష్టాలను తగ్గించడానికి చర్యలు తీసుకోవడానికి తక్షణ మరియు సమగ్రమైన విచారణ నిర్వహించబడుతుంది. ఇందులో ఉల్లంఘనను అరికట్టడం, కోల్పోయిన డేటాను తిరిగి పొందడం, మరియు భవిష్యత్తులో ఇలాంటివి పునరావృతం కాకుండా నివారించడం వంటి చర్యలు ఉండవచ్చు. ఉల్లంఘన నోటిఫికేషన్ కోసం ఏర్పాటు చేసిన ప్రోటోకాల్‌లను అనుసరించి, చట్టం ప్రకారం అవసరమైన విధంగా ప్రభావిత సభ్యులకు మరియు సంబంధిత అధికారులకు తెలియజేయబడుతుంది. సంఘటన మరియు ప్రతిస్పందన చర్యల డాక్యుమెంటేషన్ నిర్వహించబడుతుంది.

5.8 సభ్యుల హక్కులు

సభ్యులకు వారి వ్యక్తిగత సమాచారానికి సంబంధించి నిర్దిష్ట హక్కులు ఉన్నాయి. వారు అభ్యర్థించినప్పుడు వారి వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేసే హక్కు మరియు వారి రికార్డుల కాపీని సకాలంలో పొందే హక్కు ఉంది. సభ్యులు తమ సమాచారంలో లోపాలు కనుగొనబడితే సవరణల కోసం అభ్యర్థించవచ్చు, మరియు మేము తగిన సవరణలు చేయవలసి ఉంది. వారి సమాచారం ఎలా ఉపయోగించబడుతుంది మరియు రక్షించబడుతుందో వివరించే గోప్యతా నోటీసును మేము సభ్యులకు అందిస్తాము, ఇది పారదర్శకతను మరియు చట్టపరమైన అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉండటాన్ని నిర్ధారిస్తుంది. సభ్యులు తమ సమాచారం యొక్క కొన్ని ఉపయోగాలు మరియు బహిర్గతంపై పరిమితులను అభ్యర్థించే హక్కును కూడా కలిగి ఉంటారు, మరియు సాధ్యమైనప్పుడు మేము అటువంటి అభ్యర్థనలను అంగీకరిస్తాము.

6. అనుసరణ మరియు అమలు

ఈ విధానాన్ని పాటించేలా చూసుకోవడానికి, క్రమం తప్పకుండా అనుपालన ఆడిట్‌లు నిర్వహించబడతాయి. ఈ ఆడిట్‌లు ఏవైనా అనుपालన లోపాలు లేదా మెరుగుదల అవకాశాలను గుర్తించడానికి యాక్సెస్ లాగ్‌లు, శిక్షణ రికార్డులు మరియు భద్రతా చర్యలను సమీక్షిస్తాయి. ఈ విధాన ఉల్లంఘనలు తీవ్రంగా పరిగణించబడతాయి మరియు ఉద్యోగం నుండి తొలగింపుతో సహా క్రమశిక్షణా చర్యలకు దారితీయవచ్చు. సిబ్బంది అందరూ సంబంధిత చట్టాలు మరియు నిబంధనలన్నింటినీ పాటించాలని ఆశించబడుతుంది, మరియు అలా చేయడంలో విఫలమైతే చట్టపరమైన పరిణామాలకు కూడా దారితీయవచ్చు. ఈ విధానాన్ని అమలు చేయడానికి మరియు ఉల్లంఘనలు జరిగినప్పుడు సరిదిద్దే చర్యలు తీసుకోవడానికి యాజమాన్యం బాధ్యత వహిస్తుంది.

7. బాధ్యతలు

సభ్యుల సమాచారం యొక్క గోప్యతను కాపాడటం మరియు ఏవైనా ఉల్లంఘనలు లేదా అనుమానాస్పద కార్యకలాపాలను సంబంధిత అధికారులకు నివేదించడం ప్రతి సిబ్బంది బాధ్యత. ఈ విధానంలో వివరించిన అన్ని విధానాలు మరియు ఉత్తమ పద్ధతులను అనుసరిస్తూ, గోప్యమైన సమాచారాన్ని రక్షించడంలో ఉద్యోగులు జాగరూకంగా మరియు చురుకుగా ఉండాలి. అవసరమైన మద్దతు మరియు వనరులను అందిస్తూ, బృంద సభ్యులు గోప్యతా విధానాలను అర్థం చేసుకుని, వాటికి కట్టుబడి ఉండేలా చూసుకోవడం యాజమాన్యం బాధ్యత. కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్, శిక్షణా కార్యక్రమాలను అభివృద్ధి చేయడం, ఆడిట్‌లను నిర్వహించడం మరియు సంఘటన ప్రతిస్పందన విధానాలను నిర్వహించడంతో సహా, ఈ విధానం అమలును పర్యవేక్షిస్తారు.

8. ప్రస్తావనలు

ఈ విధానం అనేక కీలక చట్టాలు మరియు నిబంధనలచే మార్గనిర్దేశం చేయబడింది, వాటిలో ఇవి ఉన్నాయి:

• ఆ ఆరోగ్య బీమా బదిలీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA), ఇది ఆరోగ్య సమాచార రక్షణ కోసం జాతీయ ప్రమాణాలను నిర్దేశిస్తుంది.
• ఆ కాలిఫోర్నియా వైద్య సమాచార గోప్యత చట్టం (CMIA), ఇది కాలిఫోర్నియా రాష్ట్రంలో వైద్య సమాచారానికి అదనపు రక్షణలను అందిస్తుంది.
• ఆ కాల్ఎఐఎం ఇసిఎం & సిఎస్ కార్యక్రమ మార్గదర్శకాలు, ఇది కార్యక్రమంలో సభ్యుల సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి మరియు రక్షించడానికి నిర్దిష్ట అవసరాలను వివరిస్తుంది.

9. సమీక్ష మరియు సవరణ

నియంత్రణ మార్పులు, సంస్థాగత సర్దుబాట్లు, లేదా గుర్తించబడిన లోపాల కారణంగా ఈ విధానాన్ని వార్షికంగా లేదా అవసరమైనప్పుడు సమీక్షిస్తారు. ఈ సమీక్ష ప్రక్రియలో ప్రస్తుత విధానాల సమర్థతను అంచనా వేయడం, సిబ్బంది నుండి అభిప్రాయాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకోవడం, మరియు చట్టాలు, సాంకేతికతలో మార్పులపై ఎప్పటికప్పుడు సమాచారం తెలుసుకోవడం వంటివి ఉంటాయి. నిరంతర అనుగుణ్యత మరియు అవగాహనను నిర్ధారించడానికి, ఏవైనా నవీకరణలు లేదా సవరణలను వెంటనే సిబ్బంది అందరికీ తెలియజేస్తారు. విధానాన్ని మరియు దాని అమలును మెరుగుపరిచే మార్గాలపై సిబ్బంది తమ సూచనలను అందించమని ప్రోత్సహించబడుతున్నారు.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ఉద్దేశ్యం, CalAIM మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) కార్యక్రమంలో గోప్యతా విధానాల అమలును పర్యవేక్షించడానికి ఒక సమగ్ర ప్రక్రియను ఏర్పాటు చేయడం. ఈ విధానం, హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ మరియు అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) మరియు కాలిఫోర్నియా రాష్ట్ర గోప్యతా నిబంధనలతో సహా, వర్తించే అన్ని సమాఖ్య మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు సంస్థ పూర్తిగా అనుగుణంగా ఉండేలా చేస్తుంది. ఒక నిర్మాణాత్మక విధానాన్ని అమలు చేయడం ద్వారా, రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI) మరియు వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII) యొక్క గోప్యత మరియు భద్రతను రక్షించడం, తద్వారా మా లబ్ధిదారులు మరియు భాగస్వాముల విశ్వాసాన్ని నిలుపుకోవడం మా లక్ష్యం.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో పాల్గొని, PHI లేదా PIIకి యాక్సెస్ ఉన్న ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు మరియు థర్డ్-పార్టీ భాగస్వాములందరికీ వర్తిస్తుంది. సున్నితమైన సమాచారం యొక్క గోప్యత, సమగ్రత మరియు లభ్యతను నిర్ధారించడానికి, ఈ పరిధిలోని ప్రతి వ్యక్తి తమ బాధ్యతలను అర్థం చేసుకోవడం మరియు ఈ విధానంలో వివరించిన విధానాలను పాటించడం చాలా అవసరం.

3. నిర్వచనాలు

• రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI): ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తికి అనుసంధానించగల వ్యక్తి యొక్క ఆరోగ్య స్థితి, ఆరోగ్య సంరక్షణ అందించడం, లేదా ఆరోగ్య సంరక్షణ కోసం చెల్లింపుకు సంబంధించిన ఏదైనా సమాచారం. ఇందులో వైద్య రికార్డులు, బిల్లింగ్ సమాచారం, మరియు ఒక వ్యక్తిని గుర్తించి, వారి ఆరోగ్యానికి సంబంధించిన ఏదైనా ఇతర డేటా ఉంటాయి.
• వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII): ఒక వ్యక్తిని గుర్తించడానికి, సంప్రదించడానికి లేదా వారి ఆచూకీ తెలుసుకోవడానికి, లేదా సందర్భంలో ఒక వ్యక్తిని గుర్తించడానికి ఉపయోగపడే సమాచారం. ఇందులో పేర్లు, చిరునామాలు, సోషల్ సెక్యూరిటీ నంబర్లు మరియు ఇతర వ్యక్తిగత డేటా ఉండవచ్చు.
• CalAIM ECM & CS కార్యక్రమం: మెడి-కాల్ ప్రయోజనదారులకు, ముఖ్యంగా సంక్లిష్ట అవసరాలు ఉన్నవారికి సమగ్ర సంరక్షణ నిర్వహణ సేవలను అందించడానికి రూపొందించబడిన కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-కాల్ ఎన్హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ ప్రోగ్రామ్.

4. పాత్రలు మరియు బాధ్యతలు

గోప్యతా అధికారి: ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో అన్ని గోప్యతా చట్టాలు మరియు నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉండటాన్ని పర్యవేక్షించే బాధ్యత గోప్యతా అధికారికి ఉంటుంది. గోప్యతా విధానాలు సమర్థవంతంగా అమలు చేయబడ్డాయని నిర్ధారించుకోవడానికి, వారు క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్‌లు మరియు అంచనాలను నిర్వహిస్తారు. గోప్యతా అధికారి ఏవైనా గోప్యతా సంఘటనలు లేదా ఉల్లంఘనలను నిర్వహిస్తారు, దర్యాప్తులను సమన్వయం చేస్తారు మరియు అవసరమైన సరిదిద్దే చర్యలను అమలు చేస్తారు. వారు గోప్యతకు సంబంధించిన అన్ని విషయాలకు ప్రాథమిక సంప్రదింపు కేంద్రంగా పనిచేస్తారు మరియు ఉత్తమ పద్ధతులపై సిబ్బందికి మరియు కాంట్రాక్టర్లకు మార్గదర్శకత్వం అందిస్తారు.

కార్యక్రమ నిర్వాహకుడు: ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో గోప్యతా విధానాలను అమలు చేసే బాధ్యత ప్రోగ్రామ్ మేనేజర్‌కు అప్పగించబడింది. గోప్యతా అవసరాలను అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు వాటికి అనుగుణంగా ఉండటానికి సిబ్బంది సరైన శిక్షణ మరియు వనరులను పొందేలా వారు నిర్ధారిస్తారు. ప్రోగ్రామ్ మేనేజర్ గోప్యతతో కలిసి పనిచేస్తారు

అధికారిక కార్యక్రమం అంతటా నిబంధనల పాటించకపోవడం వంటి సమస్యలను పరిష్కరించాలి మరియు గోప్యతా అవగాహన సంస్కృతిని ప్రోత్సహించాలి.

సిబ్బంది మరియు కాంట్రాక్టర్లందరికీ: ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో PHI లేదా PIIకి యాక్సెస్ ఉన్న ప్రతి వ్యక్తి, అన్ని గోప్యతా విధానాలు మరియు విధానాలను కచ్చితంగా పాటించాలి. సిబ్బంది మరియు కాంట్రాక్టర్లు ఏవైనా అనుమానిత ఉల్లంఘనలు లేదా నిబంధనల పాటించకపోవడం వంటి వాటిని వెంటనే గోప్యతా అధికారికి లేదా నియమిత అధికారికి నివేదించాలి. సున్నితమైన సమాచారాన్ని భద్రపరచడం మరియు దాని వినియోగం, బహిర్గతం, మరియు పారవేయడం కోసం ఏర్పాటు చేసిన ప్రోటోకాల్‌లను పాటించడం వారి బాధ్యత.

5. విధాన వివరాలు

5.1 గోప్యతా విధానాల అమలు

ప్రవేశ నియంత్రణ: తమ ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి ఈ సమాచారం అవసరమైన అధికారిక సిబ్బందికి మాత్రమే PHI మరియు PIIకి ప్రాప్యత పరిమితం చేయబడింది. సంస్థ పాత్ర-ఆధారిత ప్రాప్యత నియంత్రణలను అమలు చేస్తుంది, తద్వారా వ్యక్తులు తమ బాధ్యతలను నెరవేర్చడానికి అవసరమైన కనీస ప్రాప్యతను మాత్రమే కలిగి ఉండేలా చూస్తుంది. సున్నితమైన సమాచారానికి అనధికారిక ప్రాప్యత, వినియోగం లేదా బహిర్గతం చేయడం కఠినంగా నిషేధించబడింది మరియు క్రమశిక్షణా చర్యలకు లోబడి ఉంటుంది.

డేటా నిర్వహణ: HIPAA ద్వారా నిర్వచించబడిన విధంగా, చికిత్స, చెల్లింపు మరియు ఆరోగ్య సంరక్షణ కార్యకలాపాల వంటి అధికారిక ప్రయోజనాల కోసం మాత్రమే PHI మరియు PII ఉపయోగించబడాలి మరియు వెల్లడించబడాలి. సున్నితమైన సమాచారాన్ని భౌతిక లేదా ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలో సురక్షితంగా నిల్వ చేయాలి మరియు ఎన్‌క్రిప్షన్ మరియు సురక్షిత కమ్యూనికేషన్ ఛానెల్‌లను కలిగి ఉన్న ఆమోదించబడిన పద్ధతులను ఉపయోగించి ప్రసారం చేయాలి. కార్యాలయంలో మరియు వెలుపల, PHI మరియు PII ఎటువంటి పర్యవేక్షణ లేకుండా లేదా అనధికారిక వ్యక్తులకు అందుబాటులో ఉండకుండా సిబ్బంది నిర్ధారించుకోవాలి.

గోప్యతా ఒప్పందాలు: ఉద్యోగం లేదా నియామకం యొక్క ఒక షరతుగా, సిబ్బంది సభ్యులు మరియు కాంట్రాక్టర్లందరూ గోప్యతా ఒప్పందాలపై సంతకం చేయవలసి ఉంటుంది. ఈ ఒప్పందాలు PHI మరియు PIIని రక్షించడానికి వ్యక్తి యొక్క బాధ్యతలను వివరిస్తాయి మరియు ఈ బాధ్యతలను ఉల్లంఘించడం వల్ల కలిగే పరిణామాలను నిర్దేశిస్తాయి. ఈ గోప్యతా ఒప్పందాలు ఫైల్‌లో నిర్వహించబడతాయి మరియు వ్యక్తి సంస్థతో సంబంధం కలిగి ఉన్నంత కాలం అమలు చేయదగినవిగా ఉంటాయి.

5.2 పర్యవేక్షణ ప్రక్రియ

శిక్షణ మరియు విద్య: సంస్థ, కొత్తగా నియమితులైన వారందరికీ PHI లేదా PIIకి యాక్సెస్ కల్పించడానికి ముందు, వారికి సమగ్ర గోప్యతా శిక్షణను తప్పనిసరి చేస్తుంది. ఈ శిక్షణలో సంబంధిత చట్టాలు మరియు నిబంధనలు, సంస్థాగత విధానాలు, మరియు సున్నితమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి ఉత్తమ పద్ధతులు కవర్ చేయబడతాయి. అదనంగా, సిబ్బంది అందరికీ వారి అవగాహనను బలోపేతం చేయడానికి మరియు గోప్యతా విధానాలకు ఏవైనా అప్‌డేట్‌లు లేదా మార్పుల గురించి తెలియజేయడానికి వార్షిక రిఫ్రెషర్ కోర్సులు అందించబడతాయి.

నిఘా మరియు ఆడిటింగ్: గోప్యతా విధానాలకు అనుగుణంగా ఉన్నాయో లేదో అంచనా వేయడానికి మరియు సంభావ్య ప్రమాద ప్రాంతాలను గుర్తించడానికి గోప్యతా అధికారిచే క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్‌లు నిర్వహించబడతాయి. ఈ ఆడిట్‌లలో యాక్సెస్ లాగ్‌లను సమీక్షించడం, డేటా ప్రసారాలను పర్యవేక్షించడం మరియు భద్రతా చర్యల సమర్థతను మూల్యాంకనం చేయడం వంటివి ఉండవచ్చు. ఉల్లంఘన లేదా అనుగుణ్యత లేకపోవడాన్ని సూచించే అనధికారిక యాక్సెస్ లేదా అసాధారణ కార్యకలాపాలను గుర్తించడానికి సంస్థ పర్యవేక్షణ సాధనాలను ఉపయోగిస్తుంది.

ప్రమాద అంచనాలు: PHI మరియు PII నిర్వహణలో లోపాలను గుర్తించడానికి క్రమానుగతంగా ప్రమాద అంచనాలు నిర్వహించబడతాయి. ఈ అంచనాలలో అనధికార యాక్సెస్, డేటా ఉల్లంఘనలు, లేదా డేటా సమగ్రతను కోల్పోవడం వంటి వివిధ ముప్పుల సంభావ్యత మరియు వాటి ప్రభావం అంచనా వేయబడుతుంది. ఫలితాల ఆధారంగా, సంస్థ భద్రతా నియంత్రణలను మెరుగుపరచడం, విధానాలను నవీకరించడం, లేదా అదనపు సిబ్బందికి శిక్షణ ఇవ్వడం వంటి నివారణ వ్యూహాలను అమలు చేస్తుంది.

విధాన సమీక్ష: ప్రైవసీ విధానాలు ప్రస్తుత చట్టాలు, నిబంధనలు మరియు పరిశ్రమలోని ఉత్తమ పద్ధతులకు అనుగుణంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి, వాటిని కనీసం సంవత్సరానికి ఒకసారి సమీక్షిస్తారు. చట్టం, సాంకేతికత లేదా సంస్థాగత ప్రక్రియలలో మార్పుల కారణంగా విధానాలలో నవీకరణలు అవసరం కావచ్చు. ఏవైనా సవరణలను సీనియర్ యాజమాన్యం ఆమోదిస్తుంది మరియు అవసరమైన అదనపు శిక్షణను అందిస్తూ, సంబంధిత పక్షాలన్నింటికీ తక్షణమే తెలియజేయబడుతుంది.

5.3 నివేదిక మరియు సంఘటన నిర్వహణ

సంఘటన నివేదిక: సిబ్బంది మరియు కాంట్రాక్టర్లు PHI లేదా PIIకి సంబంధించిన ఏవైనా అనుమానిత లేదా నిర్ధారించబడిన ఉల్లంఘనలను కనుగొన్న వెంటనే నివేదించాలి. సంస్థ యొక్క ప్రామాణిక సంఘటన నివేదించే విధానాలను ఉపయోగించి ప్రైవసీ ఆఫీసర్‌కు నివేదికలు సమర్పించాలి. తక్షణ నివేదించడం వలన సంఘటన యొక్క ప్రభావాన్ని నియంత్రించడానికి మరియు తగ్గించడానికి సంస్థ వేగంగా చర్యలు తీసుకోగలుగుతుంది.

సంఘటన ప్రతిస్పందన: సంభావ్య ఉల్లంఘన గురించి నివేదిక అందిన వెంటనే, గోప్యతా అధికారి సంఘటన యొక్క స్వభావం మరియు పరిధిని నిర్ధారించడానికి ఒక విచారణను ప్రారంభిస్తారు. సంస్థ ఒక నిర్వచించిన సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళికను అనుసరిస్తుంది, ఇందులో నియంత్రణ, ముప్పు నిర్మూలన, సిస్టమ్‌ల పునరుద్ధరణ మరియు ప్రభావిత పక్షాలతో సంప్రదింపుల కోసం చర్యలు ఉంటాయి. చట్టపరమైన అవసరాలకు అనుగుణంగా వ్యక్తులకు మరియు నియంత్రణ అధికారులకు నోటిఫికేషన్లు జారీ చేయబడతాయి, మరియు తీసుకున్న అన్ని చర్యలు క్షుణ్ణంగా నమోదు చేయబడతాయి.

5.4 సంప్రదింపు మరియు అవగాహన

విధాన ప్రచారం: గోప్యతా విధానాలు మరియు సంబంధిత పత్రాలు సిబ్బంది మరియు కాంట్రాక్టర్లందరికీ సులభంగా అందుబాటులో ఉండేలా సంస్థ నిర్ధారిస్తుంది. ఈ విధానాలు సంస్థ యొక్క ఇంట్రానెట్, ఉద్యోగుల హ్యాండ్‌బుక్‌లు మరియు ఓరియెంటేషన్ సెషన్‌లలో అందుబాటులో ఉంటాయి. గోప్యత యొక్క ప్రాముఖ్యతను నొక్కి చెప్పడానికి మరియు ఏవైనా నవీకరణలు లేదా జ్ఞాపికలను తెలియజేయడానికి వార్తాలేఖలు లేదా టీమ్ సమావేశాల వంటి క్రమమైన కమ్యూనికేషన్లు ఉపయోగించబడతాయి.

ప్రతిస్పందన యంత్రాంగాలు: గోప్యతా పద్ధతులకు సంబంధించి సిబ్బంది తమ అభిప్రాయాలను లేదా సూచనలను అందించడానికి సంప్రదింపు మార్గాలను ఏర్పాటు చేస్తారు. ఇందులో అజ్ఞాత సర్వేలు, సూచనల పెట్టెలు, లేదా గోప్యతా అధికారి లేదా యాజమాన్యంతో నేరుగా సంప్రదించడం వంటివి ఉండవచ్చు. సంస్థ సిబ్బంది నుండి వచ్చే సూచనలను విలువైనవిగా భావిస్తుంది మరియు గోప్యతా విధానాలు, పద్ధతులను మెరుగుపరచడానికి ఆ అభిప్రాయాలను ఉపయోగించుకుంటుంది.

6. అనుగుణ్యత

అమలు: సంస్థ స్థాపించబడిన క్రమశిక్షణా విధానాల ద్వారా గోప్యతా విధానాలకు అనుగుణంగా ఉండటాన్ని అమలు చేస్తుంది. దీనికి అనుగుణంగా లేకపోతే, ఉద్యోగం నుండి తొలగింపుతో సహా క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోవచ్చు. కాంట్రాక్టర్లు మరియు భాగస్వాముల విషయంలో, గోప్యతా విధానాల ఉల్లంఘనలు కాంట్రాక్టుల రద్దుకు మరియు సంభావ్య చట్టపరమైన చర్యలకు దారితీయవచ్చు. అనుగుణత మరియు నిజాయితీ సంస్కృతిని కొనసాగించడానికి, సంస్థ ప్రతి వ్యక్తిని వారి చర్యలకు జవాబుదారీగా ఉంచడానికి కట్టుబడి ఉంది.

చట్టపరమైన బాధ్యతలు: సంస్థ HIPAA మరియు కాలిఫోర్నియా వినియోగదారుల గోప్యతా చట్టం (CCPA)తో సహా, వర్తించే అన్ని ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర గోప్యతా చట్టాలకు కట్టుబడి ఉండాలి. ఈ చట్టాలకు అనుగుణంగా ఉండటం కేవలం చట్టపరమైన అవసరం మాత్రమే కాకుండా, మా లబ్ధిదారులు మరియు వాటాదారుల విశ్వాసాన్ని నిలుపుకోవడానికి కూడా చాలా అవసరం. సంస్థ అనుపాలన సమీక్షలు లేదా దర్యాప్తుల సమయంలో నియంత్రణ సంస్థలకు పూర్తిగా సహకరిస్తుంది మరియు ఏవైనా లోపాలను పరిష్కరించడానికి అవసరమైన దిద్దుబాటు చర్యలను తీసుకుంటుంది.

7. విధానం యొక్క సమీక్ష మరియు నవీకరణ

చట్టాలు, నిబంధనలు, లేదా సంస్థాగత అవసరాలలో మార్పుల కారణంగా ఈ విధానాన్ని వార్షికంగా లేదా అవసరమైనప్పుడు సమీక్షిస్తారు. ఈ సమీక్ష ప్రక్రియలో ప్రస్తుత విధానాల సమర్థతను అంచనా వేయడం, సిబ్బంది మరియు భాగస్వాముల నుండి వచ్చిన అభిప్రాయాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవడం, మరియు ఏవైనా కొత్త చట్టపరమైన లేదా సాంకేతిక పరిణామాలను పొందుపరచడం వంటివి ఉంటాయి. విధానంలోని నవీకరణలను సీనియర్ యాజమాన్యం ఆమోదిస్తుంది మరియు వాటిని అన్ని సిబ్బందికి, కాంట్రాక్టర్లకు సకాలంలో తెలియజేస్తుంది. ప్రతిఒక్కరూ మార్పులను అర్థం చేసుకుని, వాటిని సమర్థవంతంగా అమలు చేయగలిగేలా శిక్షణ మరియు వనరులు అందించబడతాయి.

8. ప్రస్తావనలు

ఈ విధానం ఈ క్రింది చట్టాలు, నిబంధనలు మరియు మార్గదర్శకాల ద్వారా తెలియజేయబడింది మరియు వాటికి అనుగుణంగా ఉంది:

• ఆరోగ్య బీమా బదిలీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA): వైద్య సమాచారాన్ని భద్రపరచడానికి డేటా గోప్యత మరియు భద్రతా నిబంధనలను అందించే ఫెడరల్ చట్టం.
• కాలిఫోర్నియా వినియోగదారుల గోప్యతా చట్టం (CCPA): కాలిఫోర్నియా నివాసితుల గోప్యతా హక్కులు మరియు వినియోగదారుల రక్షణను మెరుగుపరిచే రాష్ట్ర చట్టం.
• CalAIM ECM & CS కార్యక్రమ మార్గదర్శకాలు: మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ కార్యక్రమం యొక్క అమలు మరియు నిర్వహణ కోసం రాష్ట్రం అందించిన మార్గదర్శకాలు.
• సంస్థ యొక్క గోప్యతా మరియు భద్రతా విధానాలు: సున్నితమైన సమాచారాన్ని నిర్వహించడాన్ని నియంత్రించే మరియు గోప్యత, భద్రతలకు సంస్థ యొక్క నిబద్ధతను వివరించే అంతర్గత విధానాలు.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ప్రాథమిక లక్ష్యం, CalAIM మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లో రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారాన్ని (PHI) భద్రపరచడంలో సిబ్బంది అందరి బాధ్యతలను నిర్దేశించడం. ఈ విధానాన్ని పాటించడం ద్వారా, హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) మరియు కాలిఫోర్నియా కాన్ఫిడెన్షియాలిటీ ఆఫ్ మెడికల్ ఇన్ఫర్మేషన్ యాక్ట్ (CMIA) సహా అన్ని సంబంధిత ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు పూర్తిగా అనుగుణంగా ఉండేలా చూసుకోవాలని మేము లక్ష్యంగా పెట్టుకున్నాము. PHIని రక్షించడం అనేది కేవలం చట్టపరమైన అవసరం మాత్రమే కాదు, మేము సేవ చేసే వ్యక్తుల విశ్వాసం మరియు నమ్మకాన్ని నిలుపుకోవడంలో ఒక ప్రాథమిక అంశం కూడా.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో PHIకి యాక్సెస్ ఉన్న ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు మరియు ఇతర వ్యక్తులందరికీ సమగ్రంగా వర్తిస్తుంది. సంస్థలో మీ పాత్ర లేదా స్థాయితో సంబంధం లేకుండా, మీరు PHIని నిర్వహిస్తే, ఈ విధానంలో వివరించిన మార్గదర్శకాలు మరియు విధానాలను పాటించవలసిందిగా మీరు బాధ్యత వహించాలి.

3. నిర్వచనాలు

రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI): PHI అంటే ఏ రూపంలోనైనా లేదా మాధ్యమంలోనైనా ప్రసారం చేయబడిన లేదా నిర్వహించబడిన, వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన ఏదైనా ఆరోగ్య సమాచారం. ఇందులో వ్యక్తిగత ఆరోగ్య వివరాలను కలిగి ఉన్న ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులు, కాగితపు పత్రాలు మరియు మౌఖిక సంభాషణలు ఉంటాయి.

సిబ్బంది: ఈ విధానం యొక్క ప్రయోజనాల కోసం, “సిబ్బంది” అనే పదం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో పనిచేసే వ్యక్తులందరినీ కలిగి ఉంటుంది. ఇందులో పూర్తి-కాల మరియు పార్ట్-టైమ్ ఉద్యోగులు, స్వతంత్ర కాంట్రాక్టర్లు, ఇంటర్న్‌లు మరియు PHIతో సంబంధం కలిగి ఉండే స్వచ్ఛంద సేవకులు ఉంటారు.

CalAIM ECM & CS కార్యక్రమం: కాంప్లెక్స్ ఆరోగ్య అవసరాలు గల మెడి-కాల్ లబ్ధిదారులకు సమగ్ర సంరక్షణ నిర్వహణ సేవలను అందించడానికి కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-కాల్స్ ఎన్హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ ప్రోగ్రామ్ రూపొందించబడింది. ఈ కార్యక్రమం వైద్య మరియు సామాజిక ఆరోగ్య నిర్ధారకాలకు సంబంధించిన అంశాలను పరిష్కరించే వ్యక్తి-కేంద్రీకృత సంరక్షణను అందించడంపై దృష్టి పెడుతుంది.

4. విధాన ప్రకటన

సిబ్బంది సభ్యులందరూ PHI యొక్క గోప్యత, సమగ్రత, మరియు లభ్యతను రక్షించడానికి వ్యక్తిగత మరియు వృత్తిపరమైన బాధ్యతను కలిగి ఉంటారు. అన్ని రూపాల్లోని PHI యొక్క అనధికారిక యాక్సెస్, ఉపయోగం లేదా బహిర్గతం కాకుండా చురుకుగా నిరోధించడం దీని అర్థం. ఈ విధానానికి కట్టుబడి ఉండటం తప్పనిసరి, మరియు PHIని అన్ని వేళలా సరిగ్గా నిర్వహించేలా చూసుకోవడానికి సిబ్బంది సంబంధిత విధానాలన్నింటినీ తెలుసుకోవాలి.

5. సిబ్బంది బాధ్యతలు

5.1 ప్రాప్యత నియంత్రణ

సిబ్బంది సభ్యులు తమ ఉద్యోగ విధులకు నేరుగా సంబంధించినంత వరకు, తెలుసుకోవలసిన అవసరం ఉన్నంత మేరకే PHIని యాక్సెస్ చేయాలి. మీ పాత్రకు అవసరమైన దానికంటే ఎక్కువగా PHIని యాక్సెస్ చేయడం నిషేధించబడింది. PHIని కలిగి ఉన్న ఎలక్ట్రానిక్ సిస్టమ్‌లను యాక్సెస్ చేయడానికి ప్రతి సిబ్బంది సభ్యుడు ప్రత్యేకమైన వినియోగదారు గుర్తింపు వివరాలు మరియు బలమైన పాస్‌వర్డ్‌లను ఉపయోగించాలి. లాగిన్ వివరాలను ఇతరులతో పంచుకోవడం ఖచ్చితంగా నిషేధించబడింది. PHIని కలిగి ఉన్న పరికరాలను పర్యవేక్షణ లేకుండా వదిలివేసినప్పుడు, అనధికారిక యాక్సెస్‌ను నివారించడానికి, అవి లాక్ చేయబడ్డాయని లేదా లాగ్ ఆఫ్ చేయబడ్డాయని సిబ్బంది నిర్ధారించుకోవాలి.

5.2 గోప్యత మరియు వ్యక్తిగత రహస్యం

PHI యొక్క గోప్యతను కాపాడటం అత్యంత ముఖ్యం. సిబ్బంది తమ విధుల నిర్వహణలో భాగంగా ఆ సమాచారంపై సహేతుకమైన అవసరం ఉన్న అధికారులకు మాత్రమే PHIని వెల్లడించాలి. PHIని ఎలక్ట్రానిక్‌గా పంపేటప్పుడు, సిబ్బంది ఎన్‌క్రిప్టెడ్ ఈమెయిల్ లేదా సురక్షిత పోర్టల్‌ల వంటి ఆమోదించబడిన, సురక్షితమైన కమ్యూనికేషన్ పద్ధతులను ఉపయోగించాలి. అనుకోకుండా సమాచారం బయటకు పొక్కకుండా నివారించడానికి, PHIకి సంబంధించిన మౌఖిక చర్చలను ప్రైవేట్ ప్రదేశాలలో నిర్వహించాలి. బహిరంగ ప్రదేశాలలో లేదా అనధికారిక వ్యక్తులు సంభాషణలను వినగలిగే ఏ ప్రదేశంలోనైనా PHI గురించి చర్చించకుండా ఉండండి.

5.3 పిహెచ్‌ఐ వినియోగం మరియు వెల్లడి

సిబ్బంది చట్టం ద్వారా అనుమతించబడిన ప్రయోజనాల కోసం, ఉదాహరణకు చికిత్స, చెల్లింపు మరియు ఆరోగ్య సంరక్షణ కార్యకలాపాల కోసం మాత్రమే PHIని ఉపయోగించవచ్చు. ఈ అనుమతించబడిన ప్రయోజనాల వెలుపల PHIని ఏ విధంగానైనా ఉపయోగించడం లేదా బహిర్గతం చేయడానికి వ్యక్తి నుండి స్పష్టమైన వ్రాతపూర్వక అధికారం అవసరం. అటువంటి బహిర్గతాలతో ముందుకు సాగడానికి ముందు సిబ్బంది ఈ అధికారాన్ని పొందాలి. అదనంగా, చట్టం ద్వారా అవసరమైన విధంగా PHI యొక్క ఏవైనా బహిర్గతాల యొక్క కచ్చితమైన రికార్డులను నిర్వహించడం సిబ్బంది బాధ్యత, తద్వారా PHIని ఎలా నిర్వహిస్తారనే దానిలో పారదర్శకత మరియు జవాబుదారీతనాన్ని నిర్ధారించాలి.

5.4 భౌతిక మరియు ఎలక్ట్రానిక్ భద్రతా చర్యలు

PHIని రక్షించడానికి భౌతిక మరియు ఎలక్ట్రానిక్ భద్రతా చర్యలు రెండూ అవసరం. PHIని కలిగి ఉన్న భౌతిక రికార్డులను అనధికార ప్రవేశాన్ని నివారించడానికి నియంత్రిత ప్రవేశంతో కూడిన తాళం వేసిన క్యాబినెట్‌లలో లేదా గదులలో నిల్వ చేయాలి. ఎలక్ట్రానిక్ PHIని తగిన భద్రతా ప్రోటోకాల్‌లతో కూడిన సురక్షిత సర్వర్‌లలో నిల్వ చేయాలి, వర్తించే చోట ఎన్‌క్రిప్షన్‌తో సహా. కంప్యూటర్లు మరియు మొబైల్ పరికరాల వంటి PHIని యాక్సెస్ చేయడానికి ఉపయోగించే అన్ని పరికరాలలో యాంటీవైరస్ సాఫ్ట్‌వేర్ మరియు ఫైర్‌వాల్‌లతో సహా తాజా భద్రతా చర్యలు ఉండేలా సిబ్బంది నిర్ధారించుకోవాలి.

5.5 డేటా పారవేయడం

సమాచారం ఇకపై అవసరం లేన తర్వాత, అనధికారిక యాక్సెస్‌ను నివారించడానికి PHIని సరిగ్గా పారవేయడం చాలా కీలకం. PHIని కలిగి ఉన్న కాగితపు రికార్డులను పారవేసే ముందు చిన్న ముక్కలుగా చేయాలి లేదా దహించాలి. ఎలక్ట్రానిక్ డేటా కోసం, పరికరాలను పారవేసే ముందు లేదా పునర్వినియోగం చేసే ముందు, వాటి నుండి PHIని శాశ్వతంగా తొలగించడానికి సిబ్బంది ఆమోదించబడిన పద్ధతులను ఉపయోగించాలి. కేవలం ఫైళ్లను తొలగించడం సరిపోదు; డేటాను తిరిగి పొందలేని విధంగా మార్చాలి.

5.6 నివేదిక మరియు సంఘటన ప్రతిస్పందన

PHI యొక్క అనుమానిత లేదా వాస్తవ ఉల్లంఘన జరిగిన సందర్భంలో, సిబ్బంది తప్పనిసరిగా ఈ సంఘటనను వెంటనే కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌కు లేదా నియమిత అధికారికి నివేదించాలి. తక్షణ నివేదిక, సంభావ్య హానిని తగ్గించడానికి సంస్థ వేగంగా చర్యలు తీసుకోవడానికి వీలు కల్పిస్తుంది. సంభావ్య ఉల్లంఘనలు లేదా దుర్వినియోగాలకు సంబంధించిన ఏవైనా దర్యాప్తులకు సిబ్బంది పూర్తిగా సహకరించాలి, మరియు అభ్యర్థించినట్లుగా కచ్చితమైన మరియు సంపూర్ణ సమాచారాన్ని అందించాలి.

5.7 శిక్షణ మరియు అనుగుణ్యత

సిబ్బంది సభ్యులందరూ తప్పనిసరిగా ప్రతి సంవత్సరం PHI రక్షణ మరియు HIPAA కంప్లైయన్స్‌పై తప్పనిసరి శిక్షణను పూర్తి చేయాలి. ఈ శిక్షణ, సిబ్బందికి ఉత్తమ పద్ధతులు, చట్టపరమైన అవసరాలు, మరియు విధానాలు, ప్రక్రియలకు సంబంధించిన ఏవైనా నవీకరణల గురించి సమాచారం అందించడానికి రూపొందించబడింది. సంస్థలో PHI నిర్వహణను ప్రభావితం చేయగల చట్టాలు మరియు నిబంధనలలో మార్పుల గురించి కూడా సిబ్బంది సమాచారం తెలుసుకోవాలని ఆశించబడుతుంది.

5.8 పాటించకపోవడం వలన జరిమానాలు

ఈ విధానాన్ని పాటించడంలో విఫలమైతే తీవ్రమైన పరిణామాలు ఎదురవ్వవచ్చు. ఈ విధానాన్ని ఉల్లంఘించే సిబ్బందిపై క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడతాయి, ఉల్లంఘన తీవ్రతను బట్టి వాటిలో మౌఖిక లేదా వ్రాతపూర్వక హెచ్చరికలు, సస్పెన్షన్, లేదా ఉద్యోగం నుండి తొలగింపు వంటివి ఉండవచ్చు. అదనంగా, PHIని అనధికారికంగా బహిర్గతం చేయడం వలన జరిమానాలు మరియు క్రిమినల్ అభియోగాలతో సహా చట్టపరమైన జరిమానాలు విధించబడవచ్చు. ఈ బాధ్యతల తీవ్రతను మరియు నిబంధనలను పాటించకపోవడం వల్ల కలిగే పరిణామాలను సిబ్బంది అర్థం చేసుకోవడం చాలా అవసరం.

6. విధానాలు

6.1 సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళిక

PHI ఉల్లంఘన జరిగినప్పుడు, సిబ్బంది సంస్థ యొక్క సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళికను తప్పనిసరిగా అనుసరించాలి. ఇందులో తక్షణ నివేదిక, సాధ్యమైతే ఉల్లంఘనను నియంత్రించడం, మరియు సంబంధిత వివరాలన్నింటినీ నమోదు చేయడం వంటివి ఉంటాయి. ఈ సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళిక, ఉల్లంఘనను పరిష్కరించడానికి తీసుకోవాల్సిన నిర్దిష్ట చర్యలను వివరిస్తుంది, ఇందులో చట్టం ప్రకారం అవసరమైన బాధితులకు మరియు నియంత్రణ సంస్థలకు తెలియజేయడం కూడా ఉంటుంది.

6.2 ఆడిట్ మరియు పర్యవేక్షణ

PHI రక్షణ విధానాలకు అనుగుణంగా ఉండేలా సంస్థ క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్‌లను నిర్వహిస్తుంది. సిబ్బంది ఈ ఆడిట్‌లలో రికార్డులు లేదా సిస్టమ్‌లకు యాక్సెస్‌ను అందించడం ద్వారా మరియు వారి పద్ధతుల గురించి ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడం ద్వారా పాల్గొనవలసి రావచ్చు. ఆడిట్‌లు భద్రతా చర్యలలోని సంభావ్య బలహీనతలను గుర్తించడంలో సహాయపడతాయి మరియు మెరుగుదల కోసం అవకాశాలను అందిస్తాయి.

6.3 వ్యక్తిగత పరికరాల వాడకం

PHIని యాక్సెస్ చేయడానికి వ్యక్తిగత పరికరాలను ఉపయోగించాలనుకునే సిబ్బంది సంస్థ నుండి ముందస్తు అనుమతిని పొందాలి. అధికారం పొందిన వ్యక్తిగత పరికరాలు సంస్థ యొక్క భద్రతా ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉండాలి, వీటిలో నిర్దిష్ట భద్రతా సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఇన్‌స్టాల్ చేయడం, పరికర ఎన్‌క్రిప్షన్‌ను ప్రారంభించడం, మరియు పరికరం పోయిన లేదా దొంగిలించబడిన సందర్భంలో రిమోట్ వైప్ సామర్థ్యాలకు అంగీకరించడం వంటివి ఉండవచ్చు.

7. అనుసరణ మరియు అమలు

PHI రక్షణ యొక్క అత్యున్నత ప్రమాణాలను నిర్వహించడానికి, సంస్థ క్రమం తప్పకుండా అనుపాలన తనిఖీలు మరియు అంచనాలను నిర్వహిస్తుంది. ఈ ప్రయత్నాలకు సిబ్బంది పూర్తిగా సహకరించాలని ఆశించబడుతుంది. ఈ విధానం యొక్క ఏవైనా ఉల్లంఘనలు సంస్థ యొక్క క్రమశిక్షణా విధానాల ప్రకారం తక్షణమే పరిష్కరించబడతాయి. వ్యక్తిగత ప్రవర్తనను సరిదిద్దడమే కాకుండా, PHI రక్షణకు సంస్థ యొక్క నిబద్ధత యొక్క సమగ్రతను కాపాడటానికి కూడా అమలు చర్యలు తీసుకోబడతాయి.

8. సమీక్ష మరియు సవరణ

చట్టాలు, నిబంధనలు మరియు సంస్థాగత పద్ధతులలో వచ్చే మార్పులకు అనుగుణంగా ఈ విధానం ప్రస్తుతంగా ఉండేలా చూసుకోవడానికి, దీనిని వార్షిక ప్రాతిపదికన క్షుణ్ణంగా సమీక్షిస్తారు. సిబ్బంది ఈ విధానంపై తమ అభిప్రాయాన్ని అందించడానికి మరియు మెరుగుదలలను సూచించడానికి ప్రోత్సహించబడతారు. విధానంలోని నవీకరణలు సిబ్బంది అందరికీ తెలియజేయబడతాయి, మరియు ఏవైనా మార్పులను తెలుసుకోవడం వారి బాధ్యత.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ఉద్దేశ్యం, CalAIM మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లో రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI) యొక్క నిర్లక్ష్యపూరిత వినియోగం లేదా దుర్వినియోగాన్ని పరిష్కరించడానికి మరియు శిక్షించడానికి సమగ్ర మార్గదర్శకాలు మరియు విధానాలను ఏర్పాటు చేయడం. ఈ విధానం, హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) మరియు కాలిఫోర్నియా కాన్ఫిడెన్షియాలిటీ ఆఫ్ మెడికల్ ఇన్ఫర్మేషన్ యాక్ట్ (CMIA) సహా, వర్తించే అన్ని ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు కఠినంగా అనుగుణంగా ఉండేలా చూడటాన్ని లక్ష్యంగా పెట్టుకుంది. అంచనాలు మరియు పరిణామాలను స్పష్టంగా వివరించడం ద్వారా, మేము PHI యొక్క గోప్యత, సమగ్రత మరియు భద్రతను కాపాడటానికి ప్రయత్నిస్తాము, తద్వారా మేము సేవ చేసే వ్యక్తుల విశ్వాసాన్ని నిలుపుకుంటాము.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో PHIకి యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇందులో ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు, ఇంటర్న్‌లు మరియు వ్యాపార భాగస్వాములతో సహా, కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాని వారు ఉంటారు. ఇది ప్రత్యక్ష రోగి సంరక్షణ, పరిపాలనా విధులు లేదా సహాయక సేవల ద్వారా, ఏ హోదాలోనైనా PHIతో సంభాషించే ప్రతి ఒక్కరినీ కవర్ చేస్తుంది.

3. నిర్వచనాలు

రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI): ఇది జనాభా సమాచారంతో సహా, ఒక వ్యక్తి యొక్క గత, వర్తమాన, లేదా భవిష్యత్ శారీరక లేదా మానసిక ఆరోగ్య పరిస్థితికి, ఆరోగ్య సంరక్షణ అందించడానికి, లేదా ఆరోగ్య సంరక్షణ సేవల కోసం చెల్లింపుకు సంబంధించిన మరియు ఆ వ్యక్తిని గుర్తించడానికి ఉపయోగపడే ఏదైనా సమాచారాన్ని సూచిస్తుంది. PHI ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులు, కాగితపు పత్రాలు, లేదా మౌఖిక సంభాషణల వంటి వివిధ రూపాల్లో ఉండవచ్చు.

నిర్లక్ష్యపూరిత వినియోగం లేదా దుర్వినియోగం: PHIని నిర్వహించడంలో తగినంత జాగ్రత్త తీసుకోవడంలో వైఫల్యాన్ని ప్రదర్శించే ఏదైనా చర్య లేదా నిర్లక్ష్యాన్ని ఇది వివరిస్తుంది, దీని ఫలితంగా అటువంటి సమాచారానికి అనధికార యాక్సెస్, బహిర్గతం, మార్పు లేదా విధ్వంసం జరుగుతుంది. ఇందులో PHI యొక్క గోప్యత మరియు భద్రతను ప్రమాదంలో పడేసే ఉద్దేశపూర్వక మరియు అనుకోకుండా జరిగే చర్యలు రెండూ ఉంటాయి.

CalAIM ECM & CS కార్యక్రమం: ఇది కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-కాల్ ఎన్హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ ప్రోగ్రామ్ (California Advancing and Innovating Medi-Cal Enhanced Care Management & Community Support Program) కు సంక్షిప్త రూపం. ఇది సంక్లిష్ట అవసరాలు గల మెడి-కాల్ లబ్ధిదారులకు సమగ్ర సంరక్షణ నిర్వహణ సేవలను అందించడం, వ్యక్తి మొత్తం సంరక్షణ మరియు మెరుగైన ఆరోగ్య ఫలితాలపై దృష్టి పెట్టడం లక్ష్యంగా ఉన్న ఒక రాష్ట్ర చొరవ.

4. విధాన ప్రకటన

CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌తో అనుబంధం ఉన్న సిబ్బంది అందరూ PHIని అత్యంత గోప్యత మరియు వృత్తి నైపుణ్యంతో నిర్వహించాలని ఆశించబడుతుంది. PHIని నిర్లక్ష్యంగా ఉపయోగించడం లేదా దుర్వినియోగం చేయడం ఖచ్చితంగా నిషేధించబడింది. ఈ విధానాన్ని ఉల్లంఘించడం వలన క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడతాయి, వీటిలో పునఃశిక్షణ, సస్పెన్షన్, ఉద్యోగం లేదా ఒప్పంద సంబంధాలను రద్దు చేయడం, మరియు సంభావ్య చట్టపరమైన పరిణామాలు ఉండవచ్చు. వ్యక్తుల హక్కులు మరియు గోప్యతను రక్షించడానికి మరియు చట్టపరమైన, నైతిక బాధ్యతలను పాటించడానికి ఈ విధానాన్ని స్థిరంగా మరియు నిష్పక్షపాతంగా అమలు చేయడానికి సంస్థ కట్టుబడి ఉంది.

5. విధానాలు

5.1. PHIని యాక్సెస్ మరియు ఉపయోగం

వారి నిర్దిష్ట ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన మేరకు, తెలుసుకోవలసిన అవసరం ఉన్నంత వరకు మాత్రమే సిబ్బందికి PHIని యాక్సెస్ చేయడానికి అధికారం ఉంటుంది. PHIని నిర్వహించేటప్పుడు, వ్యక్తులు ఎన్‌క్రిప్టెడ్ ఈమెయిల్‌లు, సురక్షిత ఫైల్ బదిలీలు, మరియు భౌతిక పత్రాల కోసం లాక్ చేయబడిన ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌ల వంటి ప్రసారం మరియు నిల్వ కోసం సురక్షిత పద్ధతులను ఉపయోగించాలి. PHIని బహిర్గతం చేసే ముందు, అభ్యర్థించే పక్షానికి చట్టబద్ధమైన యాక్సెస్ హక్కులు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి సిబ్బంది వారి గుర్తింపును మరియు అధికారాన్ని ధృవీకరించాలి. PHIని యాక్సెస్ చేయడానికి ఉపయోగించే అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలు మరియు వ్యవస్థలు పాస్‌వర్డ్-రక్షితంగా ఉండాలి మరియు సంస్థ యొక్క సైబర్‌ సెక్యూరిటీ ప్రోటోకాల్‌లకు అనుగుణంగా ఉండాలి.

5.2. ఉల్లంఘనలను నివేదించడం

ఒక వ్యక్తికి PHIకి సంబంధించిన ఏదైనా దుర్వినియోగం, అనధికార యాక్సెస్, లేదా భద్రతా ఉల్లంఘన గురించి అనుమానం వచ్చినా లేదా తెలిసినా, వారు వెంటనే దానిని కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌కు లేదా నియమిత అధికారికి నివేదించవలసి ఉంటుంది. సమగ్ర విచారణకు వీలు కల్పించడానికి నివేదికలో అన్ని సంబంధిత వివరాలను చేర్చాలి. ఉద్యోగులు ఏదైనా అంతర్గత లేదా బాహ్య విచారణలకు పూర్తిగా సహకరించాలని, సమస్యను తక్షణమే పరిష్కరించడంలో సహాయపడటానికి నిజాయితీతో కూడిన మరియు పూర్తి సమాచారాన్ని అందించాలని ఆశించబడుతుంది.

5.3. శిక్షణ

ఉద్యోగంలోకి తీసుకున్న తర్వాత మరియు ఆ తర్వాత ప్రతి సంవత్సరం, సిబ్బంది అందరూ PHI నిర్వహణ, గోప్యతా విధానాలు, మరియు భద్రతా ప్రోటోకాల్‌లపై తప్పనిసరి శిక్షణను పూర్తి చేయాలి. ఈ శిక్షణలో PHIని గుర్తించడం, గోప్యతా చట్టాలను అర్థం చేసుకోవడం, PHIని నిర్వహించడానికి మరియు పారవేయడానికి సరైన పద్ధతులు, మరియు ఉల్లంఘనలను నివేదించే విధానాలు వంటి అంశాలు ఉంటాయి. తమ విధులను ప్రభావితం చేయగల సంబంధిత చట్టాలు, నిబంధనలు లేదా సంస్థాగత విధానాలలో ఏవైనా నవీకరణలు లేదా మార్పుల గురించి తెలుసుకుంటూ ఉండటం కూడా ఉద్యోగుల బాధ్యతే.

6. శిక్షలు మరియు క్రమశిక్షణా చర్యలు

PHIని నిర్లక్ష్యంగా ఉపయోగించినా లేదా దుర్వినియోగం చేసినందుకు జరిమానాలు, ఉల్లంఘన యొక్క తీవ్రత, ఉద్దేశ్యం మరియు దాని చుట్టూ ఉన్న పరిస్థితుల ఆధారంగా నిర్ణయించబడతాయి. తగిన క్రమశిక్షణా చర్యలను నిర్ణయించేటప్పుడు, వ్యక్తి యొక్క నిబంధనల పాటింపు చరిత్రను పరిగణనలోకి తీసుకునే హక్కు సంస్థకు ఉంది.

6.1. చిన్న ఉల్లంఘనలు

లఘు ఉల్లంఘనలు అంటే అనుకోకుండా జరిగే చర్యలు, ఇవి గణనీయమైన హానిని కలిగించకపోవచ్చు కానీ సరైన విధానాలను పాటించడంలో లోపాన్ని సూచిస్తాయి. ఉదాహరణకు, ఒకరి ఉద్యోగ విధులకు సంబంధించని PHIని అనుకోకుండా చూడటం లేదా వర్క్‌స్టేషన్ నుండి లాగ్ ఆఫ్ చేయడం మరచిపోవడం వంటివి, వీటివల్ల సమాచారం అనధికార వ్యక్తులకు బహిర్గతం అయ్యే అవకాశం ఉంది.

• మొదటి నేరం: ఆ వ్యక్తికి మౌఖిక హెచ్చరిక ఇవ్వబడుతుంది మరియు PHI విధానాలు మరియు ప్రక్రియలపై తక్షణ పునఃశిక్షణ పొందవలసి ఉంటుంది.
• రెండవ నేరం: లిఖిత హెచ్చరిక జారీ చేయబడుతుంది, మరియు ఉద్యోగి గోప్యత మరియు భద్రతా పద్ధతులపై దృష్టి సారించే అదనపు శిక్షణా సమావేశాలలో పాల్గొనవలసి ఉంటుంది.
• తదుపరి నేరాలు: పరిస్థితులు మరియు వ్యక్తి యొక్క మొత్తం పనితీరు రికార్డును బట్టి, తదుపరి ఉల్లంఘనలు జీతం లేకుండా సస్పెన్షన్ లేదా ఉద్యోగం నుండి తొలగింపుకు దారితీయవచ్చు.

6.2. మధ్యస్థ ఉల్లంఘనలు

మితమైన ఉల్లంఘనలు అనధికార పక్షాలకు PHIని బహిర్గతం చేసే అవకాశం ఉన్న చర్యలను లేదా స్థాపించబడిన ప్రోటోకాల్స్‌ను నిర్లక్ష్యం చేయడాన్ని సూచిస్తాయి. ఉదాహరణలకు, అనధికార సిబ్బందితో PHIని పంచుకోవడం లేదా భౌతిక లేదా ఎలక్ట్రానిక్ PHIని భద్రత లేకుండా వదిలివేయడం వంటివి ఉన్నాయి.

• మొదటి నేరం: ఆ వ్యక్తికి ఒక లిఖిత హెచ్చరిక ఇవ్వబడుతుంది మరియు తప్పనిసరి పునఃశిక్షణ సెషన్‌లకు హాజరు కావాల్సి ఉంటుంది. తీవ్రతను బట్టి, సస్పెన్షన్‌ను పరిగణించవచ్చు.
• రెండవ నేరం: ఉద్యోగి జీతం లేకుండా సస్పెన్షన్ ఎదుర్కోవచ్చు, మరియు భవిష్యత్తులో ఇలాంటి సంఘటనలు పునరావృతం కాకుండా నివారించడానికి అవసరమైన సర్దుబాట్లు చేయాలో లేదో నిర్ధారించడానికి వారి పాత్ర మరియు యాక్సెస్ ప్రివిలేజ్‌ల పునఃమూల్యాంకనం నిర్వహించబడుతుంది.
• తదుపరి నేరాలు: ఉద్యోగం లేదా ఒప్పందాల రద్దు జరగవచ్చు, అలాగే తదుపరి చర్యల కోసం ఆ వ్యక్తిని వృత్తిపరమైన లైసెన్సింగ్ బోర్డులకు లేదా నియంత్రణ ఏజెన్సీలకు నివేదించే అవకాశం కూడా ఉంది.

6.3. తీవ్రమైన ఉల్లంఘనలు

తీవ్రమైన ఉల్లంఘనలు అంటే వ్యక్తుల గోప్యతా హక్కులకు గణనీయమైన హాని కలిగించే లేదా గణనీయమైన ప్రమాదాలను సృష్టించే ఉద్దేశపూర్వక చర్యలు లేదా పదేపదే జరిగే నిర్లక్ష్యాలు. ఉదాహరణలకు వ్యక్తిగత ప్రయోజనం కోసం, దురుద్దేశంతో PHIని ఉద్దేశపూర్వకంగా బహిర్గతం చేయడం, లేదా ముందుగా హెచ్చరికలు అందుకున్న తర్వాత నిర్లక్ష్యపు ప్రవర్తనను సరిదిద్దడంలో విఫలం కావడం వంటివి ಸೇరి ఉంటాయి.

• తక్షణ చర్యలు: ఆ వ్యక్తి యొక్క ఉపాధి లేదా ఒప్పంద సంబంధాలు తక్షణమే రద్దు చేయబడతాయి. అన్ని సంస్థాగత వ్యవస్థలు మరియు సౌకర్యాలకు వారి ప్రాప్యత తక్షణమే రద్దు చేయబడుతుంది.
• చట్టపరమైన పరిణామాలు: సంస్థ ఈ సంఘటనను ఆరోగ్యం మరియు మానవ సేవల విభాగం (HHS) పౌర హక్కుల కార్యాలయం (OCR) వంటి సంబంధిత నియంత్రణ సంస్థలకు నివేదిస్తుంది మరియు ఆ వ్యక్తిపై పౌర లేదా క్రిమినల్ అభియోగాలను మోపవచ్చు. ఏవైనా దర్యాప్తులు లేదా చట్టపరమైన కార్యకలాపాలలో సంస్థ చట్ట అమలు సంస్థలకు కూడా సహకరించవచ్చు.

7. బాధ్యతలు

7.1. ఉద్యోగులు మరియు కాంట్రాక్టర్లు

ఉద్యోగులు మరియు కాంట్రాక్టర్లందరూ PHI విధానాలు మరియు ప్రక్రియలకు కచ్చితంగా కట్టుబడి ఉండే బాధ్యతను కలిగి ఉంటారు. ఇందులో PHIని చురుకుగా భద్రపరచడం, దానిని సముచితంగా ఉపయోగించడం, మరియు అనధికార యాక్సెస్ లేదా బహిర్గతాన్ని నివారించడం వంటివి ఉంటాయి. వ్యక్తులు ఏవైనా అనుమానిత లేదా వాస్తవ ఉల్లంఘనలను తక్షణమే నివేదించాలి మరియు ప్రస్తుత చట్టాలు, సంస్థాగత ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉండటానికి అవసరమైన అన్ని శిక్షణా మరియు విద్యా కార్యకలాపాలలో పూర్తిగా పాల్గొనాలి.

7.2. నిర్వహణ

ఈ విధానాన్ని స్థిరంగా మరియు నిష్పక్షపాతంగా అమలు చేయడానికి మేనేజర్లు మరియు సూపర్‌వైజర్లు బాధ్యత వహించాలి. వారి బృందాలు PHI భద్రత యొక్క ప్రాముఖ్యతను అర్థం చేసుకున్నాయని వారు నిర్ధారించుకోవాలి మరియు నిబంధనల పాటింపు కోసం అవసరమైన వనరులు మరియు మద్దతును అందించాలి. విధానాలకు వారి సిబ్బంది కట్టుబడి ఉండటాన్ని యాజమాన్యం తప్పనిసరిగా పర్యవేక్షించాలి, ఏవైనా సమస్యలను ముందుగానే పరిష్కరించాలి, మరియు ఉల్లంఘనలు జరిగినప్పుడు తగిన క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోవాలి.

7.3. అనుपालన అధికారి

అనుపాలన అధికారి ఈ విధానం యొక్క అమలు మరియు అమలును పర్యవేక్షిస్తారు. ఈ పాత్రలో క్రమమైన ఆడిట్‌లను నిర్వహించడం, నివేదించబడిన ఉల్లంఘనలను పరిశీలించడం, సంఘటనలు మరియు సరిదిద్దే చర్యల రికార్డులను నిర్వహించడం, మరియు అవసరమైన విధంగా విధానాలను నవీకరించడం వంటివి ఉంటాయి. PHI నిర్వహణ మరియు అనుపాలన విషయాల గురించి సిబ్బందికి వచ్చే ప్రశ్నలు లేదా ఆందోళనలను పరిష్కరించడానికి అనుపాలన అధికారి ఒక వనరుగా పనిచేస్తారు.

8. నిఘా మరియు ఆడిటింగ్

PHI నిర్వహణ విధానాలకు నిరంతర అనుగుణ్యతను నిర్ధారించడానికి, సంస్థ క్రమం తప్పకుండా పర్యవేక్షణ మరియు ఆడిటింగ్ కార్యకలాపాలను నిర్వహిస్తుంది. వీటిలో యాక్సెస్ లాగ్‌లను సమీక్షించడం, భద్రతా చర్యలను అంచనా వేయడం, మరియు శిక్షణ అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉన్నాయో లేదో మూల్యాంకనం చేయడం వంటివి ఉండవచ్చు. ఆడిట్‌ల సమయంలో గుర్తించబడిన ఏవైనా పొంతనలేని విషయాలు లేదా నిబంధనల ఉల్లంఘనలను తక్షణమే పరిష్కరిస్తారు. దిద్దుబాటు చర్యలలో అదనపు శిక్షణ, విధాన సవరణలు, లేదా ఈ విధానానికి అనుగుణంగా క్రమశిక్షణా చర్యలు ఉండవచ్చు.

9. ప్రస్తావనలు

ఈ విధానం ఈ క్రింది చట్టాలు మరియు మార్గదర్శకాలచే తెలియజేయబడింది మరియు వాటికి అనుగుణంగా ఉంది:

• 1996 ఆరోగ్య బీమా బదిలీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA): వ్యక్తుల వైద్య రికార్డులు మరియు ఇతర వ్యక్తిగత ఆరోగ్య సమాచారం యొక్క రక్షణ కోసం జాతీయ ప్రమాణాలను ఏర్పాటు చేసే సమాఖ్య చట్టం.
• కాలిఫోర్నియా వైద్య సమాచార గోప్యత చట్టం (CMIA): కాలిఫోర్నియాలో వైద్య సమాచారం యొక్క గోప్యతకు అదనపు రక్షణలను అందించే రాష్ట్ర చట్టం.
• CalAIM ECM & CS కార్యక్రమ మార్గదర్శకాలు: CalAIM కింద మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ ప్రోగ్రామ్ కోసం అవసరాలు మరియు అంచనాలను వివరించే రాష్ట్ర-నిర్దిష్ట మార్గదర్శకాలు.

10. విధాన సమీక్ష

సంబంధిత చట్టాలు, నిబంధనలు, లేదా సంస్థాగత పద్ధతులలో మార్పుల కారణంగా ఈ విధానం వార్షికంగా లేదా అవసరమైనప్పుడు అధికారిక సమీక్షకు లోబడి ఉంటుంది. ఈ సమీక్ష ప్రక్రియలో విధానం యొక్క సమర్థతను మూల్యాంకనం చేయడం, భాగస్వాముల నుండి అభిప్రాయాన్ని పొంది దానిని పొందుపరచడం, మరియు PHI యొక్క నిరంతర అనుपालన మరియు రక్షణను నిర్ధారించడానికి అవసరమైన నవీకరణలు చేయడం వంటివి ఉంటాయి.

1. ఉద్దేశ్యం

క్యాల్ఎఐఎం మెరుగుపరిచిన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లో పాల్గొనేవారి సమాచార గోప్యత ఒక ప్రాథమిక అంశం. ఏదైనా అనుమానిత లేదా వాస్తవ గోప్యతా ఉల్లంఘనలను తక్షణమే నివేదించడానికి స్పష్టమైన మార్గదర్శకాలు మరియు విధానాలను అందించడానికి ఈ విధానం ఏర్పాటు చేయబడింది. ఈ విధానాన్ని పాటించడం ద్వారా, మేము చట్టపరమైన అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉన్నామని నిర్ధారించుకుంటాము, పాల్గొనేవారి సమాచారాన్ని రక్షిస్తాము మరియు మేము సేవ చేసే వ్యక్తులు మరియు కమ్యూనిటీలు మాపై ఉంచిన నమ్మకాన్ని నిలబెట్టుకుంటాము.

2. పరిధి

ఈ విధానం, గోప్యమైన పాల్గొనేవారి సమాచారాన్ని నిర్వహించే ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు మరియు భాగస్వాములతో సహా CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో పాల్గొనే వ్యక్తులందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇది ఎలక్ట్రానిక్‌గా, కాగితంపై నిల్వ చేయబడినా లేదా పంపబడినా, లేదా మౌఖికంగా తెలియజేయబడినా, అన్ని రకాల రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI) మరియు వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII)ను కలిగి ఉంటుంది.

3. నిర్వచనాలు

గోప్యత ఉల్లంఘన: గోప్యత ఉల్లంఘన అంటే PHI లేదా PII యొక్క భద్రత లేదా గోప్యతను ప్రమాదంలో పడేసే, ఏదైనా అనధికారిక స్వాధీనం, యాక్సెస్, ఉపయోగం లేదా బహిర్గతం. దీనిలో సరైన అధికారం లేకుండా వ్యక్తులు సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేసిన సంఘటనలు, లేదా సంస్థాగత విధానాలు లేదా వర్తించే చట్టాల ద్వారా అనుమతించబడని ప్రయోజనాల కోసం సమాచారాన్ని ఉపయోగించడం కూడా ఉంటాయి.

రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI): PHIలో ఒక వ్యక్తికి సంబంధించిన ఆరోగ్య స్థితి, ఆరోగ్య సంరక్షణ అందించడం, లేదా ఆరోగ్య సంరక్షణ కోసం చెల్లింపుకు సంబంధించిన ఏదైనా సమాచారం, దానిని ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తికి అనుసంధానించగలిగితే, అది ఉంటుంది. ఇందులో వైద్య రికార్డులు, ఆరోగ్య చరిత్రలు, పరీక్ష ఫలితాలు మరియు బీమా సమాచారం వంటి విస్తృత శ్రేణి డేటా ఉంటుంది.

వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII): PII అంటే ఒక వ్యక్తిని గుర్తించడానికి, సంప్రదించడానికి లేదా అతని/ఆమె స్థానాన్ని కనుగొనడానికి ఉపయోగపడే ఏదైనా డేటా, లేదా ఇతర వనరులతో కలిపి ఒక వ్యక్తిని గుర్తించడానికి ఉపయోగించగల డేటా. ఉదాహరణలకు పేర్లు, చిరునామాలు, సోషల్ సెక్యూరిటీ నంబర్లు మరియు పుట్టిన తేదీలు వంటివి కొన్ని.

4. విధాన ప్రకటన

పాల్గొనేవారి సమాచారానికి సంబంధించి అత్యున్నత స్థాయి గోప్యతను పాటించడం సిబ్బంది అందరి బాధ్యత. గోప్యత ఉల్లంఘన అనుమానం ఉన్నప్పుడు లేదా వాస్తవంగా ఉల్లంఘన జరిగినప్పుడు, దానిని కనుగొన్న వెంటనే సంఘటనను తప్పనిసరిగా నివేదించాలి. తక్షణ ఉపశమన చర్యలను ప్రారంభించడానికి, చట్టపరమైన బాధ్యతలను పాటించడానికి, మరియు ప్రభావితమైన వ్యక్తులకు కావచ్చే నష్టాన్ని తగ్గించడానికి సకాలంలో నివేదించడం చాలా అవసరం. ఆలస్యంగా నివేదించడం వలన ఉల్లంఘన ప్రభావం తీవ్రమవ్వడమే కాకుండా, నియంత్రణ అవసరాలకు అనుగుణంగా లేకపోవడానికి కూడా దారితీయవచ్చు.

5. ఉల్లంఘనలను నివేదించే విధానాలు

తెలిసిన వెంటనే చర్య

ఒక ఉల్లంఘన అనుమానించబడినప్పుడు లేదా నిర్ధారించబడినప్పుడు, ఈ సంఘటన గురించి తెలుసుకున్న వ్యక్తి దానిని నివేదించడానికి తక్షణ చర్యలు తీసుకోవాలి. మొదటిగా సంప్రదించాల్సిన వ్యక్తి వారి ప్రత్యక్ష పర్యవేక్షకుడు. తక్షణ చర్య తీసుకోవడాన్ని నిర్ధారించడానికి, నివేదికను మౌఖికంగా మరియు వీలైనంత త్వరగా అందించాలి. ఒకవేళ పర్యవేక్షకుడు అందుబాటులో లేకపోతే, లేదా వారికి నివేదించడం అనుచితం అని ఆ వ్యక్తి భావిస్తే, నియమించబడిన గోప్యతా అధికారిని లేదా కంప్లైయన్స్ విభాగాన్ని నేరుగా సంప్రదించాలి.

వివరణాత్మక సమాచారం అందించడం

ఉల్లంఘనను నివేదించేటప్పుడు, సమర్థవంతమైన ప్రతిస్పందనను సులభతరం చేయడానికి వ్యక్తి సమగ్ర వివరాలను అందించాలి. ఇందులో ఇవి ఉంటాయి:

• సంఘటన వివరణ: ఉల్లంఘన ఎలా మరియు ఎప్పుడు కనుగొనబడిందో సహా, జరిగిన దానిపై ఒక స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త వివరణ.
• అవసరమైన సమాచారం రకాలు: ఉల్లంఘనలో పాలుపంచుకున్న నిర్దిష్ట రకాల PHI లేదా PII యొక్క గుర్తింపు.
• ప్రభావిత వ్యక్తులు: సమాచారం బహిర్గతమైన వ్యక్తుల సంఖ్య మరియు, తెలిస్తే, వారి గుర్తింపుల గురించిన సమాచారం.
• తక్షణ చర్యలు తీసుకోబడ్డాయి: ఉల్లంఘనను నియంత్రించడానికి లేదా తగ్గించడానికి ఇప్పటికే తీసుకున్న ఏవైనా చర్యలను వివరించాలి.

సంఘటన నివేదిక పూర్తిచేయడం

మొదటి మౌఖిక నివేదిక తర్వాత, వ్యక్తి తప్పనిసరిగా కంప్లైయన్స్ విభాగం అందించిన అధికారిక సంఘటన నివేదిక ఫారమ్‌ను పూర్తి చేయాలి. ఈ పత్రంలో ఉల్లంఘనకు సంబంధించిన తెలిసిన అన్ని వివరాలను నమోదు చేసి, వెంటనే సమర్పించాలి. చట్టపరమైన అనుపాలనకు మరియు తదుపరి దర్యాప్తు, ప్రతిస్పందనకు మార్గనిర్దేశం చేయడానికి కచ్చితమైన డాక్యుమెంటేషన్ చాలా కీలకం.

రిపోర్టింగ్ సమయంలో గోప్యతను కాపాడుకోవడం

రిపోర్టింగ్ ప్రక్రియ అంతటా, కఠినమైన గోప్యతను పాటించడం తప్పనిసరి. ఉల్లంఘన వివరాలను అనధికారిక వ్యక్తులకు వెల్లడించకూడదు. అధికారిక రిపోర్టింగ్ మరియు దర్యాప్తు మార్గాల వెలుపల సంఘటన గురించి చర్చించడం, మరిన్ని అనధికారిక వెల్లడికి దారితీయవచ్చు మరియు దర్యాప్తు యొక్క సమగ్రతను దెబ్బతీయవచ్చు.

6. దర్యాప్తు ప్రక్రియ

విచారణ ప్రారంభం

ఉల్లంఘన నివేదించబడిన 24 గంటలలోపు దర్యాప్తును ప్రారంభించే బాధ్యత గోప్యతా అధికారిది. ఈ దర్యాప్తు ఉల్లంఘన పరిధి, కారణం మరియు సంభావ్య ప్రభావాన్ని నిర్ధారించడం లక్ష్యంగా పెట్టుకుంది. ఇది వ్యవస్థాగత సమస్యల వల్ల ఉల్లంఘన జరిగిందా లేదా ఏకైక సంఘటనల వల్ల జరిగిందా అని కూడా అంచనా వేస్తుంది.

సహకారం మరియు మద్దతు

దర్యాప్తుకు సిబ్బంది అందరూ పూర్తిగా సహకరించాలని ఆశిస్తున్నాము. ఇందులో భాగంగా, అభ్యర్థించినప్పుడు అదనపు సమాచారం అందించడం, ఇంటర్వ్యూలలో పాల్గొనడం, మరియు ఉల్లంఘనకు దోహదపడిన కారకాలను గుర్తించడంలో సహాయపడటం వంటివి ఉంటాయి. సమగ్రమైన మరియు ప్రభావవంతమైన దర్యాప్తుకు సహకారం చాలా అవసరం.

మూల్యాంకనం మరియు డాక్యుమెంటేషన్

ఈ దర్యాప్తు, ప్రభావితమైన వ్యక్తుల సంఖ్య మరియు బహిర్గతమైన సమాచారం యొక్క సున్నితత్వంతో సహా, ఉల్లంఘన యొక్క పరిధిని అంచనా వేస్తుంది. అన్ని ఫలితాలు పూర్తిగా డాక్యుమెంట్ చేయబడతాయి, మరియు గోప్యతను కాపాడటానికి, చట్టపరమైన అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉండటానికి ఆ డాక్యుమెంటేషన్ సురక్షితంగా నిర్వహించబడుతుంది.

7. నివారణ మరియు తెలియజేయడం

తక్షణ నివారణ చర్యలు

ఉల్లంఘన ధృవీకరించబడిన వెంటనే, సంఘటనను నియంత్రించడానికి మరియు తదుపరి అనధికారిక యాక్సెస్ లేదా బహిర్గతాన్ని నివారించడానికి తక్షణ చర్యలు తీసుకోబడతాయి. ఇందులో భౌతిక రికార్డులను భద్రపరచడం, రాజీపడిన వినియోగదారు ఖాతాలను నిలిపివేయడం లేదా ఉల్లంఘన స్వభావానికి తగిన ఇతర చర్యలు ఉండవచ్చు.

చట్టపరమైన అనుपालన మరియు నోటిఫికేషన్లు

సంస్థ, ఉల్లంఘన నోటిఫికేషన్‌లకు సంబంధించి అన్ని చట్టపరమైన బాధ్యతలను పాటిస్తుంది. ఇందులో ఇవి ఉంటాయి:

• ప్రభావిత వ్యక్తులకు తెలియజేయడం: చట్టం ప్రకారం, సమాచారం ఉల్లంఘనకు గురైన వ్యక్తులకు సకాలంలో తెలియజేయబడుతుంది. ఈ నోటిఫికేషన్లలో ఉల్లంఘన గురించిన సమాచారం, వ్యక్తి తమను తాము రక్షించుకోవడానికి తీసుకోగల చర్యలు, మరియు ఈ పరిస్థితిని పరిష్కరించడానికి సంస్థ తీసుకుంటున్న చర్యల గురించి ఉంటుంది.
• నియంత్రణ సంస్థలకు నివేదించడం: అవసరమైతే, సంస్థ ఈ ఉల్లంఘనను HIPAA నిబంధనల ప్రకారం ఆరోగ్యం మరియు మానవ సేవల విభాగం (HHS) వంటి సంబంధిత నియంత్రణ సంస్థలకు నివేదిస్తుంది.
• చట్టాన్ని అమలు చేసే అధికారులతో భాగస్వామ్యం: నేరపూరిత కార్యకలాపాల అనుమానం ఉంటే, తగిన న్యాయ అమలు సంస్థలకు తెలియజేయబడుతుంది.

నివారణ చర్యలు

దర్యాప్తులో వెల్లడైన విషయాల ఆధారంగా, భవిష్యత్తులో ఇలాంటి ఉల్లంఘనలు పునరావృతం కాకుండా నివారించడానికి సంస్థ సరిచేసే చర్యలను అమలు చేస్తుంది. ఇందులో విధానాలు మరియు ప్రక్రియలను సవరించడం, భద్రతా చర్యలను మెరుగుపరచడం, సిబ్బందికి అదనపు శిక్షణ అందించడం లేదా ఇతర తగిన చర్యలు ఉండవచ్చు.

8. శిక్షణ మరియు విద్య

తప్పనిసరి శిక్షణా కార్యక్రమాలు

గోప్యత మరియు డేటా భద్రతా విధానాలపై వార్షిక శిక్షణలో సిబ్బంది అందరూ తప్పనిసరిగా పాల్గొనాలి. ఈ శిక్షణలో కవర్ చేయబడే విషయాలు:

• PHI మరియు PIIని అర్థం చేసుకోవడం: గోప్యమైన సమాచారం అంటే ఏమిటో స్పష్టతను నిర్ధారించడానికి నిర్వచనాలు మరియు ఉదాహరణలు.
• చట్టపరమైన అవసరాలు: HIPAA మరియు రాష్ట్ర-నిర్దిష్ట చట్టాల వంటి గోప్యతను నియంత్రించే చట్టాలు మరియు నిబంధనల యొక్క ఒక అవలోకనం.
• ఉల్లంఘనలను గుర్తించడం మరియు నివేదించడం: సంభావ్య ఉల్లంఘనలను గుర్తించడం మరియు వాటిని నివేదించే విధానాలపై మార్గదర్శకత్వం.
• డేటా భద్రత కోసం ఉత్తమ పద్ధతులు: రోజువారీ పని కార్యకలాపాలలో గోప్యమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి వ్యూహాలు.

నిరంతర విద్య

వార్షిక శిక్షణతో పాటు, విధానాలలో మార్పులు, కొత్తగా ఎదురవుతున్న ముప్పులు, లేదా కొత్త నియంత్రణ అవసరాల గురించి సిబ్బందికి తెలియజేయడానికి సంస్థ అప్‌డేట్‌లు, వార్తాలేఖలు లేదా సమావేశాల ద్వారా నిరంతర విద్యను అందిస్తుంది.

9. ప్రతీకార చర్యల నిషేధ విధానం

సద్భావనతో చేసే నివేదికలకు రక్షణ

సిబ్బంది ఎటువంటి ప్రతీకార చర్యల భయం లేకుండా ఉల్లంఘనలను నివేదించగల వాతావరణాన్ని పెంపొందించడానికి సంస్థ కట్టుబడి ఉంది. అనుమానిత లేదా వాస్తవ ఉల్లంఘనలను సదుద్దేశ్యంతో నివేదించే వ్యక్తులు ఈ విధానం కింద రక్షించబడతారు. ఉల్లంఘనను నివేదించినందుకు ఏ వ్యక్తిపైనా ప్రతీకార చర్యలు తీసుకోవడం ఖచ్చితంగా నిషేధించబడింది మరియు అది సహించబడదు.

ప్రతీకారం యొక్క పరిణామాలు

ప్రతీకార చర్యలకు పాల్పడిన వారిపై, ఉద్యోగం లేదా ఒప్పందాలను రద్దు చేసేంత వరకు క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడతాయి. ప్రతీకారం గురించి ఏవైనా ఆందోళనలు ఉంటే, వాటిని కంప్లైయన్స్ విభాగం లేదా మానవ వనరుల విభాగానికి నివేదించమని సిబ్బందిని కోరడమైనది.

10. శిక్షా చర్యలు

అనుసరించకపోవడంపై జవాబుదారీతనం

ఈ విధానాన్ని పాటించడంలో విఫలమైన సిబ్బంది క్రమశిక్షణా చర్యలను ఎదుర్కోవచ్చు. నిబంధనలను పాటించకపోవడంలో డేటా ఉల్లంఘనలను నివేదించడంలో విఫలమవడం, గోప్యమైన సమాచారాన్ని దుర్వినియోగం చేయడం, లేదా దర్యాప్తుకు ఆటంకం కలిగించడం వంటివి ఉంటాయి.

శిక్షా చర్యల పరిధి

శిక్షా చర్యలు ఉల్లంఘన యొక్క తీవ్రతకు అనుగుణంగా ఉంటాయి మరియు వీటిని కలిగి ఉండవచ్చు:

• మౌఖిక లేదా వ్రాతపూర్వక హెచ్చరికలు: లఘు లేదా మొదటిసారి చేసిన నేరాలకు.
• తప్పనిసరి పునఃశిక్షణ: జ్ఞానంలో లేదా అవగాహనలో లోపాలను పరిష్కరించడానికి.
• సస్పెన్షన్: మరింత విచారణ జరిగే వరకు విధుల నుండి తాత్కాలికంగా తొలగింపు.
• ముగింపు: తీవ్రమైన లేదా పదేపదే ఉల్లంఘనల కోసం.
• చట్టపరమైన చర్య: తీవ్ర నిర్లక్ష్యం, ఉద్దేశపూర్వక దుష్ప్రవర్తన, లేదా చట్ట ఉల్లంఘనలు ఉన్న కేసులలో, చట్టపరమైన చర్యలు ప్రారంభించబడవచ్చు.

11. విధాన సమీక్ష మరియు నవీకరణలు

క్రమబద్ధమైన సమీక్ష ప్రక్రియ

ఈ విధానాన్ని ఏటా కనీసం ఒకసారైనా, లేదా చట్టాలు, నిబంధనలు, లేదా సంస్థాగత పద్ధతులలో మార్పుల కారణంగా అవసరమైతే మరింత తరచుగా అధికారికంగా సమీక్షిస్తారు. ఈ సమీక్ష విధానం యొక్క సమర్థతను అంచనా వేసి, అవసరమైన ఏవైనా నవీకరణలను చేర్చుతుంది.

మార్పుల సమాచారం

విధానంలో ఏవైనా సవరణలు ఉంటే, వాటిని అన్ని సిబ్బందికి వెంటనే తెలియజేయబడుతుంది. నవీకరణలు అధికారిక కమ్యూనికేషన్ ఛానెళ్ల ద్వారా పంపిణీ చేయబడతాయి, మరియు అవగాహన, అనుपालనను నిర్ధారించడానికి అదనపు శిక్షణ లేదా సమాచార సమావేశాలు అందించబడవచ్చు.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ఉద్దేశ్యం, కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-క్యాల్ (CalAIM) ఎన్‌హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లో పాల్గొనే సౌకర్యాలకు భౌతిక ప్రవేశాన్ని భద్రపరచడానికి సమగ్ర మార్గదర్శకాలు మరియు విధానాలను ఏర్పాటు చేయడం. ఉద్యోగులు, క్లయింట్లు మరియు సందర్శకుల భద్రతను నిర్ధారించడానికి, అలాగే సున్నితమైన సమాచారం మరియు సంస్థాగత ఆస్తులను భద్రపరచడానికి భౌతిక ప్రాప్యతను రక్షించడం చాలా ముఖ్యం. ఈ విధానం అనధికార ప్రవేశం, దొంగతనం మరియు మా కార్యకలాపాల సమగ్రతను, చట్టపరమైన మరియు నియంత్రణ అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉండటాన్ని దెబ్బతీసే సంభావ్య ఉల్లంఘనలతో సంబంధం ఉన్న నష్టాలను తగ్గించడం లక్ష్యంగా పెట్టుకుంది.

2. పరిధి

ఈ విధానం, [కంపెనీ పేరు] యొక్క భౌతిక సౌకర్యాలలో CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్ కార్యకలాపాలు నిర్వహించబడే ప్రదేశాలకు ప్రాప్యత ఉన్న వ్యక్తులందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇందులో అన్ని స్థాయిల ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వెండర్లు, తాత్కాలిక కార్మికులు, ఇంటర్న్‌లు, వాలంటీర్లు మరియు సందర్శకులు ఉంటారు. ఈ విధానం, కంపెనీ యాజమాన్యంలో, లీజుకు తీసుకున్న లేదా నిర్వహించే కార్యాలయాలు, క్లినిక్‌లు, డేటా సెంటర్‌లు మరియు కంపెనీ వ్యాపారం నిర్వహించబడే ఏవైనా ఆఫ్‌-సైట్ ప్రదేశాలతో సహా అన్ని భౌతిక ప్రదేశాలను కలిగి ఉంటుంది.

3. నిర్వచనాలు

• అధికారిక సిబ్బంది: తమ ఉద్యోగ బాధ్యతల ఆధారంగా మరియు తగిన ఆమోద ప్రక్రియల తర్వాత, సదుపాయంలోని నిర్దిష్ట ప్రాంతాలకు ప్రవేశించడానికి అనుమతి పొందిన వ్యక్తులు.
• సున్నితమైన ప్రాంతాలు: రహస్య సమాచారం, కీలక వ్యవస్థలు ఉన్న ప్రదేశాలు లేదా పరిమిత కార్యకలాపాలను నిర్వహించే ప్రదేశాలు. ఉదాహరణకు సర్వర్ గదులు, రికార్డుల నిల్వ ప్రదేశాలు మరియు కార్యనిర్వాహక కార్యాలయాలు.
• భౌతిక ప్రవేశ నియంత్రణలు: సౌకర్యం లోకి ప్రవేశాన్ని మరియు బయటకు నిష్క్రమణను నియంత్రించడానికి ఉపయోగించే తాళాలు, ఎలక్ట్రానిక్ యాక్సెస్ కంట్రోల్ సిస్టమ్స్, బయోమెట్రిక్ స్కానర్లు, భద్రతా సిబ్బంది మరియు నిఘా పరికరాల వంటి భద్రతా చర్యలు.

4. విధాన వివరాలు

4.1 భౌతిక భద్రతా నియంత్రణలు

అనధికార ప్రవేశాన్ని నివారించడానికి సౌకర్యానికి ఉన్న ప్రవేశ మార్గాలన్నింటినీ భద్రపరచాలి. ఇందులో తాళం వేసిన తలుపులు, భద్రతా గేట్లు, మరియు టర్న్‌స్టైల్స్ వంటి భౌతిక అడ్డంకులను ఏర్పాటు చేయడం మరియు వాటి నిర్వహణ కూడా ఉంటుంది. ప్రవేశం కోరుకునే వ్యక్తులను, ముఖ్యంగా సున్నితమైన ప్రాంతాలలోకి ప్రవేశించే వారిని ప్రామాణీకరించడానికి, ఈ సౌకర్యం కీకార్డులు, బయోమెట్రిక్ స్కానర్లు, లేదా వ్యక్తిగత గుర్తింపు సంఖ్యలు (PINలు) వంటి అధునాతన యాక్సెస్ కంట్రోల్ సిస్టమ్‌లను ఉపయోగించాలి.

అధికారుల అనుమతి ఉన్నవారికి మాత్రమే ప్రవేశం అనే విషయాన్ని సూచిస్తూ, ప్రవేశానికి సంబంధించిన అవసరాలను వివరిస్తూ, అన్ని నియంత్రిత ప్రాంతాల వద్ద స్పష్టంగా కనిపించే సంకేత ఫలకాలను తప్పనిసరిగా ఉంచాలి. దృశ్యమానతను మెరుగుపరచడానికి మరియు అనధికారిక ప్రవేశాన్ని నిరోధించడానికి, పరిధి చుట్టూ మరియు అన్ని ప్రవేశ ద్వారాల వద్ద తగినంత కాంతి ఉండేలా చూసుకోవాలి. ప్రవేశాన్ని పర్యవేక్షించడానికి, యాక్సెస్ కంట్రోల్ ప్రక్రియలలో సహాయం చేయడానికి, మరియు సంఘటనలకు ప్రతిస్పందించడానికి కీలకమైన ప్రదేశాలలో భద్రతా సిబ్బందిని నియమించవచ్చు.

అన్ని భౌతిక భద్రతా పరికరాల సరైన పనితీరును నిర్ధారించడానికి, వాటిని క్రమం తప్పకుండా తనిఖీ చేసి, నిర్వహణ చేయాలి. ఏవైనా లోపాలు లేదా పనిలో వైఫల్యాలు కనుగొనబడితే, భద్రతా చర్యల సమగ్రతను కాపాడటానికి వాటిని తక్షణమే ఫెసిలిటీస్ మేనేజ్‌మెంట్ బృందానికి నివేదించి, వెంటనే మరమ్మతులు చేయించాలి.

4.2 ప్రాప్యత నియంత్రణ విధానాలు

సౌకర్యం మరియు దాని సున్నితమైన ప్రాంతాలకు యాక్సెస్ హక్కులు 'కనీస ప్రత్యేకత' (least privilege) అనే సూత్రం ఆధారంగా మంజూరు చేయబడతాయి. వ్యక్తులు తమ నిర్దిష్ట ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన కనీస స్థాయి యాక్సెస్ మాత్రమే వారికి అందించబడుతుంది. యాక్సెస్ మంజూరు చేయడానికి ముందు, ఒక అధికారిక అభ్యర్థనను సమర్పించి, దానిని వ్యక్తి యొక్క సూపర్‌వైజర్ మరియు భద్రతా విభాగం ఆమోదించాలి. ఈ ఆమోద ప్రక్రియ, కేవలం సరైన అవసరం ఉన్నవారు మాత్రమే సున్నితమైన ప్రాంతాలకు యాక్సెస్ పొందగలరని నిర్ధారిస్తుంది.

కీకార్డులు లేదా పిన్‌ల వంటి యాక్సెస్ క్రెడెన్షియల్స్‌ను పంచుకోవడం కఠినంగా నిషేధించబడింది. ప్రతి వ్యక్తి తమ యాక్సెస్ క్రెడెన్షియల్స్ భద్రతకు తామే బాధ్యత వహించాలి మరియు ఏవైనా పోయిన లేదా దొంగిలించబడిన క్రెడెన్షియల్స్‌ను వెంటనే భద్రతా విభాగానికి నివేదించాలి. వెంటనే నివేదించడం ద్వారా, అనధికారిక యాక్సెస్‌ను నివారించడానికి ప్రమాదంలో పడిన క్రెడెన్షియల్స్‌ను నిలిపివేయవచ్చు.

భద్రతా విభాగం యాక్సెస్ లాగ్‌లు మరియు అధికార స్థాయిలను క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్ చేస్తుంది. ఈ ఆడిట్‌లు ఏవైనా అనధికారిక యాక్సెస్ ప్రయత్నాలను గుర్తించడానికి, ప్రస్తుత ఉద్యోగ బాధ్యతలకు అనుగుణంగా యాక్సెస్ హక్కులు సముచితంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి, మరియు భద్రతా ఉల్లంఘనను సూచించే అసాధారణతలను గుర్తించడానికి సహాయపడతాయి.

4.3 సందర్శకుల నిర్వహణ

సౌకర్యం మరియు అందులో నివసించే వారి భద్రతను కాపాడటానికి రూపొందించిన సందర్శకుల నిర్వహణ విధానాలను సౌకర్యానికి వచ్చే సందర్శకులందరూ తప్పనిసరిగా పాటించాలి. వచ్చిన వెంటనే, సందర్శకులు ధృవీకరణ కోసం చెల్లుబాటు అయ్యే ప్రభుత్వ జారీ గుర్తింపు కార్డును అందిస్తూ రిసెప్షన్ డెస్క్‌లో సైన్ ఇన్ చేయాలి. వారికి తాత్కాలిక గుర్తింపు కార్డులు జారీ చేయబడతాయి, వీటిని సౌకర్యం పరిధిలో ఉన్నప్పుడు ఎల్లప్పుడూ స్పష్టంగా కనిపించేలా ధరించాలి.

సందర్శకులు తమ సందర్శన అంతటా అధికారులచే తోడుగా ఉండాలి. ఇది సందర్శకులు అనుకోకుండా నిషేధిత లేదా సున్నితమైన ప్రాంతాలలోకి ప్రవేశించకుండా మరియు సదుపాయంలో వారి కార్యకలాపాలు పర్యవేక్షించబడేలా చేస్తుంది. ఒక సరైన ప్రయోజనం కోసం నిర్దిష్ట సున్నితమైన ప్రాంతాలలోకి ప్రవేశించడానికి యాజమాన్యం నుండి స్పష్టమైన అనుమతి పొందినంత వరకు, సందర్శకులు సాధారణంగా సున్నితం కాని ప్రాంతాలకే పరిమితం చేయబడతారు.

వారి సందర్శన ముగింపులో, సందర్శకులు తమ తాత్కాలిక గుర్తింపు బ్యాడ్జీలను తిరిగి ఇచ్చి, రిసెప్షన్ డెస్క్‌ వద్ద సైన్ అవుట్ చేయాలి. రిసెప్షన్ సిబ్బంది అందరు సందర్శకులు వెళ్ళిపోయారని మరియు ఎటువంటి తాత్కాలిక బ్యాడ్జీలు మిగిలిపోలేదని ధృవీకరించాలి.

4.4 ఉద్యోగి బాధ్యతలు

సౌకర్యం యొక్క భౌతిక భద్రతను కాపాడటంలో ఉద్యోగులు కీలక పాత్ర పోషిస్తారు. నియామకం అయిన తర్వాత వారు భద్రతా అవగాహన శిక్షణను పూర్తి చేయాలి మరియు వార్షికంగా లేదా అవసరమైనప్పుడు పునశ్చరణ శిక్షణా సమావేశాలలో పాల్గొనాలి. ఈ శిక్షణలో భౌతిక భద్రత యొక్క ప్రాముఖ్యత, సున్నితమైన ప్రాంతాలకు ప్రాప్యత కోసం విధానాలు, మరియు భద్రతా సంఘటనలను నివేదించడానికి ప్రోటోకాల్‌లు ఉంటాయి.

ఉద్యోగులు భౌతిక మరియు ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలో ఉన్న గోప్యమైన పదార్థాలను భద్రపరచవలసిన బాధ్యత కలిగి ఉంటారు. ఇందులో ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌లను తాళం వేయడం, పత్రాలను ఉపయోగంలో లేనప్పుడు భద్రపరచడం, మరియు వర్క్‌స్టేషన్‌లను పర్యవేక్షణ లేకుండా వదిలివేసినప్పుడు తాళం వేసినట్లు నిర్ధారించుకోవడం వంటివి ఉంటాయి. ఉద్యోగులు అప్రమత్తంగా ఉండాలి మరియు ఏవైనా అనుమానాస్పద కార్యకలాపాలు, అనధికారిక వ్యక్తులు, లేదా భద్రతా ఉల్లంఘనలను వెంటనే తమ సూపర్‌వైజర్‌కు లేదా భద్రతా విభాగానికి నివేదించాలి.

ఉద్యోగం రద్దు అయినప్పుడు లేదా ఉద్యోగ బాధ్యతలలో మార్పు వచ్చినప్పుడు, అన్ని యాక్సెస్ హక్కులను తక్షణమే రద్దు చేయాలి లేదా సర్దుబాటు చేయాలి. మానవ వనరుల విభాగం, భద్రతా విభాగంతో సమన్వయం చేసుకుని, నిష్క్రమించే ఉద్యోగులు తమ యాక్సెస్ క్రెడెన్షియల్స్ సహా అన్ని కంపెనీ ఆస్తులను తిరిగి ఇస్తున్నారని మరియు వారికి సౌకర్యం మరియు సమాచార వ్యవస్థలకు యాక్సెస్ రద్దు చేయబడిందని నిర్ధారించుకోవలసిన బాధ్యత వహిస్తుంది.

4.5 పర్యవేక్షణ మరియు నిఘా

భద్రతను మెరుగుపరచడానికి ఈ సదుపాయం సమగ్రమైన పర్యవేక్షణ మరియు నిఘా వ్యవస్థను ఉపయోగిస్తుంది. అన్ని ప్రవేశ ద్వారాలు, నిష్క్రమణ మార్గాలు మరియు సున్నితమైన ప్రాంతాలలో నిఘా కెమెరాలు ఏర్పాటు చేయబడతాయి. ఈ కెమెరాలు వర్తించే అన్ని గోప్యతా చట్టాలు మరియు నిబంధనలకు అనుగుణంగా పనిచేస్తాయి, పర్యవేక్షణ నైతికంగా మరియు చట్టబద్ధంగా నిర్వహించబడుతుందని నిర్ధారిస్తాయి.

చట్టపరమైన అవసరాలు లేదా కంపెనీ విధానం ద్వారా నిర్వచించబడిన కాలానికి నిఘా ఫుటేజీ సురక్షితంగా నిల్వ చేయబడుతుంది, సాధారణంగా కనీసం 90 రోజులు. నిఘా ఫుటేజీకి ప్రాప్యత అధికారం ఉన్న సిబ్బందికి మాత్రమే పరిమితం మరియు కేవలం భద్రతా ప్రయోజనాల కోసం మాత్రమే ఉపయోగించబడుతుంది. ఏవైనా అనుమానాస్పద కార్యకలాపాలు లేదా భద్రతా సంఘటనలను గుర్తించడానికి మరియు పరిశీలించడానికి భద్రతా విభాగం ఫుటేజీని క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించే బాధ్యతను కలిగి ఉంటుంది.

అనధికార ప్రవేశ ప్రయత్నాలు, ఉల్లంఘనలు లేదా ఇతర భద్రతా సంఘటనలను గుర్తించడానికి అలారం వ్యవస్థలు ఏర్పాటు చేయబడతాయి. ఈ వ్యవస్థలు, ఏదైనా హెచ్చరికలకు తక్షణమే స్పందించగల భద్రతా సిబ్బంది ఉన్న ఒక కేంద్ర పర్యవేక్షణ కేంద్రానికి అనుసంధానించబడి ఉంటాయి.

4.6 అత్యవసర మరియు సంఘటన ప్రతిస్పందన

అత్యవసర పరిస్థితులలో సిబ్బంది అందరి భద్రతను నిర్ధారించడానికి సంస్థ కట్టుబడి ఉంది. సురక్షితమైన మరియు వేగవంతమైన ఖాళీని నిర్ధారించడానికి, అన్ని అత్యవసర నిష్క్రమణ మార్గాలు ప్రకాశవంతమైన సంకేతాలతో స్పష్టంగా గుర్తించబడాలి మరియు అన్ని వేళలా అడ్డంకులు లేకుండా ఉంచబడాలి. అగ్నిప్రమాదాలు, ప్రకృతి వైపరీత్యాలు లేదా భద్రతా ముప్పుల వంటి వివిధ అత్యవసర పరిస్థితుల కోసం విధానాలను వివరిస్తూ, ప్రతి సౌకర్యానికి ఖాళీ ప్రణాళికలను అభివృద్ధి చేయాలి.

ఈ ఖాళీ ప్రణాళికలను శిక్షణా సమావేశాల ద్వారా ఉద్యోగులందరికీ తెలియజేయడం జరుగుతుంది మరియు సదుపాయం అంతటా కనిపించే ప్రదేశాలలో ప్రదర్శించబడతాయి. ఉద్యోగులకు ఖాళీ మార్గాలు మరియు విధానాలతో పరిచయం పెంచడానికి క్రమం తప్పకుండా డ్రిల్స్ నిర్వహించబడతాయి. అత్యవసర ప్రతిస్పందన ప్రణాళికల సమర్థతను మెరుగుపరచడానికి ఈ డ్రిల్స్ నుండి వచ్చిన అభిప్రాయం ఉపయోగించబడుతుంది.

భద్రతా ఉల్లంఘన లేదా అత్యవసర పరిస్థితి ఏర్పడినప్పుడు, సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళికను తప్పక అనుసరించాలి. ఈ ప్రణాళికలో ఉద్యోగుల పాత్రలు మరియు బాధ్యతలు, కమ్యూనికేషన్ ప్రోటోకాల్స్, మరియు సంఘటనను తగ్గించడానికి, సాధారణ కార్యకలాపాలను పునరుద్ధరించడానికి తీసుకోవాల్సిన చర్యలు వివరించబడ్డాయి. గాయాలు లేదా వైద్య అత్యవసర పరిస్థితులు ఏర్పడినప్పుడు సహాయం చేయడానికి, సదుపాయం అంతటా ప్రథమ చికిత్స కిట్లు మరియు అత్యవసర సంప్రదింపు సమాచారం సులభంగా అందుబాటులో ఉంటాయి.

4.7 అనుपालన మరియు అమలు

ఈ సౌకర్యాన్ని ఉపయోగించుకునే సిబ్బంది అందరికీ ఈ విధానానికి కట్టుబడి ఉండటం తప్పనిసరి. ఈ నిబంధనలను పాటించకపోతే, ఉల్లంఘన తీవ్రతను బట్టి, మౌఖిక లేదా వ్రాతపూర్వక హెచ్చరికలు, సస్పెన్షన్, ఉద్యోగం నుండి తొలగింపు, లేదా చట్టపరమైన చర్య వంటి క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడవచ్చు. ఈ విధానాన్ని న్యాయంగా మరియు స్థిరంగా అమలు చేయడానికి సంస్థ కట్టుబడి ఉంది.

ఆరోగ్య బీమా పోర్టబిలిటీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA) మరియు కాలిఫోర్నియా ఆరోగ్య సంరక్షణ సేవల విభాగం (DHCS) జారీ చేసిన మార్గదర్శకాలతో సహా, వర్తించే ఫెడరల్, రాష్ట్ర మరియు స్థానిక నిబంధనలకు అన్ని భౌతిక భద్రతా పద్ధతులు అనుగుణంగా ఉండేలా కంపెనీ నిర్ధారించాలి.

భౌతిక భద్రతకు సంబంధించిన ఏవైనా ఆందోళనలు లేదా సూచనలను ఉద్యోగులు తమ సూపర్‌వైజర్‌కు లేదా భద్రతా విభాగానికి తెలియజేయాలని ప్రోత్సహించబడుతున్నారు. భద్రతా చర్యల నిరంతర అభివృద్ధికి అటువంటి అభిప్రాయం విలువైనది.

5. విధాన సమీక్ష

ఈ విధానానికి కనీసం సంవత్సరానికి ఒకసారైనా, లేదా నియంత్రణ వాతావరణం లేదా సంస్థాగత పద్ధతులలో గణనీయమైన మార్పులు జరిగినప్పుడల్లా సమగ్ర సమీక్ష జరుగుతుంది. ఈ సమీక్ష ప్రక్రియలో భద్రత, మానవ వనరులు, చట్టపరమైన, మరియు కార్యాచరణ విభాగాల ప్రతినిధులతో సహా కీలక భాగస్వాములు పాల్గొంటారు. ఈ విధానం సమర్థవంతంగా, సంబంధితంగా, మరియు అన్ని ప్రస్తుత చట్టాలు, నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉండేలా చూడటమే దీని లక్ష్యం.

విధానంలో ఏవైనా సవరణలు ఉంటే, వాటిని అందరికీ అధికారిక ఛానెళ్ల ద్వారా తెలియజేయబడుతుంది, మరియు అవగాహన, అనుपालనను నిర్ధారించడానికి అవసరమైన అదనపు శిక్షణ అందించబడుతుంది.

6. ప్రస్తావనలు

• కాలిఫోర్నియా ఆరోగ్య సంరక్షణ సేవల విభాగం (DHCS) నిబంధనలు: కాలిఫోర్నియాలోని ఆరోగ్య సంరక్షణ సేవల కోసం మార్గదర్శకాలను మరియు అవసరాలను అందిస్తుంది, వీటిని CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్ కార్యకలాపాలలో తప్పనిసరిగా పాటించాలి.
• ఆరోగ్య బీమా బదిలీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA): సంવેదనశీల రోగి ఆరోగ్య సమాచారం యొక్క రక్షణకు ప్రమాణాలను నిర్దేశించే ఫెడరల్ చట్టం.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ప్రాథమిక లక్ష్యం, కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-కాల్ (CalAIM) ఎన్‌హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లో, రోగికి సంబంధించిన సున్నితమైన సమాచారానికి ఎలక్ట్రానిక్ యాక్సెస్‌ను భద్రపరచడానికి సమగ్ర మార్గదర్శకాలు మరియు విధానాలను ఏర్పాటు చేయడం. ఈ విధానాన్ని అమలు చేయడం ద్వారా, హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA)తో సహా అన్ని సంబంధిత ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు కట్టుబడి ఉన్నామని మేము నిర్ధారించుకుంటాము, తద్వారా ఎలక్ట్రానిక్ ఆరోగ్య సమాచారం యొక్క గోప్యత, సమగ్రత మరియు లభ్యతను ప్రోత్సహిస్తాము.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో పాల్గొనే ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు మరియు భాగస్వాములతో సహా, ఎలక్ట్రానిక్ రోగి సమాచారం మరియు సంబంధిత వ్యవస్థలకు ఏ రూపంలోనైనా యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇది ప్రోగ్రామ్ పరిధిలో ఎలక్ట్రానిక్‌గా సృష్టించబడిన, నిల్వ చేయబడిన, ప్రసారం చేయబడిన లేదా స్వీకరించబడిన అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారాన్ని (ePHI) కలిగి ఉంటుంది.

3. నిర్వచనాలు

ఈ విధానం యొక్క ప్రయోజనాల కోసం:

• ఎలక్ట్రానిక్ రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (ఇ-పిహెచ్‌ఐ): ఇది ఎలక్ట్రానిక్‌గా నిర్వహించబడే ఏదైనా రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారాన్ని సూచిస్తుంది, అది సృష్టించబడినా, నిల్వ చేయబడినా, ప్రసారం చేయబడినా లేదా స్వీకరించబడినా.
• వినియోగదారు: CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌కు సంబంధించిన సిస్టమ్‌లలో ePHIని యాక్సెస్ చేయడానికి అధికారం ఉన్న ఏ వ్యక్తి అయినా.
• ధృవీకరణ: ఒక వినియోగదారు లేదా సిస్టమ్ యొక్క గుర్తింపును ధృవీకరించడానికి ఉపయోగించే ప్రక్రియ, దీని ద్వారా కేవలం అధికారం ఉన్న వ్యక్తులకు మాత్రమే యాక్సెస్ కల్పించబడుతుందని నిర్ధారించబడుతుంది.

4. విధాన ప్రకటనలు

4.1 చట్టాలు మరియు నిబంధనల పాటింపు

రోగి సమాచారానికి అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ యాక్సెస్, ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు కఠినంగా అనుగుణంగా నిర్వహించబడాలి, వీటితో సహా కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాదు:

• ఆరోగ్య సమాచార రక్షణకు జాతీయ ప్రమాణాలను నిర్దేశించే హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) గోప్యత మరియు భద్రతా నియమాలు.
• కాలిఫోర్నియా వైద్య సమాచార గోప్యత చట్టం (CMIA), ఇది రాష్ట్రంలో వైద్య సమాచారం యొక్క గోప్యత మరియు వెల్లడిని నియంత్రిస్తుంది.
• ఆరోగ్య సమాచార రక్షణకు సంబంధించిన ఇతర వర్తించే ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర నిబంధనలు.

4.2 ప్రాప్యత నియంత్రణ

అనధికార ప్రాప్యతను నివారించడానికి, ePHIకి ప్రాప్యతను జాగ్రత్తగా నియంత్రించాలి మరియు నిర్వహించాలి:

• పాత్ర ఆధారిత ప్రాప్యత: CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లోని వినియోగదారుల నిర్దిష్ట పాత్రలు మరియు బాధ్యతల ఆధారంగా ePHIకి యాక్సెస్ హక్కులు మంజూరు చేయబడతాయి. ఇది వ్యక్తులు వారి ఉద్యోగ విధులకు అవసరమైన సమాచారానికి మాత్రమే యాక్సెస్ పొందేలా నిర్ధారిస్తుంది.
• అతి తక్కువ అధికారాల సూత్రం: వినియోగదారులకు వారి విధులను సమర్థవంతంగా నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన కనీస స్థాయి యాక్సెస్—లేదా అనుమతులు—అందించబడతాయి. ఇది అనధికార యాక్సెస్ లేదా డేటా ఉల్లంఘనల ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తుంది.
• అధికార ప్రక్రియ: అన్ని యాక్సెస్‌కు తగిన పర్యవేక్షకుడు లేదా ప్రోగ్రామ్ నిర్వాహకుడు అధికారికంగా అధికారం ఇవ్వాలి. జవాబుదారీతనాన్ని నిర్ధారించడానికి, ఇందులో డాక్యుమెంట్ చేయబడిన ఆమోద ప్రక్రియ ఉంటుంది.

4.3 ప్రామాణీకరణ చర్యలు

అనధికార యాక్సెస్ నుండి రక్షించడానికి, పటిష్టమైన ప్రామాణీకరణ చర్యలు అమలు చేయబడతాయి:

• ప్రత్యేక వినియోగదారు గుర్తింపులు: అన్ని కార్యకలాపాలను కచ్చితంగా ట్రాక్ చేసి, వాటికి కారణమైన వారిని గుర్తించగలిగేలా, ప్రతి వినియోగదారునికి ఒక ప్రత్యేకమైన యూజర్ ఐడి కేటాయించబడుతుంది.
• బలమైన పాస్‌వర్డ్ విధానాలు: వినియోగదారులు కనీస పొడవు, అక్షరాలు, సంఖ్యలు మరియు ప్రత్యేక అక్షరాల కలయిక వంటి సంక్లిష్టత అవసరాలను తీర్చే బలమైన పాస్‌వర్డ్‌లను సృష్టించాలి. భద్రతను కాపాడుకోవడానికి పాస్‌వర్డ్‌లను క్రమం తప్పకుండా మార్చాలి.
• బహుళ-కారకాల ప్రామాణీకరణ (MFA): MFA, ముఖ్యంగా రిమోట్ యాక్సెస్ మరియు అధిక-ప్రమాదకరంగా పరిగణించబడే సిస్టమ్‌ల కోసం ఉపయోగించబడుతుంది, ఇది కేవలం పాస్‌వర్డ్‌లకు మించి ఒక అదనపు భద్రతా పొరను జోడిస్తుంది.

4.4 డేటా ఎన్‌క్రిప్షన్

ట్రాన్స్‌మిషన్ మరియు నిల్వ సమయంలో ePHIని అనధికార యాక్సెస్ నుండి రక్షించడానికి ఎన్‌క్రిప్షన్ చాలా అవసరం:

• రవాణాలో ఎన్‌క్రిప్షన్: నెట్‌వర్క్‌ల ద్వారా పంపే అన్ని ePHIని TLS లేదా SSL వంటి పరిశ్రమ-ప్రమాణాల ఎన్‌క్రిప్షన్ ప్రోటోకాల్‌లను ఉపయోగించి ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయాలి. ఇది ప్రసారం చేస్తున్నప్పుడు దొంగిలించబడిన డేటాను అనధికార పక్షాలు చదవకుండా చూస్తుంది.
• నిల్వలో ఎన్‌క్రిప్షన్: భౌతిక దొంగతనం లేదా అనధికార యాక్సెస్ జరిగినప్పుడు డేటాను రక్షించడానికి, సర్వర్‌లు, డేటాబేస్‌లు, ల్యాప్‌టాప్‌లు మరియు ఇతర పరికరాలలో నిల్వ చేయబడిన ePHI కూడా ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయబడాలి.

4.5 భౌతిక భద్రత

ఇ-పిహెచ్‌ఐని నిల్వ చేసే హార్డ్‌వేర్ మరియు సౌకర్యాలకు భౌతిక ప్రాప్యత సురక్షితం చేయాలి:

• భద్రతా సౌకర్యాలు: సర్వర్ రూమ్‌ల వంటి ప్రాంతాలలో అనధికారిక ప్రవేశాన్ని నివారించడానికి, తాళాలు, యాక్సెస్ కార్డులు లేదా బయోమెట్రిక్ వ్యవస్థలను ఉపయోగించి నియంత్రిత ప్రవేశం ఉండాలి.
• పరికర భద్రత: ల్యాప్‌టాప్‌లు మరియు టాబ్లెట్‌ల వంటి పోర్టబుల్ పరికరాలను ఉపయోగంలో లేనప్పుడు లాక్‌లతో భద్రపరచాలి లేదా సురక్షితమైన ప్రదేశాలలో ఉంచాలి. అటువంటి పరికరాలను భద్రత లేని ప్రదేశాలలో ఎవ్వరి పర్యవేక్షణ లేకుండా వదిలివేయకుండా వినియోగదారులు చూసుకోవాలి.

4.6 పర్యవేక్షణ మరియు ఆడిట్ నియంత్రణలు

అనధికార యాక్సెస్‌ను గుర్తించి, స్పందించడానికి నిరంతర పర్యవేక్షణ మరియు ఆడిటింగ్ చాలా కీలకం:

• కార్యకలాపాల లాగింగ్: సిస్టమ్‌లు వినియోగదారు IDలు, తేదీలు, సమయాలు మరియు నిర్వహించిన కార్యకలాపాల స్వభావం సహా ePHIకి జరిగే అన్ని యాక్సెస్‌ల వివరాలతో కూడిన లాగ్‌లను రికార్డ్ చేయాలి. ఇది జవాబుదారీతనం కోసం ఒక ఆడిట్ ట్రెయిల్‌ను సృష్టిస్తుంది.
• క్రమమైన ఆడిట్‌లు: నియోగింపబడిన సిబ్బంది, భద్రతా ముప్పును సూచించే ఏదైనా అనధికార యాక్సెస్ లేదా అసాధారణ కార్యకలాపాలను గుర్తించడానికి, సిస్టమ్ మరియు యాక్సెస్ లాగ్‌లను క్రమం తప్పకుండా సమీక్షిస్తారు.
• అనుప్రవేశ గుర్తింపు వ్యవస్థలు: ఇన్ట్రూజన్ డిటెక్షన్ సిస్టమ్స్ (IDS) ను అమలు చేయడం వలన, అనుమానాస్పద కార్యకలాపాల కోసం నెట్‌వర్క్ ట్రాఫిక్‌ను పర్యవేక్షించడానికి మరియు సంభావ్య భద్రతా ఉల్లంఘనలకు హెచ్చరికలను అందించడానికి సహాయపడుతుంది.

4.7 శిక్షణ మరియు అవగాహన

భద్రతా ప్రమాణాలను నిర్వహించడానికి వినియోగదారులకు అవగాహన కల్పించడం చాలా ముఖ్యం:

• తప్పనిసరి శిక్షణా కార్యక్రమాలు: ePHIకి యాక్సెస్ పొందే ముందు వినియోగదారులందరూ సమగ్ర గోప్యత మరియు భద్రతా శిక్షణను పూర్తి చేయాలి. ఈ శిక్షణలో ఫిషింగ్ ప్రయత్నాలను గుర్తించడం, సున్నితమైన సమాచారాన్ని సరిగ్గా నిర్వహించడం, మరియు భద్రతా సంఘటనల కోసం నివేదించే విధానాలు వంటి అంశాలు ఉంటాయి.
• వార్షిక పునశ్చరణ కోర్సులు: తాజా భద్రతా విధానాలు మరియు పద్ధతులపై ఎప్పటికప్పుడు తెలుసుకోవడానికి, వినియోగదారులు వార్షిక శిక్షణా సమావేశాలలో తప్పనిసరిగా పాల్గొనాలి.
• క్రమమైన సంభాషణ: వినియోగదారుల రోజువారీ కార్యకలాపాలలో భద్రతా పద్ధతులను ముందుండేలా చేయడానికి సంస్థ నిరంతర అప్‌డేట్‌లు, వార్తాలేఖలు లేదా రిమైండర్‌లను అందిస్తుంది.

4.8 సంఘటన ప్రతిస్పందన

ప్రమాదాలను తగ్గించడానికి భద్రతా సంఘటనలకు తక్షణ స్పందన చాలా కీలకం:

• తక్షణ నివేదిక: వినియోగదారులు తమ పరికరాలు పోవడం లేదా అనధికార యాక్సెస్ వంటి అనుమానిత లేదా వాస్తవ భద్రతా సంఘటనలను వెంటనే నియమిత భద్రతా అధికారికి లేదా ఐటి విభాగానికి నివేదించాలి.
• ఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళిక: స్థాపించబడిన సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళిక, భద్రతా ఉల్లంఘనలను పరిష్కరించడంలో మరియు తగ్గించడంలో సంస్థ చర్యలకు మార్గనిర్దేశం చేస్తుంది. ఈ ప్రణాళికలో నిగ్రహం, నిర్మూలన, పునరుద్ధరణ మరియు సంఘటన అనంతర విశ్లేషణ కోసం దశలు ఉంటాయి.
• సూచన అవసరాలు: ePHIకి సంబంధించిన ఉల్లంఘన జరిగిన సందర్భంలో, సంస్థ చట్టపరమైన మరియు నియంత్రణ అవసరాలకు అనుగుణంగా ప్రభావితమైన వ్యక్తులకు మరియు సంబంధిత అధికారులకు తెలియజేస్తుంది.

4.9 మూడవ పక్షం యాక్సెస్

భద్రతను కాపాడుకోవడానికి మూడవ పక్షం యాక్సెస్‌ను నిర్వహించడం చాలా అవసరం:

• వ్యాపార సహచరుల ఒప్పందాలు (BAAs): ePHIకి యాక్సెస్ అవసరమైన అన్ని థర్డ్-పార్టీ సంస్థలు, ఈ సమాచారాన్ని రక్షించడానికి తమ బాధ్యతలను వివరించే ఒక అధికారిక ఒప్పందాన్ని కుదుర్చుకోవాలి.
• సముచిత పరిశీలన ప్రక్రియ: ప్రాప్యతను మంజూరు చేయడానికి ముందు, అవసరమైన ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి, సంస్థ మూడవ పక్షం యొక్క భద్రతా పద్ధతులపై సమగ్ర మూల్యాంకనం నిర్వహిస్తుంది.
• నిరంతర పర్యవేక్షణ: సంస్థ భద్రతా అవసరాలకు సంబంధించిన మూడవ పక్షం యొక్క అనుపాలనను నిరంతరం పర్యవేక్షిస్తుంది.

4.10 డేటా బ్యాకప్ మరియు పునరుద్ధరణ

నిరంతర సంరక్షణకు ఇ-పిహెచ్‌ఐ లభ్యతను నిర్ధారించడం తప్పనిసరి:

• క్రమమైన డేటా బ్యాకప్‌లు: సిస్టమ్ వైఫల్యాలు, విపత్తులు, లేదా ఇతర ఊహించని సంఘటనల కారణంగా డేటా నష్టం జరగకుండా నివారించడానికి, సంస్థ ePHIని సురక్షితమైన ప్రదేశాలకు క్రమం తప్పకుండా బ్యాకప్ చేస్తుంది.
• బ్యాకప్‌ల భద్రమైన నిల్వ: బ్యాకప్ డేటాను, ప్రాథమిక సిస్టమ్‌లకు సమానమైన ఎన్‌క్రిప్షన్ మరియు యాక్సెస్ నియంత్రణలతో, సురక్షితంగా నిల్వ చేయాలి.
• పునరుద్ధరణ విధానాల పరీక్ష: డేటా నష్టం జరిగినప్పుడు, దానిని సమర్థవంతంగా మరియు కచ్చితంగా పునరుద్ధరించగలమని నిర్ధారించుకోవడానికి, బ్యాకప్ మరియు పునరుద్ధరణ విధానాల క్రమమైన పరీక్షలు నిర్వహించబడతాయి.

4.11 ఇ-పిహెచ్ఐ పారవేయడం

డేటా ఇకపై అవసరం లేన తర్వాత, అనధికారిక యాక్సెస్‌ను నివారించడానికి ePHIని సరిగ్గా పారవేయడం అవసరం:

• సురక్షితమైన తొలగింపు పద్ధతులు: ePHIని కలిగి ఉన్న ఎలక్ట్రానిక్ మీడియాను, డేటాను పునర్నిర్మించలేని విధంగా చేసే పద్ధతులైన డీగాసింగ్, ష్రెడ్డింగ్, లేదా సురక్షితమైన తొలగింపు కోసం ప్రత్యేక సాఫ్ట్‌వేర్ సాధనాలను ఉపయోగించి పారవేయాలి.
• వినియోగం యొక్క పత్రాలీకరణ: నిబద్ధతను మరియు జవాబుదారీతనాన్ని కొనసాగించడానికి, అన్ని పారవేసే ప్రక్రియలను తేదీ, పద్ధతి మరియు పాల్గొన్న సిబ్బందితో సహా పూర్తిగా డాక్యుమెంట్ చేయాలి.

5. బాధ్యతలు

5.1 కార్యక్రమ నిర్వహణ

ఈ విధానం యొక్క సమర్థవంతమైన అమలు మరియు అమలును నిర్ధారించే బాధ్యత ప్రోగ్రామ్ నిర్వహణకు ఉంది. ఇందులో భద్రతా చర్యలు మరియు శిక్షణా కార్యక్రమాల కోసం అవసరమైన వనరులను కేటాయించడం, అలాగే సంస్థ అంతటా నిబంధనల పాటింపు సంస్కృతిని మరియు భద్రతా అవగాహనను ప్రోత్సహించడం కూడా ఉంటాయి.

5.2 భద్రతా అధికారి

నియమించబడిన భద్రతా అధికారి అన్ని భద్రతా విధానాలు మరియు ప్రక్రియలకు అనుగుణంగా ఉండటాన్ని పర్యవేక్షించే బాధ్యతను కలిగి ఉంటారు. వారి విధులలో సంభావ్య బలహీనతలను గుర్తించడానికి క్రమం తప్పకుండా ప్రమాద అంచనాలు మరియు ఆడిట్‌లను నిర్వహించడం, భద్రతా ఉల్లంఘన జరిగినప్పుడు సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రయత్నాలను సమన్వయం చేయడం, మరియు భద్రతా పద్ధతులను ప్రభావితం చేయగల చట్టాలు మరియు సాంకేతికతలోని మార్పుల గురించి సమాచారం తెలుసుకుంటూ ఉండటం వంటివి ఉంటాయి.

5.3 వినియోగదారులు

ePHIకి యాక్సెస్ ఉన్న వినియోగదారులందరూ ఈ పత్రంలో వివరించిన భద్రతా విధానాలు మరియు ప్రక్రియలకు కచ్చితంగా కట్టుబడి ఉండాలి. వినియోగదారులు అప్రమత్తంగా ఉంటూ, ఏవైనా భద్రతా సంఘటనలు లేదా సంభావ్య బలహీనతలను వెంటనే సంస్థలోని సంబంధిత అధికారులకు నివేదించాలి.

6. అమలు

ఈ విధానాన్ని పాటించకపోవడం అనేది ఒక తీవ్రమైన విషయం, దాని ఫలితంగా క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడవచ్చు, ఇందులో ఉద్యోగం లేదా ఒప్పందాల రద్దు కూడా ఉండవచ్చు. అదనంగా, రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారాన్ని దుర్వినియోగం చేసే ఉల్లంఘనల కోసం వ్యక్తులు ఫెడరల్ లేదా రాష్ట్ర చట్టాల ప్రకారం చట్టపరమైన జరిమానాలను ఎదుర్కోవచ్చు.

7. సమీక్ష మరియు సవరణ

సంబంధిత నిబంధనలు లేదా సాంకేతికతలో గణనీయమైన మార్పులు జరిగినప్పుడు లేదా ఏటా ఈ విధానం అధికారిక సమీక్షకు లోబడి ఉంటుంది. ఈ సమీక్ష ప్రక్రియలో ప్రస్తుత భద్రతా చర్యల సమర్థతను అంచనా వేయడం మరియు కొత్త ముప్పులు లేదా నిబంధనల అవసరాలను తీర్చడానికి అవసరమైన నవీకరణలు చేయడం వంటివి ఉంటాయి.

8. ప్రస్తావనలు

• హిపా గోప్యతా నియమం: 45 CFR భాగం 160 మరియు భాగం 164 యొక్క ఉపభాగాలు A మరియు E, ఇవి వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన ఆరోగ్య సమాచారం యొక్క రక్షణ కోసం జాతీయ ప్రమాణాలను ఏర్పాటు చేస్తాయి.
• హిపా భద్రతా నియమం: 45 CFR భాగం 160 మరియు భాగం 164 యొక్క ఉపభాగాలు A మరియు C, ఇవి ఎలక్ట్రానిక్ రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం యొక్క భద్రతకు ప్రమాణాలను నిర్దేశిస్తాయి.
• కాలిఫోర్నియా వైద్య సమాచార గోప్యత చట్టం (CMIA): వైద్య సమాచారం యొక్క గోప్యత మరియు వెల్లడికి సంబంధించిన రాష్ట్ర చట్టం.
• జాతీయ ప్రమాణాల మరియు సాంకేతిక సంస్థ (NIST) మార్గదర్శకాలు: క్రిటికల్ ఇన్‌ఫ్రాస్ట్రక్చర్ సైబర్‌ సెక్యూరిటీని మెరుగుపరచడానికి ఒక ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను అందించే ఫెడరల్ మార్గదర్శకాలు.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ఉద్దేశ్యం, కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-క్యాల్ (CalAIM) ఎన్‌హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లో మీడియా మరియు పరికర నియంత్రణల భద్రతను నిర్ధారించడానికి సమగ్ర ప్రక్రియలు మరియు మార్గదర్శకాలను ఏర్పాటు చేయడం. ఈ విధానం యొక్క లక్ష్యం సున్నితమైన రోగి సమాచారాన్ని రక్షించడం, అన్ని సంబంధిత చట్టాలు మరియు నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉండటం, మరియు డేటా యొక్క ఏదైనా అనధికారిక యాక్సెస్, బహిర్గతం, మార్పు లేదా విధ్వంసాన్ని నివారించడం. ఈ మార్గదర్శకాలను అమలు చేయడం ద్వారా, మేము డేటా భద్రత మరియు సమగ్రత యొక్క అత్యున్నత ప్రమాణాలను పాటించడానికి ప్రయత్నిస్తాము, తద్వారా ఈ కార్యక్రమంలో పాల్గొన్న రోగులు, సిబ్బంది మరియు భాగస్వాములలో నమ్మకాన్ని పెంపొందిస్తాము.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌తో సంబంధం ఉన్న ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, కన్సల్టెంట్లు, తాత్కాలిక సిబ్బంది, మరియు సున్నితమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ఎలక్ట్రానిక్ లేదా భౌతిక మీడియా మరియు పరికరాలను నిర్వహించే లేదా యాక్సెస్ కలిగి ఉన్న ఏ ఇతర సిబ్బందితో సహా, కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాని వారందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇది రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI), వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII), లేదా కార్యక్రమానికి సంబంధించిన ఇతర సున్నితమైన డేటాను కలిగి ఉండగల మీడియా మరియు పరికరాల వాడకం, నిల్వ, రవాణా మరియు పారవేయడం వంటి అన్ని కార్యకలాపాలను కలిగి ఉంటుంది.

3. నిర్వచనాలు

• మీడియా: డేటాను నిల్వ చేసే ఏదైనా భౌతిక లేదా ఎలక్ట్రానిక్ నిల్వ పరికరాలను ఇది సూచిస్తుంది. వీటిలో హార్డ్ డ్రైవ్‌లు, USB డ్రైవ్‌లు, CDలు, DVDలు, మాగ్నెటిక్ టేపులు మరియు కాగితపు పత్రాలు ఉంటాయి. మీడియా పోర్టబుల్ లేదా ఫిక్స్‌డ్‌గా ఉండవచ్చు మరియు ఇది సమాచారాన్ని నిల్వ చేయడానికి, బదిలీ చేయడానికి లేదా ఆర్కైవ్ చేయడానికి ఉపయోగించబడుతుంది.
• పరికరాలు: డెస్క్‌టాప్ కంప్యూటర్లు, ల్యాప్‌టాప్‌లు, టాబ్లెట్‌లు, స్మార్ట్‌ఫోన్‌లు మరియు ప్రోగ్రామ్ డేటాను యాక్సెస్ చేయడానికి, ప్రాసెస్ చేయడానికి లేదా నిల్వ చేయడానికి ఉపయోగించే ఏవైనా ఇతర హార్డ్‌వేర్‌ వంటి ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలను ఇది కలిగి ఉంటుంది. ఈ పరికరాలు సంస్థ యాజమాన్యంలో ఉండవచ్చు లేదా మీ స్వంత పరికరాన్ని తీసుకురండి (BYOD) విధానం కింద ఉపయోగించడానికి అనుమతించబడవచ్చు.
• సున్నితమైన సమాచారం: గోప్యతా చట్టాలు మరియు నిబంధనల ద్వారా రక్షించబడిన ఏదైనా డేటా. ఇందులో, ఒక వ్యక్తి యొక్క ఆరోగ్య స్థితి లేదా ఆరోగ్య సంరక్షణ సేవలకు సంబంధించిన రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI), మరియు సామాజిక భద్రతా నంబర్లు, చిరునామాలు, మరియు ఆర్థిక సమాచారం వంటి ఒక వ్యక్తిని గుర్తించడానికి ఉపయోగపడే వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII) వంటివి ఉంటాయి, కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాదు.

4. విధాన ప్రకటనలు

CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లోని సున్నితమైన సమాచారం యొక్క భద్రతను నిర్ధారించడానికి, ఈ క్రింది సూత్రాలు స్థాపించబడ్డాయి:

• మీడియా మరియు పరికరాల భద్రత: అనధికార ప్రాప్యతను నివారించడానికి, సున్నితమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న అన్ని మీడియా మరియు పరికరాలను తగిన విధంగా భద్రపరచాలి. ఇందులో భౌతిక మరియు సాంకేతిక భద్రతా చర్యలు రెండింటినీ అమలు చేయడం ఉంటుంది.
• ఎన్‌క్రిప్షన్: సున్నితమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ నిల్వ మాధ్యమాలు మరియు పరికరాలు తప్పనిసరిగా ఆమోదించబడిన ఎన్‌క్రిప్షన్ పద్ధతులను ఉపయోగించాలి. డేటా సమగ్రత మరియు గోప్యతను పరిరక్షించడంలో ఎన్‌క్రిప్షన్ ఒక కీలకమైన రక్షణ పొరగా పనిచేస్తుంది.
• ప్రవేశ నిరోధం: మీడియా మరియు పరికరాలకు ప్రాప్యతను అధికారం పొందిన సిబ్బందికి మాత్రమే కఠినంగా పరిమితం చేయాలి. అతి తక్కువ ప్రత్యేక అధికారం (least privilege) అనే సూత్రం ఆధారంగా అధికార స్థాయిలను కేటాయించాలి, తద్వారా వ్యక్తులు వారి పాత్రకు అవసరమైన సమాచారానికి మాత్రమే ప్రాప్యత పొందుతారని నిర్ధారించాలి.
• సరైన పారవేయడం: ఇకపై ఉపయోగంలో లేని మీడియా మరియు పరికరాలను, డేటాను తిరిగి పొందే అవకాశం లేదా అనధికార యాక్సెస్ జరగకుండా నివారించడానికి, తగిన విధానాల ప్రకారం పారవేయాలి. ఇందులో సురక్షితమైన డేటా తొలగింపు మరియు భౌతిక విధ్వంసం పద్ధతులు ఉంటాయి.
• క్రమమైన ఆడిట్‌లు: ఈ విధానానికి నిరంతరంగా కట్టుబడి ఉన్నట్లు నిర్ధారించుకోవడానికి, క్రమం తప్పని తనిఖీలు మరియు మూల్యాంకనాలు నిర్వహించాలి. ఈ మూల్యాంకనాలు సంభావ్య బలహీనతలను మరియు మెరుగుదల అవసరమైన ప్రాంతాలను గుర్తించడంలో సహాయపడతాయి.

5. విధానాలు

5.1. మీడియా మరియు పరికరాల జాబితా

ప్రోగ్రామ్‌లో ఉపయోగించే అన్ని మీడియా మరియు పరికరాల యొక్క కచ్చితమైన మరియు తాజా జాబితాను తప్పనిసరిగా నిర్వహించాలి. ఈ జాబితాలో పరికరం రకం, సీరియల్ నంబర్లు, కేటాయించిన వినియోగదారులు మరియు నిల్వ చేయబడిన డేటా వర్గీకరణ వంటి వివరాలు ఉండాలి. మీడియా మరియు పరికరాలపై వాటిలో ఉన్న సమాచారం యొక్క సున్నితత్వ స్థాయిని సూచించడానికి సరైన లేబులింగ్ చాలా అవసరం, ఇది తగిన నిర్వహణ విధానాలను అమలు చేయడంలో సహాయపడుతుంది.

5.2. యాక్సెస్ నియంత్రణ

పరికరాలకు మరియు అవి నిల్వ చేసే సున్నితమైన సమాచారానికి ప్రాప్యతను పరిమితం చేయడానికి దృఢమైన ప్రామాణీకరణ విధానాలు ఉండాలి. ఇందులో బలమైన పాస్‌వర్డ్ విధానాలు, బయోమెట్రిక్ స్కాన్‌లు లేదా మల్టీ-ఫ్యాక్టర్ ప్రామాణీకరణ పద్ధతులను అమలు చేయడం వంటివి ఉంటాయి. ఉద్యోగ బాధ్యతల ఆధారంగా యాక్సెస్ హక్కులను కేటాయించాలి మరియు పాత్రలు లేదా ఉద్యోగ స్థితిలో ఏవైనా మార్పులను సర్దుబాటు చేయడానికి వాటిని క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించాలి. అనధికారిక యాక్సెస్ ప్రయత్నాలను లాగ్ చేసి, వెంటనే దర్యాప్తు చేయాలి.

5.3. ఎన్‌క్రిప్షన్

ఎలక్ట్రానిక్ మీడియా మరియు పరికరాలలో నిల్వ చేయబడిన అన్ని సున్నితమైన డేటా కోసం ఆమోదించబడిన ఎన్‌క్రిప్షన్ టెక్నాలజీలను తప్పనిసరిగా ఉపయోగించాలి. డేటా యొక్క అనధికారిక డీక్రిప్షన్‌ను నివారించడానికి, ఎన్‌క్రిప్షన్ కీలను సురక్షితంగా నిర్వహించాలి మరియు వాటికి పరిమిత యాక్సెస్ మాత్రమే ఉండాలి. ఎన్‌క్రిప్షన్ ప్రక్రియ యొక్క సమగ్రతను కాపాడటానికి, కీ జనరేషన్, పంపిణీ, నిల్వ, రొటేషన్, మరియు విధ్వంసం కోసం విధానాలను ఏర్పాటు చేయాలి.

5.4. భౌతిక భద్రత

మీడియా మరియు పరికరాలకు అనధికారిక ప్రాప్యతను నివారించడంలో భౌతిక భద్రతా చర్యలు చాలా కీలకం. అన్ని భౌతిక మీడియాను తాళం వేసిన క్యాబినెట్‌లలో లేదా కీకార్డ్‌లు లేదా బయోమెట్రిక్ స్కానర్‌ల వంటి నియంత్రిత ప్రాప్యత చర్యలతో కూడిన సురక్షిత గదులలో నిల్వ చేయాలి. పరికరాలను అసురక్షిత ప్రాంతాలలో ఎప్పుడూ పర్యవేక్షణ లేకుండా వదిలివేయకూడదు. సున్నితమైన సమాచారం అందుబాటులో ఉన్న ప్రాంతాలలో సందర్శకులను తోడుగా తీసుకువెళ్లాలి మరియు సందర్శకుల ప్రాప్యత యొక్క లాగ్‌ను నిర్వహించాలి.

5.5. మీడియా మరియు పరికరాల రవాణా

సెన్సిటివ్ సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న మీడియా లేదా పరికరాలను రవాణా చేసేటప్పుడు, వాటిని నష్టం లేదా దొంగతనం నుండి రక్షించడానికి సురక్షితమైన పద్ధతులను ఉపయోగించాలి. భౌతిక మీడియాను తాళం వేసిన కంటైనర్లలో ఉంచాలి, మరియు ఎలక్ట్రానిక్ డేటా బదిలీలను ఎండ్-టు-ఎండ్ ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయాలి. సురక్షిత ప్రాంతాల నుండి తొలగించబడిన అన్ని మీడియా మరియు పరికరాల కోసం, తేదీ, సమయం, తొలగింపు యొక్క ప్రయోజనం, మరియు రవాణాలో పాల్గొన్న సిబ్బందిని నమోదు చేస్తూ ఒక వివరణాత్మక లాగ్‌ను ఉంచాలి.

5.6. పారవేయడం మరియు విధ్వంసం

పారవేయడానికి ముందు, డీగాసింగ్ లేదా ఓవర్‌రైటింగ్ వంటి ఆమోదించబడిన డేటా శానిటైజేషన్ పద్ధతులను ఉపయోగించి, ఎలక్ట్రానిక్ మీడియా మరియు పరికరాల నుండి మొత్తం డేటాను తిరిగి పునరుద్ధరించలేని విధంగా తొలగించాలి. సున్నితమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న భౌతిక మీడియా విషయంలో, డేటాను పునర్నిర్మించలేని విధంగా నిర్ధారించడానికి ష్రెడ్డింగ్, దహనం, లేదా పల్వరైజేషన్ వంటి పద్ధతులను ఉపయోగించాలి. పారవేయడం మరియు నాశనం చేయడం వంటి అన్ని కార్యకలాపాల రికార్డులను, నాశనం చేయబడిన వస్తువుల వివరాలు, ఉపయోగించిన పద్ధతులు, మరియు ఈ ప్రక్రియలో పాల్గొన్న సిబ్బందితో సహా, చాలా జాగ్రత్తగా నిర్వహించాలి.

5.7. సంఘటన నివేదిక

మీడియా లేదా పరికరాల నష్టం, దొంగతనం, లేదా అనధికారిక యాక్సెస్ వంటి ఏవైనా సంఘటనలను తప్పనిసరిగా నియమిత భద్రతా అధికారికి వెంటనే నివేదించాలి. సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళికను ప్రారంభించడానికి తక్షణ నివేదిక చాలా అవసరం, ఇందులో నియంత్రణ, నిర్మూలన, పునరుద్ధరణ, మరియు అవసరమైతే ప్రభావితమైన పార్టీలకు కమ్యూనికేషన్ కోసం చర్యలు ఉంటాయి. ఉద్యోగులకు సంభావ్య భద్రతా సంఘటనలను గుర్తించడానికి మరియు సకాలంలో నివేదించడం యొక్క ప్రాముఖ్యతను అర్థం చేసుకోవడానికి శిక్షణ ఇవ్వాలి.

5.8. శిక్షణ మరియు అవగాహన

మీడియా మరియు పరికర భద్రతా పద్ధతులపై సిబ్బంది అందరికీ అవగాహన కల్పించడానికి క్రమం తప్పని శిక్షణా సమావేశాలు నిర్వహించాలి. ఈ శిక్షణలో ఫిషింగ్ ప్రయత్నాలను గుర్తించడం, సున్నితమైన సమాచారాన్ని సరిగ్గా నిర్వహించడం, మరియు ఈ విధానంలో వివరించిన విధానాల వంటి అంశాలను చేర్చాలి. సాంకేతికత మరియు భద్రతా ముప్పులు అభివృద్ధి చెందుతున్న కొద్దీ, తాజా ఉత్తమ పద్ధతులను ప్రతిబింబించేలా శిక్షణా మెటీరియల్‌లను నవీకరించాలి. మూల్యాంకనాలు లేదా అంచనాల ద్వారా ఉద్యోగుల అవగాహనను క్రమానుగతంగా అంచనా వేయాలి.

6. పాత్రలు మరియు బాధ్యతలు

• కార్యక్రమ నిర్వాహకుడు: ఈ విధానానికి సంబంధించి మొత్తం మీద అనుగుణంగా ఉండేలా చూడటం ప్రోగ్రామ్ మేనేజర్ బాధ్యత. దీని అమలుకు అవసరమైన వనరులను కేటాయించడం, భద్రతా అవగాహన సంస్కృతిని పెంపొందించడం, మరియు నిబంధనలకు విరుద్ధంగా ఉన్న ఏవైనా సమస్యలను పరిష్కరించడం ఇందులో ఉంటాయి.
• భద్రతా అధికారి: భద్రతా అధికారి మీడియా మరియు పరికరాలకు సంబంధించిన భద్రతా చర్యలను పర్యవేక్షిస్తారు. వారి బాధ్యతలలో క్రమమైన ఆడిట్‌లను నిర్వహించడం, సంఘటనలకు ప్రతిస్పందనలను నిర్వహించడం, భద్రతా ప్రోటోకాల్‌లను నవీకరించడం, మరియు సిబ్బందికి భద్రతా విషయాలపై మార్గదర్శకత్వం అందించడం వంటివి ఉంటాయి.
• ఉద్యోగులు మరియు సిబ్బంది: ఈ విధానంలో వివరించిన మార్గదర్శకాలు మరియు విధానాలను సిబ్బంది అందరూ కచ్చితంగా పాటించాలి. వారికి అప్పగించిన మీడియా మరియు పరికరాలను రక్షించడం, ఏదైనా భద్రతా సంఘటనలు లేదా ఆందోళనలను వెంటనే నివేదించడం, మరియు అవసరమైన శిక్షణా కార్యక్రమాలలో పాల్గొనడం వారి బాధ్యత.

7. అనుసరణ మరియు అమలు

CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌తో సంబంధం ఉన్న సిబ్బంది అందరికీ ఈ విధానానికి కట్టుబడి ఉండటం తప్పనిసరి. దీనికి అనుగుణంగా లేకపోతే క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడతాయి, వీటిలో అదనపు శిక్షణ మరియు హెచ్చరికల నుండి ఉద్యోగం లేదా ఒప్పందాల రద్దు వరకు ఉండవచ్చు. ఉల్లంఘనలు చట్టాలు లేదా నిబంధనల ఉల్లంఘనలతో కూడిన సందర్భాలలో, చట్టపరమైన చర్యలు తీసుకోబడవచ్చు. క్రమమైన అనుగుణ్యత తనిఖీలు నిర్వహించబడతాయి, మరియు గుర్తించబడిన ఏవైనా లోపాలను తక్షణమే సరిదిద్దాలి.

8. సమీక్ష మరియు సవరణ

సాంకేతికత, నియంత్రణ అవసరాలు, లేదా సంస్థాగత నిర్మాణంలో గణనీయమైన మార్పులు జరిగినప్పుడు, లేదా కనీసం సంవత్సరానికి ఒకసారి ఈ విధానం క్షుణ్ణంగా సమీక్షించబడుతుంది. విధానం సమర్థవంతంగా మరియు సంబంధితంగా ఉండేలా చూసుకోవడానికి అవసరమైన మార్పులు చేయబడతాయి. అన్ని నవీకరణలు సంబంధిత సిబ్బందికి తెలియజేయబడతాయి, మరియు శిక్షణా మెటీరియల్స్ తదనుగుణంగా సర్దుబాటు చేయబడతాయి. విధానం యొక్క సమర్థతను మెరుగుపరచడానికి సిబ్బంది నుండి అభిప్రాయం ప్రోత్సహించబడుతుంది.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ప్రాథమిక లక్ష్యం, CalAIM మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లోని వర్క్‌స్టేషన్‌లను రక్షించే భౌతిక భద్రతా చర్యల కోసం సమగ్ర అవసరాలను ఏర్పాటు చేయడం. ఎలక్ట్రానిక్ ప్రొటెక్టెడ్ హెల్త్ ఇన్ఫర్మేషన్ (ePHI)తో సహా సున్నితమైన సమాచారం యొక్క అనధికార యాక్సెస్, దొంగతనం, నష్టం లేదా కోల్పోవడాన్ని నివారించడానికి ఈ భద్రతా చర్యలు చాలా అవసరం. ఈ చర్యలను అమలు చేయడం ద్వారా, వర్తించే ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర నిబంధనలకు అనుగుణంగా, సున్నితమైన డేటా యొక్క గోప్యత, సమగ్రత మరియు లభ్యతను కాపాడటానికి మేము కృషి చేస్తాము.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్ సౌకర్యాలలోని వర్క్‌స్టేషన్‌లకు యాక్సెస్ ఉన్న ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు మరియు ఇతర వ్యక్తులందరికీ సార్వత్రికంగా వర్తిస్తుంది. ఇది కార్యాలయాలు, సమావేశ గదులు మరియు ప్రోగ్రామ్‌కు సంబంధించిన రిమోట్ వర్క్ వాతావరణాలతో సహా, వర్క్‌స్టేషన్‌లను ఉపయోగించే లేదా నిల్వ చేసే అన్ని భౌతిక ప్రదేశాలను కవర్ చేస్తుంది.

3. నిర్వచనాలు

• వర్క్‌స్టేషన్: డెస్క్‌టాప్ కంప్యూటర్, ల్యాప్‌టాప్, టాబ్లెట్ లేదా అలాంటి ఇతర ఎలక్ట్రానిక్ పరికరం వంటి ఏదైనా ఎలక్ట్రానిక్ కంప్యూటింగ్ పరికరం, దాని సమీప పరిసరాల్లో నిల్వ చేయబడిన ఎలక్ట్రానిక్ మీడియాతో కలిసి. డేటాను ప్రాసెస్ చేయడం, నిల్వ చేయడం లేదా ప్రసారం చేయడం వంటి పనులను నిర్వహించే ఏదైనా పరికరం దీనిలో ఉంటుంది.
• భౌతిక భద్రతా చర్యలు: ఎలక్ట్రానిక్ సమాచార వ్యవస్థలను, వాటికి సంబంధించిన భవనాలు మరియు పరికరాలను సహజ మరియు పర్యావరణ ప్రమాదాల నుండి, అలాగే అనధికారిక చొరబాటు నుండి రక్షించడానికి అమలు చేయబడిన భౌతిక చర్యలు, విధానాలు మరియు ప్రక్రియలు. ఈ రక్షణ చర్యలు అనధికారిక వ్యక్తులు పరికరాలు మరియు సౌకర్యాలకు భౌతికంగా ప్రాప్యత పొందకుండా నిరోధించడానికి రూపొందించబడ్డాయి.

4. విధాన ప్రకటనలు

4.1 వర్క్‌స్టేషన్‌ల భద్రతాపూర్వక స్థానం

అనధికార వ్యక్తులు వాటిని చూడకుండా లేదా యాక్సెస్ చేయకుండా నిరోధించడానికి, అన్ని వర్క్‌స్టేషన్‌లు నియంత్రిత ప్రవేశంతో కూడిన సురక్షిత ప్రాంతాలలో ఉండాలి. దీని అర్థం, వర్క్‌స్టేషన్‌లు ప్రజలకు అందుబాటులో ఉండే ప్రదేశాలకు దూరంగా ఉండాలి మరియు దారిలో వెళ్లేవారికి సులభంగా కనిపించకూడదు లేదా చేరుకోగలిగేలా ఉండకూడదు. ఉదాహరణకు, తగిన భద్రతా చర్యలు తీసుకోకపోతే, రిసెప్షన్ డెస్క్‌లు, హాలులు లేదా సమావేశ గదుల దగ్గర వర్క్‌స్టేషన్‌లను పెట్టడం నిరుత్సాహపరచబడుతుంది. పని స్టేషన్లను అటువంటి ప్రదేశాలలో ఉంచాల్సి వస్తే, స్క్రీన్‌లపై ప్రదర్శించబడే సున్నితమైన సమాచారాన్ని భద్రపరచడానికి ప్రైవసీ స్క్రీన్‌లు, భౌతిక అడ్డంకులు లేదా పర్యవేక్షిత యాక్సెస్ వంటి అదనపు రక్షణ చర్యలను అమలు చేయాలి.

4.2 ప్రాప్యత నియంత్రణ

వర్క్‌స్టేషన్‌లు ఉన్న ప్రాంతాలకు ప్రవేశం కేవలం అధికారం ఉన్న సిబ్బందికి మాత్రమే పరిమితం చేయాలి. సరైన అధికారం ఉన్న వ్యక్తులు మాత్రమే ఈ ప్రాంతాలలోకి ప్రవేశించగలరని నిర్ధారించుకోవడానికి, తాళం వేసిన తలుపులు, యాక్సెస్ బ్యాడ్జీలు లేదా బయోమెట్రిక్ వ్యవస్థల వంటి భౌతిక ప్రవేశ నియంత్రణలను అమలు చేయడం ఇందులో భాగం. వర్క్‌స్టేషన్‌లు ఉన్న ప్రాంతాలలో ఉన్నప్పుడు, సందర్శకులు లేదా ఏదైనా అనధికార వ్యక్తులు తప్పనిసరిగా అధికారం ఉన్న సిబ్బందితో పాటు ఉండాలి. ఈ తోడు ఇచ్చే విధానం సున్నితమైన సమాచారానికి అనధికార ప్రవేశాన్ని నివారించడంలో సహాయపడుతుంది మరియు సందర్శకులు అనుకోకుండా భద్రతా నిబంధనలను ఉల్లంఘించకుండా చూస్తుంది.

4.3 భౌతిక భద్రతా చర్యలు

దొంగతనం లేదా అనధికారిక తొలగింపు నుండి వర్క్‌స్టేషన్‌లను రక్షించడానికి, భౌతిక భద్రతా చర్యలను ఉపయోగించాలి. ఇందులో పరికరాలు పర్యవేక్షణ లేకుండా ఉన్నప్పుడు వాటిని సురక్షితం చేయడానికి భౌతిక లాక్‌లు, భద్రతా కేబుల్స్ లేదా ఎన్‌క్లోజర్‌లను ఉపయోగించడం వంటివి ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, ల్యాప్‌టాప్‌లను భద్రతా కేబుల్స్ ఉపయోగించి డెస్క్‌లకు లాక్ చేయాలి మరియు డెస్క్‌టాప్‌లను సులభంగా తొలగించకుండా నిరోధించడానికి స్థిరపరచాలి. పంచుకునే లేదా భద్రత లేని ప్రదేశాలలో ఈ చర్యలు ప్రత్యేకంగా చాలా కీలకమైనవి. అదనంగా, సర్వర్ గదులు మరియు కీలక మౌలిక సదుపాయాలు ఉన్న ప్రాంతాలలో అనధికార ప్రవేశాన్ని నిరోధించడానికి మరియు పర్యవేక్షణ సామర్థ్యాలను అందించడానికి, నిఘా కెమెరాలు మరియు అలారం వ్యవస్థల వంటి మెరుగైన భద్రతా చర్యలు ఉండాలి.

4.4 స్క్రీన్ రక్షణ

మోనిటర్లపై ప్రదర్శించబడే సున్నితమైన సమాచారాన్ని అనధికారికంగా చూడకుండా నిరోధించడానికి, ప్రైవసీ స్క్రీన్‌లు లేదా ఫిల్టర్‌లను ఉపయోగించాలి. ఈ పరికరాలు స్క్రీన్ యొక్క వీక్షణ కోణాన్ని పరిమితం చేస్తాయి, దీనివల్ల దగ్గరలో ఉన్న వ్యక్తులు నేరుగా దాని ముందు ఉన్నట్లయితే తప్ప డిస్‌ప్లేను చదవడం కష్టమవుతుంది. అంతేకాకుండా, అన్ని వర్క్‌స్టేషన్‌లు ఐదు నిమిషాల మించని నిష్క్రియాత్మక సమయం తర్వాత స్వయంచాలకంగా లాక్ అయ్యేలా కాన్ఫిగర్ చేయాలి. ఈ స్వయంచాలక లాకింగ్ విధానం, ఒకవేళ ఉద్యోగి తన వర్క్‌స్టేషన్ నుండి దూరంగా వెళితే, అనధికారిక వ్యక్తులు దానిని యాక్సెస్ చేయకుండా నిరోధిస్తుందని నిర్ధారిస్తుంది. ఉద్యోగులు తమ వర్క్‌స్టేషన్‌లను కొద్దిసేపు కూడా పర్యవేక్షణ లేకుండా వదిలి వెళ్ళేటప్పుడు, వాటి స్క్రీన్‌లను మాన్యువల్‌గా లాక్ చేయమని కూడా ప్రోత్సహించబడుతున్నారు.

4.5 శుభ్రమైన డెస్క్ విధానం

వినియోగంలో లేనప్పుడు అన్ని సున్నితమైన పత్రాలు మరియు వస్తువులు సురక్షితంగా నిల్వ చేయబడ్డాయని నిర్ధారించుకోవడానికి క్లీన్ డెస్క్ విధానాన్ని తప్పనిసరిగా అమలు చేయాలి. ఉద్యోగులు ప్రతి పని దినం చివరిలో తమ వర్క్‌స్టేషన్‌ల నుండి అన్ని సున్నితమైన పత్రాలను తొలగించి, వాటిని తాళం వేసిన డ్రాయర్‌లు లేదా క్యాబినెట్‌లలో నిల్వ చేయాలి. ఇందులో నోట్స్, ప్రింటౌట్‌లు, పోర్టబుల్ స్టోరేజ్ పరికరాలు మరియు గోప్యమైన సమాచారం ఉన్న ఏవైనా ఇతర వస్తువులు ఉంటాయి. వర్క్‌స్టేషన్‌లను సున్నితమైన వస్తువుల నుండి స్పష్టంగా ఉంచడం ద్వారా, మేము అనధికారిక యాక్సెస్ ప్రమాదాన్ని తగ్గించి, వృత్తిపరమైన పని వాతావరణాన్ని కొనసాగిస్తాము. వైట్‌బోర్డ్‌లు మరియు బులెటిన్ బోర్డులపై సున్నితమైన సమాచారం ప్రదర్శించబడకుండా ఉద్యోగులు కూడా నిర్ధారించుకోవాలి.

4.6 పర్యావరణ నియంత్రణలు

వర్క్‌స్టేషన్‌లను నీరు లీక్ అవ్వడం, అధిక వేడి, ధూళి మరియు విద్యుత్ సర్జ్‌ల వంటి పర్యావరణ ప్రమాదాల నుండి కాపాడుకోవాలి. దీనిలో భాగంగా, ఎయిర్ కండిషనింగ్ యూనిట్ల కింద లేదా వర్షం పడినప్పుడు లీక్ అయ్యే అవకాశం ఉన్న కిటికీల దగ్గర వంటి, ద్రవాలు చిందే లేదా లీక్ అయ్యే ప్రదేశాలకు దూరంగా పరికరాలను ఉంచాలి. విద్యుత్ సర్జ్‌లు మరియు విద్యుత్ అంతరాయాల నుండి రక్షించడానికి సర్జ్ ప్రొటెక్టర్లు మరియు ఇంటర్‌రప్టబుల్ పవర్ సప్లైలను (UPS) ఉపయోగించాలి. అదనంగా, పరికరాలకు నష్టం కలిగించే లేదా డేటా నష్టానికి దారితీసే ప్రమాదకరమైన ఒలికిపోవడాన్ని నివారించడానికి, ఉద్యోగులు వర్క్‌స్టేషన్‌ల దగ్గర ఆహారం మరియు పానీయాలు తీసుకోవడం మానుకోవాలి.

4.7 పరికరాల పారవేయడం

సున్నితమైన సమాచారం అనుకోకుండా బయటకు పొక్కకుండా చూసుకోవడానికి, అన్ని ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలను పారవేయడానికి లేదా తిరిగి ఉపయోగించడానికి ముందు సరైన డేటా శానిటైజేషన్ ప్రక్రియలకు లోనుచేయాలి. ఇందులో పరిశ్రమలోని ఉత్తమ పద్ధతులు మరియు నియంత్రణ అవసరాలకు అనుగుణంగా డేటా నిల్వ మాధ్యమాలను సురక్షితంగా తుడిచివేయడం లేదా నాశనం చేయడం వంటివి ఉంటాయి. పరికరాలను సాధారణ చెత్త డబ్బాలలో పారవేయకూడదు, కానీ వాటిని పర్యావరణపరంగా బాధ్యతాయుతమైన రీసైక్లింగ్ పద్ధతులను అనుసరించి, మరియు మీడియా శానిటైజేషన్ పై నేషనల్ ఇన్స్టిట్యూట్ ఆఫ్ స్టాండర్డ్స్ అండ్ టెక్నాలజీ (NIST) మార్గదర్శకాల వంటి వర్తించే నిబంధనలకు అనుగుణంగా పారవేయాలి.

4.8 నివేదించడం మరియు ప్రతిస్పందన

వర్క్‌స్టేషన్‌ల దొంగతనం, నష్టం, లేదా అనధికారిక యాక్సెస్ జరిగినప్పుడు, అటువంటి సంఘటనలను సెక్యూరిటీ ఆఫీసర్ లేదా ఐటి విభాగం వంటి నిర్దేశిత విభాగానికి తక్షణమే నివేదించడం తప్పనిసరి. తక్షణ నివేదిక, సున్నితమైన డేటాకు అనధికారిక యాక్సెస్‌తో సహా సంభావ్య ప్రమాదాలను తగ్గించడానికి త్వరిత చర్యలు తీసుకోవడానికి వీలు కల్పిస్తుంది. వర్క్‌స్టేషన్‌లకు సంబంధించిన భద్రతా ఉల్లంఘనలను పరిష్కరించడానికి ఒక సంఘటన ప్రతిస్పందన ప్రణాళిక ఉండాలి. ఈ ప్రణాళికలో సంఘటనలకు ప్రతిస్పందించడానికి నిర్దిష్ట విధానాలు ఉండాలి, వీటిలో నియంత్రణ, నిర్మూలన, పునరుద్ధరణ మరియు నోటిఫికేషన్ దశలు ఉంటాయి. అన్ని ఉద్యోగులకు సంఘటన ప్రతిస్పందన విధానాలపై అవగాహన ఉండేలా చూసుకోవడానికి, క్రమం తప్పకుండా డ్రిల్స్ మరియు శిక్షణ నిర్వహించాలి.

5. బాధ్యతలు

5.1 ఉద్యోగులు మరియు అధికారం పొందిన వినియోగదారులు

ఈ పత్రంలో వివరించిన అన్ని భౌతిక భద్రతా విధానాలు మరియు విధానాలను పాటించవలసిన బాధ్యత ఉద్యోగులు మరియు అధికారం పొందిన వినియోగదారులది. వారు వర్క్‌స్టేషన్‌లను మరియు సున్నితమైన సమాచారాన్ని అనధికార యాక్సెస్ నుండి రక్షించడంలో అప్రమత్తంగా ఉండాలి. ఇందులో పరికరాలను భద్రపరచడానికి ఉత్తమ పద్ధతులను అనుసరించడం వంటివి ఉంటాయి, ఉదాహరణకు ఉపయోగంలో లేనప్పుడు స్క్రీన్‌లను లాక్ చేయడం మరియు ప్రయాణించేటప్పుడు పోర్టబుల్ పరికరాలను భద్రపరచడం. అదనంగా, సకాలంలో జోక్యం చేసుకోవడానికి వీలుగా, ఏవైనా అనుమానాస్పద కార్యకలాపాలు, భద్రతా సంఘటనలు, లేదా సంభావ్య బలహీనతలను ఉద్యోగులు తక్షణమే సంబంధిత అధికారులకు నివేదించాలి.

5.2 నిర్వహణ

ఈ విధానం గురించి తమ బృందాలకు పూర్తిగా తెలియజేయడం మరియు దాని అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉండేలా చూసే బాధ్యత యాజమాన్యంపై ఉంది. భౌతిక భద్రత యొక్క ప్రాముఖ్యత గురించి మరియు వారు అమలు చేయవలసిన నిర్దిష్ట చర్యల గురించి ఉద్యోగులకు అవగాహన కల్పించడానికి వారు శిక్షణ మరియు అవగాహన కార్యక్రమాలను సులభతరం చేయాలి. మేనేజర్లు కూడా స్వయంగా విధానాన్ని కఠినంగా పాటిస్తూ, తమ బృందాలలో భద్రతా సంస్కృతిని పెంపొందించడం ద్వారా ఆదర్శంగా నిలవాలి. ఏవైనా నిబంధనల ఉల్లంఘన సమస్యలను పరిష్కరించడం మరియు అవసరమైన భద్రతా చర్యలను అమలు చేయడానికి అవసరమైన వనరులను అందించడం వారి బాధ్యత.

5.3 భద్రతా అధికారి/ఐటి విభాగం

సంస్థ అంతటా భౌతిక భద్రతా చర్యల అమలును పర్యవేక్షించే బాధ్యతను భద్రతా అధికారి మరియు ఐటి విభాగానికి అప్పగించారు. భౌతిక భద్రతకు సంబంధించిన విధానాలు మరియు ప్రక్రియలను అభివృద్ధి చేయడం మరియు నిర్వహించడం, అలాగే ఈ విధానాలు తాజా నియంత్రణ అవసరాలు మరియు పరిశ్రమలోని ఉత్తమ పద్ధతులకు అనుగుణంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించడం వారి బాధ్యత. నియమాలను పాటించడాన్ని మూల్యాంకనం చేయడానికి మరియు మెరుగుదల కోసం ప్రాంతాలను గుర్తించడానికి క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్‌లు మరియు అంచనాలు నిర్వహించాలి. భద్రతా సంఘటన జరిగినప్పుడు, భద్రతా అధికారి మరియు ఐటి విభాగం దర్యాప్తు, నివారణ, మరియు సంబంధిత భాగస్వాములతో సంప్రదింపులతో సహా ప్రతిస్పందన ప్రయత్నాలను సమన్వయం చేస్తాయి.

6. అనుగుణ్యత

ఈ విధానానికి కట్టుబడి ఉండటం ఉద్యోగులు మరియు అనుబంధ సిబ్బంది అందరికీ తప్పనిసరి. దీనికి అనుగుణంగా లేకపోతే క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడతాయి, వీటిలో ఉద్యోగం లేదా ఒప్పందాల రద్దు కూడా ఉండవచ్చు. సంస్థ యొక్క భద్రతా వైఖరి యొక్క సమగ్రతను కాపాడటానికి మరియు చట్టపరమైన బాధ్యతలను పాటించడానికి ఇటువంటి చర్యలు అవసరం. అదనంగా, హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) మరియు కాలిఫోర్నియా కాన్ఫిడెన్షియాలిటీ ఆఫ్ మెడికల్ ఇన్ఫర్మేషన్ యాక్ట్ (CMIA) ద్వారా నిర్దేశించబడిన వాటితో సహా, వర్తించే ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాల ప్రకారం వ్యక్తులు చట్టపరమైన జరిమానాలను ఎదుర్కోవచ్చు. సున్నితమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి మరియు మేము సేవ చేసే వ్యక్తుల నమ్మకాన్ని నిలుపుకోవడానికి ఈ విధానాన్ని అమలు చేయడానికి సంస్థ కట్టుబడి ఉంది.

7. ప్రస్తావనలు

ఈ విధానం అనేక కీలక నిబంధనలు మరియు మార్గదర్శకాలచే మార్గనిర్దేశం చేయబడింది:

• ఆరోగ్య బీమా బదిలీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA), 45 CFR భాగం 164: ఎలక్ట్రానిక్ రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం యొక్క భద్రత కోసం జాతీయ ప్రమాణాలను స్థాపిస్తుంది.
• కాలిఫోర్నియా వైద్య సమాచార గోప్యత చట్టం (CMIA): కాలిఫోర్నియాలో వైద్య సమాచారం యొక్క గోప్యత మరియు వెల్లడిని నియంత్రిస్తుంది.
• CalAIM ECM & CS కార్యక్రమ మార్గదర్శకాలు: మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ ప్రోగ్రామ్ కోసం నిర్దిష్ట మార్గదర్శకాలు మరియు ఉత్తమ పద్ధతులను అందిస్తుంది.

ఈ సూచనలు మా భౌతిక భద్రతా చర్యలకు పునాదిగా పనిచేస్తాయి మరియు మా విధానాలు చట్టపరమైన మరియు నియంత్రణ అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉన్నాయని నిర్ధారిస్తాయి.

8. సమీక్ష మరియు సవరణ

నియంత్రణలలో మార్పులు, సాంకేతిక పురోగతి, లేదా సంస్థాగత పద్ధతులకు అనుగుణంగా ఈ విధానాన్ని వార్షికంగా లేదా అవసరమైనప్పుడు అధికారిక సమీక్షకు గురిచేయాలి. ఈ సమీక్ష ప్రక్రియలో ప్రస్తుత భద్రతా చర్యల సమర్థతను మూల్యాంకనం చేయడం, అనుపాలన స్థాయిలను అంచనా వేయడం, మరియు గుర్తించిన లోపాలు లేదా ఉద్భవిస్తున్న ముప్పులను పరిష్కరించడానికి విధానాన్ని నవీకరించడం వంటివి ఉంటాయి. నిరంతర అనుపాలన మరియు అవగాహనను నిర్ధారించడానికి, అన్ని సవరణలను నియమిత అధికారి ఆమోదించాలి మరియు వాటిని ఉద్యోగులందరికీ మరియు సంబంధిత భాగస్వాములకు తెలియజేయాలి.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ఉద్దేశ్యం, సంస్థలో మౌఖిక, వ్రాతపూర్వక, మరియు ఎలక్ట్రానిక్ గోప్యమైన సమాచారాన్ని భద్రపరచడానికి సమగ్ర మార్గదర్శకాలను ఏర్పాటు చేయడం, ముఖ్యంగా కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-కాల్ (CalAIM) ఎన్‌హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌కు సంబంధించినది. ఈ విధానాన్ని అమలు చేయడం ద్వారా, ఆరోగ్య బీమా పోర్టబిలిటీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA)తో సహా అన్ని సంబంధిత ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు అనుగుణంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడం, మరియు అన్ని సున్నితమైన సమాచారం కోసం అత్యున్నత ప్రమాణాల సమగ్రత మరియు గోప్యతను నిర్వహించడం ఈ సంస్థ లక్ష్యంగా పెట్టుకుంది.

2. పరిధి

ఈ విధానం సంస్థతో సంబంధం ఉన్న ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు, ఇంటర్న్‌లు మరియు CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌కు సంబంధించిన గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్ ఉన్న ఏ ఇతర వ్యక్తులతో సహా అందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇది మౌఖిక, వ్రాతపూర్వక మరియు ఎలక్ట్రానిక్ రూపాలలో ఉండే గోప్యమైన సమాచారం అన్నింటినీ పరిధిలోకి తీసుకుంటుంది మరియు ఈ సమాచారాన్ని అనధికారిక యాక్సెస్, వినియోగం, బహిర్గతం, మార్పు లేదా విధ్వంసం నుండి రక్షించడంలో అన్ని పక్షాల బాధ్యతలను వివరిస్తుంది.

3. నిర్వచనాలు

గోప్యమైన సమాచారం అంటే వ్యక్తిగత, సున్నితమైన, లేదా యాజమాన్య సంబంధితమైన ఏదైనా డేటా లేదా సమాచారం. ఇందులో రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI), వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII), ఆర్థిక రికార్డులు, మరియు యాజమాన్య సంబంధిత ఏదైనా సంస్థాగత సమాచారం వంటివి ఉంటాయి, కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాదు. PHI అంటే ఒక వ్యక్తి యొక్క ఆరోగ్య స్థితి, ఆరోగ్య సంరక్షణ అందించడం, లేదా ఆరోగ్య సంరక్షణ కోసం చెల్లింపుకు సంబంధించిన ఏదైనా సమాచారం, దానిని ఒక నిర్దిష్ట వ్యక్తికి అనుసంధానించవచ్చు. ఎలక్ట్రానిక్ ప్రొటెక్టెడ్ హెల్త్ ఇన్ఫర్మేషన్ (ePHI) అంటే ఎలక్ట్రానిక్‌గా సృష్టించబడిన, నిల్వ చేయబడిన, ప్రసారం చేయబడిన లేదా స్వీకరించబడిన PHI. సంస్థ కోసం పనిని నిర్వర్తించేటప్పుడు, వారి ప్రవర్తన సంస్థ యొక్క ప్రత్యక్ష నియంత్రణలో ఉండే ఉద్యోగులు, వాలంటీర్లు, శిక్షణార్థులు మరియు ఇతర వ్యక్తులను వర్క్‌ఫోర్స్ సభ్యులుగా నిర్వచిస్తారు, వారు సంస్థచే వేతనం పొందుతున్నా లేదా లేదా అనే దానితో సంబంధం లేదు.

4. విధాన ప్రకటనలు

అనధికారిక యాక్సెస్, ఉపయోగం, బహిర్గతం, మార్పు లేదా విధ్వంసం నుండి అన్ని రకాల గోప్యమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి సంస్థ కట్టుబడి ఉంది. ఉద్యోగులందరూ గోప్యమైన సమాచారాన్ని బాధ్యతాయుతంగా మరియు వర్తించే చట్టాలు, సంస్థాగత విధానాలకు అనుగుణంగా నిర్వహించాలి. తమ ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన వ్యక్తులకు మాత్రమే గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్ కఠినంగా పరిమితం చేయబడింది. గోప్యమైన సమాచారం యొక్క ఏదైనా ఉల్లంఘన లేదా ఉల్లంఘన జరిగిందని అనుమానం ఉన్నట్లయితే, సంస్థ యొక్క సంఘటన నివేదించే విధానాలకు అనుగుణంగా వెంటనే నివేదించాలి.

5. విధానాలు

5.1. ప్రాప్యత నియంత్రణ

రహస్య సమాచారానికి ప్రాప్యత 'అతి తక్కువ అధికారం' (least privilege) అనే సూత్రం ఆధారంగా మంజూరు చేయబడుతుంది, అంటే వ్యక్తులు తమ ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన కనీస స్థాయి ప్రాప్యత మాత్రమే వారికి ఇవ్వబడుతుంది. రహస్య సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ఎలక్ట్రానిక్ వ్యవస్థలను యాక్సెస్ చేసేటప్పుడు, ఉద్యోగులు ప్రత్యేకమైన యూజర్ ఐడిలు మరియు బలమైన పాస్‌వర్డ్‌లను ఉపయోగించాలి. పాస్‌వర్డ్‌లను రహస్యంగా ఉంచుకోవాలి మరియు ఇతరులతో పంచుకోవద్దు. ఫైలింగ్ క్యాబినెట్‌లు లేదా సర్వర్ గదుల వంటి, రహస్య సమాచారాన్ని నిల్వ చేసే ప్రాంతాలకు భౌతిక ప్రాప్యతను లాక్‌లు, యాక్సెస్ కార్డ్‌లు లేదా ఇతర భద్రతా చర్యల ద్వారా నియంత్రించాలి. గోప్యమైన సమాచారం అందుబాటులో ఉన్న ప్రాంతాలలో సందర్శకులను తోడుగా తీసుకువెళ్ళాలి.

5.2. గోప్యమైన సమాచారం యొక్క నిర్వహణ

మౌఖిక సమాచారాన్ని నిర్వహించేటప్పుడు, అనధికార వ్యక్తులు వినకుండా నిరోధించడానికి, గోప్యమైన సమాచారం ఉన్న సంభాషణలను ప్రైవేట్ ప్రదేశాలలోనే జరిపేలా సిబ్బంది చూసుకోవాలి. ఇందులో బహిరంగ కార్యాలయాలు, ఎలివేటర్‌లు, కాఫెటేరియాలు లేదా బహిరంగ ప్రదేశాలలో పరిసరాల పట్ల జాగ్రత్తగా ఉండటం కూడా ఉంటుంది.

వ్రాతపూర్వక సమాచారం కోసం, గోప్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న భౌతిక పత్రాలను ఉపయోగంలో లేనప్పుడు సురక్షితమైన ప్రదేశాలలో నిల్వ చేయాలి. దీనిలో పత్రాలను తాళం వేసిన డ్రాయర్‌లలో లేదా క్యాబినెట్‌లలో ఉంచడం వంటివి ఉండవచ్చు. పత్రాలను రవాణా చేసేటప్పుడు, వాటిని సురక్షితమైన ఫోల్డర్‌లలో లేదా కవర్‌లలో ఉంచి, ఎవ్వరి పర్యవేక్షణ లేకుండా వదిలివేయకూడదు.

ఎలక్ట్రానిక్ సమాచారాన్ని తగిన ఎన్‌క్రిప్షన్ మరియు యాక్సెస్ నియంత్రణలతో కూడిన సురక్షిత సర్వర్‌లలో నిల్వ చేయాలి. అనధికార యాక్సెస్‌ను నివారించడానికి, వర్క్‌ఫోర్స్ సభ్యులు తమ కంప్యూటర్‌లను ఉపయోగంలో లేనప్పుడు లాగ్ ఆఫ్ లేదా లాక్ చేయాలి. గోప్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న ల్యాప్‌టాప్‌లు, టాబ్లెట్‌లు మరియు స్మార్ట్‌ఫోన్‌ల వంటి ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలలో పాస్‌వర్డ్‌లు లేదా బయోమెట్రిక్ లాక్‌ల వంటి భద్రతా ఫీచర్లను ప్రారంభించాలి.

5.3. గోప్యమైన సమాచారం యొక్క ప్రసారం

గోప్యమైన సమాచారాన్ని సురక్షితమైన పద్ధతులను ఉపయోగించి పంపాలి. ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్లను పంపేటప్పుడు, ఉద్యోగులు ఎన్‌క్రిప్టెడ్ ఇమెయిల్ సేవలను లేదా సురక్షిత ఫైల్ ట్రాన్స్‌ఫర్ ప్రోటోకాల్‌లను ఉపయోగించాలి. తగిన భద్రతా చర్యలు తీసుకోకపోతే, సాధారణ ఇమెయిల్ లేదా ఇన్‌స్టంట్ మెసేజింగ్ వంటి అసురక్షిత ఛానెల్‌ల ద్వారా గోప్యమైన సమాచారాన్ని పంపకూడదు.

గోప్యమైన సమాచారాన్ని ఫ్యాక్స్ చేసేటప్పుడు, సిబ్బంది పంపే ముందు స్వీకర్త ఫ్యాక్స్ నంబర్‌ను నిర్ధారించుకోవాలి మరియు గోప్యత ప్రకటనను కలిగి ఉన్న కవర్ షీట్‌ను ఉపయోగించాలి. అనధికారిక ప్రాప్యతను నివారించడానికి, ఫ్యాక్స్ స్వీకరించడానికి స్వీకర్త అందుబాటులో ఉన్నారని కూడా వారు ధృవీకరించుకోవాలి.

5.4. గోప్యమైన సమాచారం యొక్క వినియోగం

గోప్యమైన పత్రాలను సురక్షితంగా పారవేయాలి. భౌతిక పత్రాలను క్రాస్-కట్ ష్రెడర్‌లను ఉపయోగించి చిన్న ముక్కలుగా చేయాలి లేదా గోప్యమైన పదార్థాల కోసం కేటాయించిన సురక్షితమైన పారవేత డబ్బాలలో ఉంచాలి. గోప్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న హార్డ్ డ్రైవ్‌లు, USB డ్రైవ్‌లు లేదా CDల వంటి ఎలక్ట్రానిక్ మీడియాను, డేటాను తిరిగి పొందకుండా నిరోధించడానికి, ఆమోదించబడిన డేటా విధ్వంసక పద్ధతులను ఉపయోగించి శానిటైజ్ చేయాలి లేదా భౌతికంగా నాశనం చేయాలి.

5.5. వ్యక్తిగత పరికరాల వినియోగం

ఉద్యోగులు గోప్యమైన సమాచారాన్ని యాక్సెస్ చేయడానికి వ్యక్తిగత పరికరాలను ఉపయోగించడానికి అధికారం పొందితే, ఆ పరికరాలు సంస్థ యొక్క భద్రతా విధానాలకు అనుగుణంగా ఉండాలి. ఇందులో భద్రతా సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఇన్‌స్టాల్ చేయడం, పరికర ఎన్‌క్రిప్షన్‌ను ప్రారంభించడం, మరియు పాస్‌వర్డ్ విధానాలను పాటించడం వంటివి ఉంటాయి. స్పష్టంగా అధికారం ఇచ్చి, భద్రపరిచినట్లయితే తప్ప, గోప్యమైన సమాచారాన్ని వ్యక్తిగత పరికరాలలో నిల్వ చేయకూడదు. ఒకవేళ వ్యక్తిగత పరికరం పోయినా లేదా దొంగిలించబడినా, ఆ సంఘటనను తక్షణమే నివేదించాలి.

5.6. శిక్షణ మరియు అవగాహన

ఉద్యోగులందరూ నియమించబడినప్పుడు మరియు ఆ తర్వాత ప్రతి సంవత్సరం గోప్యమైన సమాచార రక్షణపై శిక్షణలో తప్పనిసరిగా పాల్గొనాలి. శిక్షణా కార్యక్రమాలు గోప్యమైన సమాచారాన్ని గుర్తించడం, సరైన నిర్వహణ విధానాలు, చట్టపరమైన బాధ్యతలు, మరియు ఉల్లంఘనలు లేదా అనుమానిత ఉల్లంఘనల కోసం నివేదించే ప్రోటోకాల్‌ల వంటి అంశాలను కవర్ చేస్తాయి. నిరంతర అనుపాలనను నిర్ధారించడానికి చట్టాలు, నిబంధనలు, లేదా సంస్థాగత విధానాలలో మార్పులు జరిగినప్పుడు అదనపు శిక్షణ అందించబడవచ్చు.

6. బాధ్యతలు

ఈ విధానాన్ని అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు దానికి కట్టుబడి ఉండటానికి కార్మిక బలగంలోని సభ్యులందరూ బాధ్యత వహించాలి. వారు గోప్యమైన సమాచారాన్ని సముచితంగా నిర్వహించాలి మరియు ఏవైనా అనుమానిత లేదా వాస్తవ ఉల్లంఘనలను తక్షణమే నివేదించాలి. పర్యవేక్షకులు మరియు నిర్వాహకులకు తమ బృందాలు ఈ విధానాన్ని అర్థం చేసుకుని, దాని మార్గదర్శకాలకు కట్టుబడి ఉండేలా చూసే అదనపు బాధ్యత ఉంటుంది. వారు శిక్షణకు ప్రాప్యతను సులభతరం చేయాలి మరియు గోప్యమైన సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి సంబంధించి ఏవైనా ప్రశ్నలు లేదా ఆందోళనలను పరిష్కరించడానికి అందుబాటులో ఉండాలి.

సమాచార భద్రతా అధికారి, గోప్యమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి రూపొందించిన భద్రతా చర్యల అమలును పర్యవేక్షించే బాధ్యతను కలిగి ఉంటారు. ఇందులో విధానానికి అనుగుణంగా ఉన్నాయో లేదో పర్యవేక్షించడం, క్రమం తప్పకుండా భద్రతా అంచనాలను నిర్వహించడం, మరియు గోప్యమైన సమాచారానికి సంబంధించిన ఏవైనా సంఘటనలను పరిష్కరించడం వంటివి ఉంటాయి.

7. పర్యవేక్షణ మరియు అనుపాలన

ఈ విధానానికి అనుగుణంగా ఉన్నాయో లేదో పర్యవేక్షించడానికి, సంస్థ క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్‌లు మరియు అంచనాలను నిర్వహిస్తుంది. ఇందులో యాక్సెస్ లాగ్‌లను సమీక్షించడం, భౌతిక తనిఖీలు నిర్వహించడం మరియు భద్రతా నియంత్రణలను మూల్యాంకనం చేయడం వంటివి ఉండవచ్చు. ఈ విధానాన్ని పాటించకపోతే, ఉద్యోగం నుండి తొలగింపుతో సహా క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోవచ్చు. అవసరమైతే చట్టపరమైన చర్యలు తీసుకునే హక్కు సంస్థకు ఉంది.

8. ఉల్లంఘన నోటిఫికేషన్

గోప్యతా సమాచార ఉల్లంఘన జరిగిన సందర్భంలో, ప్రభావిత వ్యక్తులకు మరియు అధికారులకు తెలియజేయడానికి సంబంధించి సంస్థ వర్తించే అన్ని చట్టాలు మరియు నిబంధనలను పాటిస్తుంది. ఇందులో ఉల్లంఘన పరిధిని నిర్ధారించడానికి క్షుణ్ణంగా దర్యాప్తు చేయడం, ఎలాంటి హానిని తగ్గించడం, మరియు భవిష్యత్తు సంఘటనలను నివారించడానికి చర్యలను అమలు చేయడం వంటివి ఉంటాయి. ప్రభావిత వ్యక్తులకు వెంటనే తెలియజేయబడుతుంది, మరియు అవసరమైన విధంగా సంస్థ నియంత్రణ సంస్థలకు సహకరిస్తుంది.

9. సమీక్ష మరియు సవరణ

చట్టాలు, నిబంధనలు లేదా సంస్థాగత పద్ధతులలో మార్పులను ప్రతిబింబించడానికి, ఈ విధానాన్ని వార్షిక ప్రాతిపదికన సమీక్షించి, అవసరమైన విధంగా నవీకరిస్తారు. విధానం యొక్క సమర్థతను పెంచడానికి, సమీక్ష ప్రక్రియలో ఉద్యోగుల నుండి అభిప్రాయాన్ని మరియు సంఘటనల నుండి నేర్చుకున్న పాఠాలను పరిగణనలోకి తీసుకుంటారు.

10. ప్రస్తావనలు

ఈ విధానం హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ అండ్ అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA), కాలిఫోర్నియా కాన్ఫిడెన్షియాలిటీ ఆఫ్ మెడికల్ ఇన్ఫర్మేషన్ యాక్ట్ (CMIA), మరియు ఇతర సంబంధిత ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాల ద్వారా తెలియజేయబడింది మరియు వాటికి అనుగుణంగా ఉంది. ఇది సమాచార భద్రత మరియు గోప్యతపై సంస్థ యొక్క అంతర్గత విధానాలకు కూడా అనుగుణంగా ఉంది.

పరిచయం

కాల్ఎఐఎం మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్, గోప్యత మరియు డేటా రక్షణ యొక్క అత్యున్నత ప్రమాణాలను పాటిస్తూ, అధిక-నాణ్యత గల సంరక్షణ నిర్వహణ సేవలను అందించడానికి అంకితం చేయబడింది. సెన్సిటివ్ సమాచారం సాధారణంగా నిర్వహించబడే వాతావరణంలో, గోప్యమైన డేటాకు యాక్సెస్‌ను నియంత్రించే బలమైన విధానాలు కలిగి ఉండటం చాలా అవసరం. ఈ యాక్సెస్ కంట్రోల్ విధానం, ప్రోగ్రామ్‌లోని పాత్ర-ఆధారిత ఉపాధి ఆధారంగా గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్‌ను మంజూరు చేయడానికి, సవరించడానికి మరియు రద్దు చేయడానికి ఒక సమగ్ర ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను ఏర్పాటు చేస్తుంది. ఈ విధానం, సిబ్బంది అందరికీ వారి ఉద్యోగ బాధ్యతలకు అనుగుణంగా సరైన యాక్సెస్ ఉండేలా మరియు వర్తించే అన్ని చట్టాలు, నిబంధనలకు అనుగుణంగా సెన్సిటివ్ సమాచారం యొక్క గోప్యతను కాపాడేలా రూపొందించబడింది.

పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లో గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్ ఉన్న ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు, ఇంటర్న్‌లు, మరియు కన్సల్టెంట్‌లతో సహా, కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాని అందరు వ్యక్తులకు వర్తిస్తుంది. ఇది ఎలక్ట్రానిక్‌గా, కాగితంపై నిల్వ చేయబడినా లేదా మౌఖికంగా తెలియజేయబడినా, అన్ని రకాల గోప్యమైన డేటాను కవర్ చేస్తుంది. ఈ విధానం గోప్యమైన సమాచారం నిల్వ చేయబడిన లేదా యాక్సెస్ చేయబడిన అన్ని సంస్థాగత వ్యవస్థలు, నెట్‌వర్క్‌లు, డేటాబేస్‌లు మరియు భౌతిక ప్రదేశాలను తనలో ఇముడ్చుకుంటుంది.

విధాన ప్రకటన

గోప్యమైన సమాచారానికి ప్రాప్యత అనేది గణనీయమైన బాధ్యతతో కూడిన ఒక ప్రత్యేక హక్కు. CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్ సున్నితమైన డేటాకు ప్రాప్యతను నియంత్రించడానికి అతి తక్కువ ప్రత్యేక హక్కు (least privilege) మరియు పాత్ర-ఆధారిత ప్రాప్యత నియంత్రణ (RBAC) సూత్రాలను అనుసరిస్తుంది. ఈ విధానం ప్రకారం, వ్యక్తులు తమ నిర్దిష్ట ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన కనీస స్థాయి ప్రాప్యతను మాత్రమే కలిగి ఉన్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి, ప్రాప్యత హక్కులు జాగ్రత్తగా కేటాయించబడతాయి. పదోన్నతులు, అదే స్థాయి ఉద్యోగాలకు బదిలీలు, పదోన్నతి రద్దులు, లేదా ఉద్యోగం నుండి తొలగింపులతో సహా ఒక వ్యక్తి యొక్క పాత్ర లేదా ఉద్యోగ హోదాలో ఏవైనా మార్పులకు ప్రతిస్పందనగా యాక్సెస్ హక్కులను తక్షణమే సర్దుబాటు చేయాలి. ఈ విధానం అనధికార యాక్సెస్ ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తుంది మరియు సున్నితమైన సమాచారం యొక్క సమగ్రతను మరియు గోప్యతను కాపాడటానికి సహాయపడుతుంది.

పాత్రలు మరియు బాధ్యతలు

కార్యక్రమ నిర్దేశకుడు

ఈ యాక్సెస్ కంట్రోల్ పాలసీని అమలు చేయడానికి మరియు అమలులోకి తీసుకురావడానికి ప్రోగ్రామ్ డైరెక్టర్ అంతిమ బాధ్యతను కలిగి ఉంటారు. ఇందులో పాత్ర నిర్వచనాలను ఆమోదించడం, వివిధ హోదాలకు తగిన యాక్సెస్ స్థాయిలను నిర్ణయించడం, మరియు ఈ పాలసీ సంస్థ లక్ష్యాలు మరియు నియంత్రణ అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉందని నిర్ధారించడం వంటివి ఉంటాయి. యాక్సెస్ కంట్రోల్ మరియు డేటా రక్షణకు సంబంధించిన ఏవైనా సమస్యలను పరిష్కరించడానికి ప్రోగ్రామ్ డైరెక్టర్ ఇతర విభాగాలతో కూడా సహకరిస్తారు.

మానవ వనరుల విభాగం

యాక్సెస్ హక్కుల నిర్వహణలో మానవ వనరుల (HR) విభాగం కీలక పాత్ర పోషిస్తుంది. కొత్త నియామకాలు, పాత్రల మార్పులు మరియు ఉద్యోగం నుండి తొలగింపులతో సహా అన్ని సిబ్బంది మార్పుల గురించి సమాచార సాంకేతిక (IT) విభాగానికి మరియు కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌కు తెలియజేయవలసిన బాధ్యత HRది. యాక్సెస్ హక్కులకు సకాలంలో సర్దుబాట్లు జరగడానికి ఈ నోటిఫికేషన్ తక్షణమే జరగాలి. ప్రతి పాత్రకు సంబంధించిన యాక్సెస్ అవసరాలు మరియు బాధ్యతలను ఉద్యోగ వివరణలు కచ్చితంగా ప్రతిబింబించేలా చూడటం కూడా HR విభాగం యొక్క బాధ్యత, తద్వారా తగిన యాక్సెస్ నియంత్రణ చర్యలను సులభతరం చేస్తుంది.

సమాచార సాంకేతిక విభాగం

యాక్సెస్ కంట్రోల్ యొక్క సాంకేతిక అంశాలను నిర్వహించే బాధ్యత ఐటి విభాగానికి ఉంది. ఇందులో యాక్సెస్ హక్కులను అమలు చేసే సిస్టమ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయడం మరియు నిర్వహించడం, యాక్సెస్‌ను మంజూరు చేయడానికి, సవరించడానికి లేదా రద్దు చేయడానికి అధికారం ఉన్న అభ్యర్థనలను ప్రాసెస్ చేయడం, మరియు యాక్సెస్ నియంత్రణలు సరిగ్గా పనిచేస్తున్నాయని నిర్ధారించడం వంటివి ఉంటాయి. గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్ యొక్క వివరణాత్మక ఆడిట్ లాగ్‌లను ఐటి విభాగం నిర్వహిస్తుంది, ఇవి నిబంధనల పాటింపును పర్యవేక్షించడానికి మరియు సంభావ్య భద్రతా సంఘటనలను పరిశోధించడానికి చాలా అవసరం. అదనంగా, యాక్సెస్ హక్కులు ప్రస్తుత ఉద్యోగ బాధ్యతలతో సరిపోయేలా చూసుకోవడానికి ఐటి విభాగం హెచ్‌ఆర్ మరియు సూపర్‌వైజర్‌లతో కలిసి పనిచేస్తుంది.

అనుपालన అధికారి

కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్ ఈ విధానానికి కట్టుబడి ఉండటాన్ని పర్యవేక్షిస్తారు మరియు HIPAA వంటి అన్ని సంబంధిత చట్టాలు మరియు నిబంధనలకు సంస్థ కట్టుబడి ఉండేలా చూసుకుంటారు. ఈ పాత్రలో, యాక్సెస్ హక్కులు సరిగ్గా కేటాయించబడ్డాయని మరియు ఎటువంటి అనధికార యాక్సెస్ జరగలేదని ధృవీకరించడానికి, క్రమానుగతంగా ఆడిట్‌లు మరియు యాక్సెస్ సమీక్షలను నిర్వహించడం వంటివి ఉంటాయి. ఈ విధానం కింద సిబ్బందికి వారి బాధ్యతల గురించి అవగాహన కల్పించడానికి, గోప్యత, డేటా రక్షణ, మరియు నియంత్రణ అనుपालనపై శిక్షణా కార్యక్రమాలను అభివృద్ధి చేసి, అందించడం కూడా కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్ బాధ్యత.

పర్యవేక్షకులు మరియు నిర్వాహకులు

సూపర్‌వైజర్లు మరియు మేనేజర్లు తమ బృంద సభ్యుల కోసం యాక్సెస్ అభ్యర్థనలను ప్రారంభించడానికి ప్రత్యక్షంగా బాధ్యత వహిస్తారు. ఈ అభ్యర్థనలు ప్రతి బృంద సభ్యుని పాత్రకు అవసరమైన యాక్సెస్‌ను కచ్చితంగా ప్రతిబింబించేలా వారు నిర్ధారించుకోవాలి. సూపర్‌వైజర్లు తమ బృందం యాక్సెస్ విధానాలకు అనుగుణంగా ఉండటాన్ని పర్యవేక్షించడానికి, ఏవైనా అనుగుణ్యత లేని సమస్యలను పరిష్కరించడానికి, మరియు ఉద్యోగ స్థితి లేదా పాత్రలో ఏవైనా మార్పులను తక్షణమే HR మరియు ITకి నివేదించడానికి కూడా బాధ్యత వహిస్తారు. వారు తమ బృందాలలో డేటా రక్షణ మరియు గోప్యత యొక్క ప్రాముఖ్యతను బలపరచడంలో కీలక పాత్ర పోషిస్తారు.

ఉద్యోగులు మరియు అధికారం పొందిన వినియోగదారులు

గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్ పొందిన ప్రతి ఉద్యోగి మరియు అధికారిక వినియోగదారు ఆ యాక్సెస్‌ను బాధ్యతాయుతంగా ఉపయోగించాలి. వినియోగదారులు తమకు స్పష్టమైన అధికారం ఉన్న సమాచారాన్ని మాత్రమే యాక్సెస్ చేయాలని మరియు వారు నిర్వహించే ఏదైనా సమాచారం యొక్క గోప్యతను కాపాడాలని ఆశించబడుతుంది. వారు తమ యాక్సెస్ క్రెడెన్షియల్స్‌ను ఇతరులతో పంచుకోకూడదు మరియు అనుమానిత అనధికారిక యాక్సెస్ లేదా భద్రతా ఉల్లంఘనల గురించి వెంటనే తమ సూపర్‌వైజర్‌కు, ఐటి విభాగానికి లేదా కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌కు నివేదించాలి. డేటా రక్షణకు సంబంధించిన విధానాలు మరియు ఉత్తమ పద్ధతుల గురించి సమాచారం తెలుసుకోవడానికి ఉద్యోగులు అవసరమైన శిక్షణా సెషన్‌లలో పాల్గొనాలని కూడా ఆశించబడుతుంది.

విధానాలు

కొత్త నియామకాలకు యాక్సెస్ అధికారం

ఒక కొత్త ఉద్యోగి సంస్థలో చేరినప్పుడు, హెచ్‌ఆర్ విభాగం యాక్సెస్ అధికార ప్రక్రియను ప్రారంభిస్తుంది. హెచ్‌ఆర్ విభాగం, కొత్త ఉద్యోగి యొక్క పాత్ర మరియు అవసరమైన నిర్దిష్ట యాక్సెస్ హక్కులను వివరిస్తూ, ఐటి విభాగానికి అధికారిక యాక్సెస్ అభ్యర్థనను సమర్పించాలి. ఈ అభ్యర్థన ఉద్యోగి యొక్క పదవికి అనుగుణంగా ఉన్న ముందుగా నిర్వచించబడిన యాక్సెస్ ప్రొఫైల్‌ల ఆధారంగా ఉండాలి. ఏ యాక్సెస్‌ను మంజూరు చేయడానికి ముందు, కొత్త ఉద్యోగి గోప్యత, డేటా రక్షణ విధానాలు, మరియు HIPAA వంటి సంబంధిత నిబంధనలపై తప్పనిసరి శిక్షణను పూర్తి చేయాలి. ఆ తర్వాత ఐటి విభాగం అవసరమైన యాక్సెస్ హక్కులను కాన్ఫిగర్ చేస్తుంది, ఉద్యోగి తమ ఉద్యోగాన్ని సమర్థవంతంగా నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన సాధనాలు కలిగి ఉన్నారని, అదే సమయంలో అతి తక్కువ అధికారం (least privilege) అనే సూత్రానికి అనుగుణంగా ఉన్నారని నిర్ధారిస్తుంది.

పాత్ర మార్పుల కోసం యాక్సెస్ సవరణ

ఉద్యోగి పాత్ర ప్రమోషన్, బదిలీ, లేదా పునర్వ్యవస్థీకరణ కారణంగా మారినప్పుడు, సూపర్‌వైజర్ తప్పనిసరిగా HR మరియు IT విభాగాలకు వెంటనే తెలియజేయాలి. బాధ్యతలలో మార్పులను మరియు యాక్సెస్ హక్కులలో అవసరమైన సర్దుబాట్లను వివరిస్తూ, ఒక యాక్సెస్ సవరణ అభ్యర్థనను సమర్పించాలి. ఐటి విభాగం ఈ అభ్యర్థనను సమీక్షించి, దానికి అనుగుణంగా ఉద్యోగి యొక్క యాక్సెస్‌ను సవరిస్తుంది. కొత్త పాత్రలో వివిధ రకాల గోప్యమైన సమాచారాన్ని నిర్వహించడం లేదా అదనపు భద్రతా క్లియరెన్స్ అవసరమైతే, కొత్త యాక్సెస్ హక్కులు మంజూరు చేయబడటానికి ముందు ఉద్యోగి అవసరమైన అదనపు శిక్షణను పూర్తి చేయాలి.

ముగింపుపై యాక్సెస్ తొలగింపు

ఉద్యోగి తొలగింపు జరిగినప్పుడు, అది స్వచ్ఛందంగా అయినా లేదా అనైచ్ఛికంగా అయినా, యాక్సెస్ తొలగింపు ప్రక్రియను ప్రారంభించే బాధ్యత HR విభాగానిదే. తొలగింపు నోటీసు అందిన వెంటనే HR విభాగం తప్పనిసరిగా IT విభాగానికి తెలియజేయాలి. ఐటి విభాగం, ఉద్యోగి యొక్క చివరి పని దినం ముగిసేలోపు వారి అన్ని యాక్సెస్ ప్రత్యేకాలను రద్దు చేయాలి. ఇందులో నెట్‌వర్క్ ఖాతాలను నిలిపివేయడం, అప్లికేషన్‌లు మరియు డేటాబేస్‌లకు యాక్సెస్‌ను రద్దు చేయడం, మరియు సంస్థ యాజమాన్యంలోని ఏవైనా పరికరాలను తిరిగి తీసుకోవడం వంటివి ఉంటాయి. సంస్థ యొక్క సౌకర్యాలకు అనధికారిక భౌతిక యాక్సెస్‌ను నివారించడానికి, హెచ్‌ఆర్ విభాగం నిష్క్రమించే ఉద్యోగి నుండి గుర్తింపు బ్యాడ్జీలు, తాళాలు మరియు యాక్సెస్ కార్డుల వంటి అన్ని భౌతిక యాక్సెస్ పరికరాలను కూడా సేకరించాలి.

కాలానుగత యాక్సెస్ సమీక్ష

యాక్సెస్ నియంత్రణ విధానాలకు నిరంతర అనుपालనతను నిర్ధారించడానికి, అనుपालనతా అధికారి మరియు ఐటి విభాగం అన్ని యాక్సెస్ హక్కులపై సంవత్సరానికి రెండుసార్లు సమీక్షలు నిర్వహిస్తాయి. ఈ సమీక్షల సమయంలో, ప్రతి వ్యక్తి యొక్క యాక్సెస్ వారి ప్రస్తుత పాత్ర మరియు బాధ్యతలకు తగినట్లుగా ఉందని వారు ధృవీకరిస్తారు. ఈ సమీక్ష ప్రక్రియలో యాక్సెస్ లాగ్‌లను తనిఖీ చేయడం, పాత్ర కేటాయింపులను నిర్ధారించడం, మరియు ఎటువంటి అనధికారిక యాక్సెస్ మంజూరు చేయబడలేదని నిర్ధారించుకోవడం వంటివి ఉంటాయి. గుర్తించబడిన ఏవైనా పొంతనలేని విషయాలను నమోదు చేసి, తక్షణ దిద్దుబాటు చర్యల కోసం ప్రోగ్రామ్ డైరెక్టర్‌కు నివేదిస్తారు. ఈ ముందుజాగ్రత్త విధానం భద్రతా ఉల్లంఘనలను నివారించడానికి మరియు గోప్యమైన సమాచారం యొక్క సమగ్రతను కాపాడటానికి సహాయపడుతుంది.

ఆడిట్ లాగ్‌లు మరియు పర్యవేక్షణ

ఐటి విభాగం గోప్యమైన సమాచారానికి జరిగే అన్ని యాక్సెస్‌లను రికార్డ్ చేసే సమగ్ర ఆడిట్ లాగ్‌లను నిర్వహిస్తుంది. ఈ లాగ్‌లు వినియోగదారు గుర్తింపు, యాక్సెస్ చేసిన డేటా, యాక్సెస్ చేసిన సమయం మరియు నిర్వహించిన చర్యల వంటి వివరాలను సంగ్రహిస్తాయి. అనధికారిక యాక్సెస్ లేదా అనుమానాస్పద కార్యకలాపాల యొక్క ఏవైనా నమూనాలను గుర్తించడానికి ఆడిట్ లాగ్‌లను త్రైమాసికంగా సమీక్షిస్తారు. ఏవైనా అసాధారణతలు కనుగొనబడితే, ఐటి విభాగం ఈ విషయాన్ని పూర్తిగా దర్యాప్తు చేయడానికి కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌తో కలిసి పనిచేస్తుంది. ఆ తర్వాత ఏవైనా భద్రతా సమస్యలను పరిష్కరించడానికి తగిన చర్యలు తీసుకుంటారు, ఇందులో విధానాన్ని ఉల్లంఘించిన వ్యక్తులపై క్రమశిక్షణా చర్యలు కూడా ఉండవచ్చు.

అత్యవసర ప్రవేశ ప్రోటోకాల్

అత్యవసర పరిస్థితిని పరిష్కరించడానికి గోప్యమైన సమాచారానికి తక్షణ ప్రాప్యత అవసరమైన అసాధారణ పరిస్థితులలో, తాత్కాలిక ప్రాప్యత మంజూరు చేయబడవచ్చు. అటువంటి ప్రాప్యతకు ప్రోగ్రామ్ డైరెక్టర్ లేదా అధికారం పొందిన ప్రతినిధి నుండి స్పష్టమైన ఆమోదం అవసరం. అత్యవసర ప్రాప్యత కోసం అభ్యర్థన, ప్రాప్యతకు సమర్థన మరియు అవసరమైన నిర్దిష్ట సమాచారంతో సహా డాక్యుమెంట్ చేయబడాలి. ఐటి విభాగం తాత్కాలిక ప్రాప్యతను మంజూరు చేస్తుంది మరియు ఈ నిబంధన కింద నిర్వహించబడే అన్ని కార్యకలాపాలను పర్యవేక్షిస్తుంది. అత్యవసర ప్రాప్యత అవసరం లేనంత త్వరగా దానిని రద్దు చేస్తారు, మరియు ప్రాప్యత యొక్క సముచితతను అంచనా వేయడానికి మరియు అవసరమైతే విధానాలు లేదా ప్రక్రియలను నవీకరించడానికి ఒక పోస్ట్-ఈవెంట్ సమీక్ష నిర్వహించబడుతుంది.

అనుసరణ మరియు అమలు

ఈ యాక్సెస్ కంట్రోల్ పాలసీ పరిధిలోకి వచ్చే వ్యక్తులందరికీ ఈ పాలసీకి కట్టుబడి ఉండటం తప్పనిసరి. దీనికి కట్టుబడి లేకపోతే క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడతాయి, వీటిలో మందలింపులు, సస్పెన్షన్, ఉద్యోగం లేదా కాంట్రాక్ట్ రద్దు, మరియు చట్టాలు ఉల్లంఘించబడితే సంభావ్య చట్టపరమైన చర్యలు ఉండవచ్చు. క్లయింట్లు, భాగస్వాములు మరియు సంస్థ ప్రతిష్టకు అవి కలిగించే సంభావ్య ప్రమాదాల కారణంగా, సంస్థ ఉల్లంఘనలను తీవ్రంగా పరిగణిస్తుంది. ఉద్యోగులందరూ ఈ విధానం యొక్క అనుమానిత ఉల్లంఘనలను ప్రతీకారం గురించి భయపడకుండా తమ సూపర్‌వైజర్‌కు, కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌కు లేదా ఏర్పాటు చేసిన నివేదించే మార్గాల ద్వారా తెలియజేయాలి.

నిర్వచనాలు

గోప్యమైన సమాచారం

గోప్యమైన సమాచారం అంటే ఆరోగ్య బీమా పోర్టబిలిటీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA)తో సహా, కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాకుండా, చట్టపరమైన లేదా నియంత్రణ ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ల క్రింద రక్షించబడిన ఏదైనా డేటా. ఇందులో వ్యక్తిగత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI), వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII), ఆర్థిక రికార్డులు, యాజమాన్య వ్యాపార సమాచారం, మరియు అనధికారిక బహిర్గతం నుండి రక్షించాల్సిన బాధ్యత సంస్థకు ఉన్న ఏదైనా ఇతర డేటా ఉంటాయి.

పాత్ర ఆధారిత ప్రాప్యత నియంత్రణ (RBAC)

పాత్ర-ఆధారిత యాక్సెస్ కంట్రోల్ అనేది ఒక భద్రతా విధానం, దీనిలో సంస్థలోని వ్యక్తిగత వినియోగదారులకు కాకుండా, నిర్దిష్ట పాత్రలకు యాక్సెస్ అనుమతులు కేటాయించబడతాయి. ఆ తర్వాత వినియోగదారులకు వారి ఉద్యోగ విధుల ఆధారంగా పాత్రలు కేటాయించబడతాయి, ఇది సిస్టమ్‌లు మరియు సమాచారంపై వారికి ఉండే యాక్సెస్ స్థాయిని నిర్ణయిస్తుంది. ఈ పద్ధతి యాక్సెస్ నిర్వహణను సులభతరం చేస్తుంది మరియు వినియోగదారులకు వారి పాత్రలకు అవసరమైన సమాచారానికి మాత్రమే యాక్సెస్ ఉండేలా చూడటం ద్వారా భద్రతను మెరుగుపరుస్తుంది.

అతి తక్కువ అధికార సూత్రం

అతి తక్కువ అధికారం సూత్రం అనేది ఒక భద్రతా భావన, ఇది వినియోగదారులకు వారి ఉద్యోగ విధులను నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన కనీస స్థాయి యాక్సెస్‌ను—లేదా అనుమతులను—మాత్రమే మంజూరు చేయాలని నిర్దేశిస్తుంది. యాక్సెస్ హక్కులను పరిమితం చేయడం ద్వారా, సంస్థ సున్నితమైన సమాచారానికి అనధికార యాక్సెస్ ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తుంది మరియు భద్రతా ఉల్లంఘనల యొక్క సంభావ్య ప్రభావాన్ని కనిష్టం చేస్తుంది.

సంబంధిత విధానాలు

ఈ యాక్సెస్ కంట్రోల్ విధానం, గోప్యమైన సమాచారాన్ని రక్షించడానికి మరియు నియంత్రణల సమ్మతిని నిర్ధారించడానికి రూపొందించబడిన సమగ్ర విధానాల సమితిలో ఒక భాగం. ఇతర సంబంధిత విధానాలు:

• డేటా గోప్యతా విధానం: వ్యక్తిగత డేటాను రక్షించడానికి సంస్థ యొక్క నిబద్ధతను వివరిస్తుంది మరియు అటువంటి సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి విధానాలను నిర్దేశిస్తుంది.
• సమాచార భద్రతా విధానం: అనధికార యాక్సెస్, సైబర్-దాడులు, మరియు డేటా ఉల్లంఘనల వంటి ముప్పుల నుండి సంస్థ యొక్క సమాచార ఆస్తులను రక్షించడానికి తీసుకున్న చర్యలను నిర్వచిస్తుంది.
• హిపా అనుగుణ్యత విధానం: HIPAA నిబంధనలకు అనుగుణంగా రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి సంబంధించిన నిర్దిష్ట అవసరాలు మరియు విధానాలను వివరిస్తుంది.
• ఉద్యోగి గోప్యతా ఒప్పందం: గోప్యమైన సమాచారాన్ని రక్షించవలసిన తమ బాధ్యతలను అంగీకరిస్తూ, ఉద్యోగులందరూ తప్పనిసరిగా సంతకం చేయవలసిన ఒక కట్టుబడి ఒప్పందం.

ఉద్యోగులు ఈ విధానాలతో పరిచయం కలిగి ఉండాలని మరియు వాటి మార్గదర్శకాలను వారి రోజువారీ పని పద్ధతులలో పొందుపరచాలని ఆశించబడుతుంది.

ప్రస్తావనలు

ఆరోగ్య బీమా బదిలీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA)

రోగి అనుమతి లేదా తెలియజేయకుండా వారి సున్నితమైన ఆరోగ్య సమాచారం బహిర్గతం కాకుండా రక్షించడానికి ప్రవేశపెట్టిన ఒక సమాఖ్య చట్టం. PHIని నిర్వహించే సంస్థలు, ఎలక్ట్రానిక్ రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (ePHI) యొక్క గోప్యత, సమగ్రత, మరియు భద్రతను నిర్ధారించడానికి పరిపాలనా, భౌతిక, మరియు సాంకేతిక భద్రతా చర్యలను అమలు చేయాలి.

కాల్ఎఐఎం ఇసిఎం & సిఎస్ కార్యక్రమ మార్గదర్శకాలు

మెరుగైన సంరక్షణ నిర్వహణ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ కార్యక్రమం యొక్క అమలు అవసరాలను వివరించే రాష్ట్ర-నిర్దిష్ట మార్గదర్శకాలు. ఈ మార్గదర్శకాలు కార్యక్రమ కార్యకలాపాలు, పాల్గొనేవారి అర్హత, డేటా నివేదిక, మరియు గోప్యమైన సమాచారం నిర్వహించబడే విధానాన్ని ప్రభావితం చేసే ఇతర కీలక అంశాలపై ఆదేశాలను అందిస్తాయి.

సంస్థ యొక్క ఉద్యోగుల చేతిపుస్తకం

ఉద్యోగి ప్రవర్తన, కార్యాలయ అంచనాలు, గోప్యతా బాధ్యతలు మరియు ఉల్లంఘనలను పరిష్కరించే విధానాలకు సంబంధించిన అదనపు విధానాలను కలిగి ఉన్న ఒక సమగ్ర వనరు. ఈ హ్యాండ్‌బుక్, సంస్థాగత ప్రమాణాలపై విస్తృతమైన సందర్భాన్ని మరియు మార్గదర్శకత్వాన్ని అందించడం ద్వారా ఈ విధానానికి అనుబంధంగా ఉంటుంది.

ఆమోదం మరియు సమీక్ష

ఈ యాక్సెస్ కంట్రోల్ విధానం నుండి అమలులోకి వస్తుంది [సమర్థవంతమైన తేదీని చేర్చండి]. నియంత్రణ అవసరాలు, సంస్థాగత నిర్మాణం, లేదా కార్యాచరణ అవసరాలలో మార్పుల కారణంగా ఈ విధానాన్ని వార్షికంగా లేదా అవసరమైనప్పుడు సమీక్షిస్తారు. సంస్థాగత లక్ష్యాలు మరియు సమ్మతి ఆదేశాలతో స్థిరత్వాన్ని నిర్ధారించడానికి, విధానంలోని సవరణలను ప్రోగ్రామ్ డైరెక్టర్ ఆమోదించాలి.

ఆమోదం

గోప్యమైన సమాచారానికి యాక్సెస్ పొందిన వ్యక్తులందరూ, ఈ యాక్సెస్ కంట్రోల్ పాలసీని చదివి, అర్థం చేసుకుని, దానికి కట్టుబడి ఉండటానికి అంగీకరిస్తున్నారని ధృవీకరిస్తూ ఒక అంగీకార పత్రంపై సంతకం చేయాలి. సంతకం చేసిన ఈ అంగీకార పత్రం ఆ వ్యక్తి యొక్క సిబ్బంది ఫైల్‌లో లేదా కాంట్రాక్టర్ రికార్డులలో భద్రపరచబడుతుంది. సంతకం చేయడం ద్వారా, వ్యక్తులు సంస్థ యొక్క డేటా రక్షణ మరియు గోప్యత ప్రమాణాలను పాటించడానికి తమ నిబద్ధతను ధృవీకరిస్తారు.

ముగింపు

CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌లోని సున్నితమైన సమాచారం యొక్క గోప్యత, సమగ్రత మరియు లభ్యతను కాపాడుకోవడానికి ఈ యాక్సెస్ కంట్రోల్ పాలసీకి కట్టుబడి ఉండటం చాలా అవసరం. ఇక్కడ వివరించిన విధానాలు మరియు మార్గదర్శకాలను అనుసరించడం ద్వారా, సంస్థ చట్టపరమైన మరియు నియంత్రణ అవసరాలకు అనుగుణంగా పనిచేస్తుందని, వ్యక్తుల గోప్యతను కాపాడుతుందని, మరియు క్లయింట్లు, భాగస్వాములు, మరియు సమాజం మాపై ఉంచిన నమ్మకాన్ని నిలబెట్టుకుంటుందని నిర్ధారిస్తుంది. గోప్యమైన సమాచారాన్ని అత్యున్నత స్థాయి శ్రద్ధ మరియు వృత్తి నైపుణ్యంతో నిర్వహించే సురక్షితమైన మరియు నైతికమైన పని వాతావరణానికి దోహదపడటం అన్ని సిబ్బంది యొక్క సామూహిక బాధ్యత.

1. ఉద్దేశ్యం

ఈ విధానం యొక్క ఉద్దేశ్యం, కాలిఫోర్నియా అడ్వాన్సింగ్ అండ్ ఇన్నోవేటింగ్ మెడి-కాల్ (CalAIM) ఎన్‌హాన్స్‌డ్ కేర్ మేనేజ్‌మెంట్ & కమ్యూనిటీ సపోర్ట్ (ECM & CS) ప్రోగ్రామ్‌లో గోప్యమైన సమాచారాన్ని సురక్షితంగా పారవేయడానికి సమగ్రమైన విధానాలను ఏర్పాటు చేయడం. ఈ విధానాలను అమలు చేయడం ద్వారా, హెల్త్ ఇన్సూరెన్స్ పోర్టబిలిటీ మరియు అకౌంటబిలిటీ యాక్ట్ (HIPAA) మరియు కాలిఫోర్నియా గోప్యతా నిబంధనలతో సహా వర్తించే అన్ని ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర చట్టాలకు పూర్తిగా అనుగుణంగా ఉండేలా చూసుకోవాలని మేము లక్ష్యంగా పెట్టుకున్నాము. సున్నితమైన సమాచారానికి అనధికార యాక్సెస్, బహిర్గతం లేదా దుర్వినియోగాన్ని నివారించడానికి సురక్షితమైన పారవేయడం చాలా కీలకం, తద్వారా వ్యక్తుల గోప్యతను రక్షించడంతో పాటు ECM & CS ప్రోగ్రామ్ యొక్క సమగ్రతను కాపాడవచ్చు.

2. పరిధి

ఈ విధానం CalAIM ECM & CS ప్రోగ్రామ్‌తో సంబంధం ఉన్న వ్యక్తులందరికీ వర్తిస్తుంది. ఇందులో ఉద్యోగులు, కాంట్రాక్టర్లు, వాలంటీర్లు మరియు ఏ హోదాలోనైనా గోప్యమైన సమాచారాన్ని నిర్వహించే ఏవైనా మూడవ-పక్ష సహచరులు ఉంటారు. ఈ పరిధిలోని ప్రతి వ్యక్తి, గోప్యమైన సమాచారం యొక్క సురక్షితమైన పారవేతను నిర్ధారించడానికి, ఈ విధానంలో వివరించిన విధానాలను అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు వాటికి కట్టుబడి ఉండటానికి బాధ్యత వహిస్తారు.

3. నిర్వచనాలు

గోప్యమైన సమాచారం ఫెడరల్ లేదా రాష్ట్ర చట్టం కింద రక్షించబడిన ఏదైనా డేటాను సూచిస్తుంది. ఇందులో రక్షిత ఆరోగ్య సమాచారం (PHI), వ్యక్తిగతంగా గుర్తించదగిన సమాచారం (PII), మరియు సున్నితమైన సంస్థాగత డేటా వంటివి ఉంటాయి, కానీ వీటికి మాత్రమే పరిమితం కాదు. వినియోగం తర్వాత పారవేయడం అనధికార యాక్సెస్ లేదా పునర్నిర్మాణాన్ని నివారించే విధంగా, గోప్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న సమాచారం లేదా మీడియాను పారవేయడం లేదా నాశనం చేయడం అని దీనిని నిర్వచిస్తారు.

4. విధాన ప్రకటన

అనధికార యాక్సెస్, బహిర్గతం లేదా దుర్వినియోగం యొక్క ఏ అవకాశాన్నైనా నివారించడానికి, అన్ని గోప్యమైన సమాచారాన్ని సురక్షితంగా పారవేయాలి. ఉపయోగించే పారవేసే పద్ధతులు సమాచారాన్ని తిరిగి పొందలేని విధంగా మరియు చదవలేని విధంగా చేయాలి. ఈ విధానం భౌతిక మరియు ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డుల రెండింటికీ సురక్షితమైన పారవేసే పద్ధతులను కఠినంగా పాటించడాన్ని తప్పనిసరి చేస్తుంది, మరియు సిబ్బంది అందరూ అవసరమైన విధానాలను అర్థం చేసుకుని, అమలు చేసేలా చూస్తుంది.

5. విధానాలు

5.1 భౌతిక రికార్డులు

గోప్యమైన సమాచారం కలిగి ఉన్న అన్ని భౌతిక పత్రాలను పారవేసే ప్రక్రియలో అత్యంత జాగ్రత్తతో నిర్వహించాలి. పారవేయడానికి ముందు, అటువంటి పత్రాలను సురక్షితమైన ప్రదేశాలలో నిల్వ చేయాలి. ప్రత్యేకంగా, వాటిని ష్రెడ్డింగ్ కోసం వేచి ఉన్న గోప్యమైన మెటీరియల్స్ కోసం కేటాయించిన తాళం వేసిన కంటైనర్లలో ఉంచాలి. ప్రమాదవశాత్తు యాక్సెస్ లేదా దుర్వినియోగాన్ని నివారించడానికి ఈ కంటైనర్లపై “గోప్యమైనది—ష్రెడ్డింగ్ కోసం” అని స్పష్టంగా లేబుల్ వేయాలి.

ఈ పత్రాలను పారవేసేటప్పుడు, ఆన్-సైట్ విధ్వంసం కోసం క్రాస్-కట్ ష్రెడ్డర్‌లను తప్పనిసరిగా ఉపయోగించాలి. క్రాస్-కట్ ష్రెడ్డింగ్ పత్రాలను తిరిగి కలపలేని చిన్న ముక్కలుగా చింపివేస్తుందని నిర్ధారిస్తుంది, తద్వారా వాటిలో ఉన్న సమాచారాన్ని భద్రపరుస్తుంది. ఒకవేళ మూడవ పక్షం ష్రెడ్డింగ్ సేవను ఉపయోగించినట్లయితే, ఆ సేవా ప్రదాత ధృవీకరించబడ్డారని మరియు కఠినమైన గోప్యతా ప్రమాణాలకు కట్టుబడి ఉన్నారని ధృవీకరించడం చాలా అవసరం. సేవా ప్రదాత నాశనం చేసిన ప్రతి పత్రాల బ్యాచ్‌కు నాశన ధృవీకరణ పత్రాన్ని అందించాలి, ఇది నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉన్నట్లు ధృవీకరించదగిన రికార్డ్‌గా పనిచేస్తుంది.

శ్రెడ్డింగ్ ప్రక్రియను పర్యవేక్షించే బాధ్యత సూపర్‌వైజర్‌లకు ఉంటుంది. శ్రెడ్డింగ్ క్రమం తప్పకుండా పూర్తయిందని మరియు దానికి అనుగుణంగా నమోదు చేయబడిందని వారు ధృవీకరించాలి. ఈ పర్యవేక్షణ, పారవేసే ప్రక్రియ స్థిరంగా ఉండేలా చేస్తుంది మరియు ఆలస్యాలు లేదా ప్రక్రియలోని లోపాల కారణంగా ఏ విశ్వసనీయ సమాచారం ప్రమాదంలో పడకుండా చూస్తుంది.

5.2 ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులు

తొలగించిన తర్వాత కూడా డేటాను పునరుద్ధరించే అవకాశం ఉన్నందున ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులకు ప్రత్యేక శ్రద్ధ అవసరం. ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులను పారవేసేటప్పుడు, సురక్షితమైన డేటా తొలగింపు సాఫ్ట్‌వేర్‌ను తప్పనిసరిగా ఉపయోగించాలి. డేటాను పునరుద్ధరించే అవకాశాన్ని ఏమాత్రం నివారించడానికి, డేటా శానిటైజేషన్ కోసం ఆ సాఫ్ట్‌వేర్ రక్షణ శాఖ ప్రమాణాలకు (DoD 5220.22-M) అనుగుణంగా ఉండాలి, ఇందులో డేటాను అనేకసార్లు ఓవర్‌రైట్ చేయడం జరుగుతుంది.

భద్రంగా తుడిచివేయలేని ఎలక్ట్రానిక్ మీడియా కోసం—ఉదాహరణకు దెబ్బతిన్న హార్డ్ డ్రైవ్‌లు లేదా పనిచేయని పరికరాలు—భౌతిక విధ్వంస పద్ధతులను ఉపయోగించాలి. భౌతిక విధ్వంసంలో డీగాసింగ్ (స్టోరేజ్ మీడియాను డిమాగ్నటైజ్ చేయడం), ష్రెడ్డింగ్, లేదా దహనం వంటివి ఉండవచ్చు. ఈ పద్ధతులు డేటాను ఏ విధంగానూ పునర్నిర్మించకుండా చూస్తాయి.

సర్వర్లు, కంప్యూటర్లు, మొబైల్ పరికరాలు మరియు ఇతర ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాల పారవేతకు ఐటి విభాగంతో సమన్వయం చాలా ముఖ్యం. పరికరాలను పారవేసే, తిరిగి కేటాయించే లేదా రీసైకిల్ చేసే ముందు, అన్ని డేటా సురక్షితంగా తొలగించబడిందని నిర్ధారించుకోవలసిన బాధ్యత ఐటి విభాగానిదే. వారు పరిశ్రమలోని ఉత్తమ పద్ధతులను అనుసరించాలి మరియు పారవేత ప్రక్రియ యొక్క రికార్డులను నిర్వహించాలి.

5.3 పోర్టబుల్ నిల్వ పరికరాలు

USB డ్రైవ్‌లు, CDలు, మరియు DVDల వంటి పోర్టబుల్ స్టోరేజ్ పరికరాలు వాటి పరిమాణం మరియు సులభంగా తీసుకువెళ్ళగలగడం వలన ఒక ప్రత్యేకమైన ప్రమాదాన్ని కలిగి ఉంటాయి. గోప్యమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న అన్ని పోర్టబుల్ స్టోరేజ్ పరికరాల జాబితాను శ్రద్ధగా నిర్వహించాలి. ఈ జాబితాలో పరికరం రకం, అందులో ఉన్న సమాచారం, మరియు దాని ప్రస్తుత సంరక్షకుడి వంటి వివరాలు ఉండాలి.

పోర్టబుల్ స్టోరేజ్ పరికరాలు ఇకపై అవసరం లేనప్పుడు, వాటిని సురక్షితంగా పారవేయాలి. డేటాను తిరిగి పొందలేని విధంగా భౌతికంగా నాశనం చేయడం ఉత్తమ పద్ధతి. వాటిలో ఉన్న పదార్థాలను బట్టి, పరికరాలను చిన్న ముక్కలుగా చేయడం లేదా దహించడం వంటి పద్ధతులను ఉపయోగించవచ్చు.

5.4 ఫ్యాక్స్ యంత్రాలు, ప్రింటర్లు, మరియు కాపీయర్లు

చాలా ఆధునిక ఫ్యాక్స్ మెషీన్లు, ప్రింటర్లు మరియు కాపీయర్‌లు, ఆ పరికరం ద్వారా ప్రాసెస్ చేయబడిన పత్రాల కాపీలను నిల్వ చేసే అంతర్గత మెమరీని కలిగి ఉంటాయి. అటువంటి పరికరాలను పారవేయడానికి లేదా తిరిగి కేటాయించడానికి ముందు, అంతర్గత మెమరీ నుండి నిల్వ చేయబడిన డేటా మొత్తాన్ని తప్పనిసరిగా తొలగించాలి. అలా చేయకపోతే, గోప్యమైన సమాచారానికి అనధికారిక ప్రాప్యత ఏర్పడే అవకాశం ఉంది.

పరికరాలు లీజుకు తీసుకుని, వాటిని విక్రేతకు తిరిగి ఇవ్వనుంటే, ఆ పరికరాల మెమరీ నుండి మొత్తం డేటాను సురక్షితంగా తొలగించాలనే బాధ్యత విక్రేతపై ఒప్పందం ద్వారా ఉందని నిర్ధారించుకోవడం చాలా అవసరం. ఈ ఒప్పందాన్ని వ్రాతపూర్వకంగా నమోదు చేయాలి, ఇది చట్టపరమైన రక్షణను అందించడంతో పాటు నిబంధనల పాటింపును కూడా నిర్ధారిస్తుంది.

5.5 మూడవ పక్ష కాంట్రాక్టర్లు

గోప్యమైన సమాచారాన్ని పారవేసే ప్రక్రియలో మూడవ-పక్ష కాంట్రాక్టర్లు పాలుపంచుకున్నప్పుడు, వారు ఈ విధానానికి మరియు అన్ని చట్టపరమైన అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉన్నారని ధృవీకరించడానికి తగినంత జాగ్రత్త వహించాలి. ఇందులో గోప్యమైన సమాచారాన్ని నిర్వహించడంలో వారి విధానాలు, ధృవీకరణలు మరియు ట్రాక్ రికార్డును సమీక్షించడం వంటివి ఉంటాయి.

అన్ని థర్డ్-పార్టీ కాంట్రాక్టర్లతో, వారి గోప్యతా బాధ్యతలను మరియు సురక్షితమైన పారవేత కోసం వారు అనుసరించాల్సిన విధానాలను స్పష్టంగా వివరిస్తూ, వ్రాతపూర్వక ఒప్పందాలు కుదుర్చుకోవాలి. ఈ ఒప్పందాలలో ఆడిటింగ్ మరియు అనుపాలనను ధృవీకరించే నిబంధనలు ఉండాలి, తద్వారా కాంట్రాక్టర్లు సంస్థ యొక్క ఉన్నత ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా పనిచేసేలా చూసుకోవాలి.

6. బాధ్యతలు

ఈ విధానాన్ని పాటించడం మరియు ఏవైనా ఉల్లంఘనలు లేదా సంభావ్య ప్రమాదాలను తక్షణమే తమ సూపర్‌వైజర్‌కు లేదా కంప్లైయన్స్ ఆఫీసర్‌కు నివేదించడం సిబ్బంది అందరి బాధ్యత. గోప్యమైన సమాచారానికి అనధికార ప్రాప్యతను నివారించడంలో జాగరూకత చాలా అవసరం.

పర్యవేక్షకులు తమ బృంద సభ్యులు ఈ విధానాన్ని పాటించేలా చూసుకోవాలి. సురక్షితమైన పారవేత పద్ధతుల కోసం అవసరమైన వనరులు మరియు మద్దతును అందించడం, అలాగే ఏవైనా సమస్యలు లేదా ఆందోళనలను తక్షణమే నివేదించడం వారి బాధ్యత.

ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాల భద్రతాపూర్వక వినియోగంపై ఐటి విభాగం కీలక పాత్ర పోషిస్తుంది. డేటా విధ్వంసం కోసం సాంకేతిక పరిష్కారాలను అమలు చేయడం మరియు అవసరమైనప్పుడు ఇతర విభాగాలకు మార్గదర్శకత్వం మరియు మద్దతు అందించడం వారి బాధ్యత.

అనుపాలన అధికారి సంస్థ అంతటా ఈ విధానం యొక్క అమలును పర్యవేక్షిస్తారు. ఇందులో అనుపాలనను అంచనా వేయడానికి క్రమం తప్పకుండా ఆడిట్‌లు నిర్వహించడం, గుర్తించిన ఏవైనా సమస్యలను పరిష్కరించడం, మరియు చట్టాలు లేదా సంస్థాగత పద్ధతులలో మార్పులను ప్రతిబింబించడానికి అవసరమైన విధంగా విధానాన్ని నవీకరించడం వంటివి ఉంటాయి.

7. శిక్షణ

సమర్థవంతమైన అమలును నిర్ధారించడానికి, ఉద్యోగులు మరియు సహచరులందరూ గోప్యమైన సమాచారాన్ని సురక్షితంగా పారవేయడంపై తప్పనిసరి శిక్షణ పొందాలి. ఈ శిక్షణ నియామకం సమయంలో మరియు ఆ తర్వాత ప్రతి సంవత్సరం అందించబడుతుంది. ఈ శిక్షణలో సురక్షితమైన పారవేత యొక్క ప్రాముఖ్యత, అనుసరించాల్సిన నిర్దిష్ట విధానాలు, మరియు నిబంధనలను పాటించకపోవడం వల్ల కలిగే చట్టపరమైన పరిణామాల గురించి వివరిస్తారు. నిరంతర విద్య సంస్థ యొక్క గోప్యతా నిబద్ధతను బలపరుస్తుంది మరియు సిబ్బంది తమ బాధ్యతలను సమర్థవంతంగా నిర్వర్తించడానికి అవసరమైన జ్ఞానాన్ని అందిస్తుంది.

8. అనుసరణ మరియు అమలు

ఈ విధానానికి కట్టుబడి ఉండటం తప్పనిసరి. దీనికి అనుగుణంగా లేకపోతే, ఉద్యోగం లేదా ఒప్పందాలను రద్దు చేయడంతో సహా క్రమశిక్షణా చర్యలు తీసుకోబడతాయి. ఉద్దేశపూర్వక దుష్ప్రవర్తన లేదా తీవ్ర నిర్లక్ష్యం జరిగిన సందర్భాలలో, చట్టపరమైన చర్యలు కూడా తీసుకోబడతాయి. సమాచార గోప్యతను కాపాడటానికి మరియు క్లయింట్లు, భాగస్వాములు, మరియు నియంత్రణ సంస్థలతో నమ్మకాన్ని కొనసాగించడానికి ఈ విధానాన్ని అమలు చేయడానికి సంస్థ కట్టుబడి ఉంది.

9. ప్రస్తావనలు

ఈ విధానం అనేక కీలకమైన చట్టాలు మరియు నియంత్రణ మార్గదర్శకాల ఆధారంగా రూపొందించబడింది, వాటిలో ఇవి ఉన్నాయి:

• ఆరోగ్య బీమా బదిలీ మరియు జవాబుదారీతన చట్టం (HIPAA): ఆరోగ్య సమాచార రక్షణ కోసం జాతీయ ప్రమాణాలను ఏర్పాటు చేస్తుంది.
• కాలిఫోర్నియా వైద్య సమాచార గోప్యత చట్టం (CMIA): రాష్ట్రంలో వైద్య సమాచారం యొక్క గోప్యతను నియంత్రిస్తుంది.
• కాలిఫోర్నియా వినియోగదారుల గోప్యతా చట్టం (CCPA): వినియోగదారులకు వారి వ్యక్తిగత సమాచారం గురించి హక్కులను అందిస్తుంది.
• ఆరోగ్య సంరక్షణ సేవల విభాగం (DHCS) నిబంధనలు: మెడి-కేల్ మరియు సంబంధిత కార్యక్రమాలను పర్యవేక్షిస్తారు.

ఈ సూచనలు ఈ విధానం పనిచేసే చట్టపరమైన చట్రాన్ని అందిస్తాయి మరియు నిబంధనల పాటింపు యొక్క ప్రాముఖ్యతను నొక్కి చెబుతాయి.

10. సమీక్ష మరియు సవరణ

ఈ విధానం చట్టపరమైన అవసరాలు మరియు ఉత్తమ పద్ధతులకు అనుగుణంగా ఉండేలా చూసుకోవడానికి దీనిని వార్షికంగా సమీక్షిస్తారు. చట్టం, సాంకేతికత, లేదా సంస్థాగత విధానాలలో మార్పులకు అనుగుణంగా అవసరమైనప్పుడు దీనిని సవరిస్తారు. సిబ్బంది నుండి వచ్చే అభిప్రాయాలు మరియు అనుపాలన తనిఖీలలో (కంప్లైయన్స్ ఆడిట్‌లలో) వెలువడిన విషయాలు అవసరమైన ఏవైనా నవీకరణలను తెలియజేస్తాయి, తద్వారా వర్ధమాన సవాళ్లను ఎదుర్కోవడానికి విధానం అభివృద్ధి చెందుతుంది.