1. Mục đích

Mục đích của chính sách này là thiết lập các hướng dẫn toàn diện về việc sử dụng và tiết lộ Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) trong Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của California Advancing and Innovating Medi-Cal (CalAIM). Chính sách này đảm bảo rằng Pacific Health Group tuân thủ Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA) và tất cả các luật bang có liên quan. Mục tiêu của chính sách là bảo vệ quyền riêng tư và an ninh của thông tin y tế cá nhân đồng thời cho phép truy cập cần thiết để cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng cao.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu, tình nguyện viên và đối tác kinh doanh của Pacific Health Group tham gia vào Chương trình CalAIM ECM & CS và có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Chính sách này bao gồm tất cả các hình thức của PHI, dù là điện tử, giấy tờ hay bằng lời nói, và quy định tất cả các hoạt động liên quan đến việc xử lý thông tin nhạy cảm này.

3. Định nghĩa

Để mục đích của chính sách này, một số thuật ngữ quan trọng được định nghĩa để đảm bảo tính rõ ràng:

• Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Điều này đề cập đến bất kỳ thông tin sức khỏe có thể xác định cá nhân nào được truyền tải hoặc lưu trữ dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào. Thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) bao gồm dữ liệu liên quan đến tình trạng sức khỏe thể chất hoặc tinh thần trong quá khứ, hiện tại hoặc tương lai của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho các dịch vụ y tế.
• Sử dụng: Thuật ngữ “sử dụng” đề cập đến việc chia sẻ, sử dụng, áp dụng, khai thác, kiểm tra hoặc phân tích Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong Tập đoàn Y tế Thái Bình Dương.
• Thông báo: “Tiết lộ” bao gồm việc công bố, chuyển giao, cung cấp quyền truy cập hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) dưới bất kỳ hình thức nào cho các tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài Pacific Health Group.
• Tiêu chuẩn tối thiểu cần thiết: Nguyên tắc này yêu cầu rằng việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) phải được giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết để đạt được mục đích dự định, trừ khi có các trường hợp cụ thể được quy định bởi pháp luật.

4. Chính sách

4.1 Các trường hợp được phép sử dụng và tiết lộ thông tin

PHI có thể được sử dụng hoặc tiết lộ bởi Pacific Health Group trong các trường hợp sau:

4.1.1 Đối với việc điều trị, thanh toán và các hoạt động y tế

• Điều trị: PHI được phép sử dụng hoặc tiết lộ cho mục đích cung cấp, phối hợp hoặc quản lý dịch vụ y tế và các dịch vụ liên quan trong Chương trình CalAIM ECM & CS. Điều này bao gồm các cuộc tư vấn giữa các nhà cung cấp dịch vụ y tế và việc giới thiệu bệnh nhân để điều trị.
• Thanh toán: PHI có thể được sử dụng hoặc tiết lộ để thu phí cho các dịch vụ y tế. Điều này bao gồm các hoạt động như lập hóa đơn, quản lý yêu cầu bồi thường, thu hồi nợ và đánh giá việc sử dụng dịch vụ y tế.
• Hoạt động y tế: PHI có thể được sử dụng hoặc tiết lộ cho các hoạt động cần thiết để vận hành Pacific Health Group. Các hoạt động này bao gồm đánh giá và cải thiện chất lượng, chương trình đào tạo nhân viên, công nhận, chứng nhận, cấp phép hoặc các hoạt động xác minh tư cách chuyên môn.

4.1.2 Theo quy định của các tài liệu kế hoạch

PHI cũng có thể được sử dụng hoặc tiết lộ theo quy định trong các tài liệu và thỏa thuận của chương trình Medi-Cal. Điều này bao gồm các hành động cần thiết để thực hiện các chức năng của chương trình theo Khung Quản lý Chương trình CalAIM (CalAIM ECM), miễn là các hành động đó tuân thủ các điều khoản được nêu trong các tài liệu này và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

4.1.3 Theo quy định của pháp luật

Pacific Health Group có nghĩa vụ phải tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) khi việc tiết lộ này được yêu cầu bởi các luật liên bang, tiểu bang hoặc địa phương. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, việc báo cáo các trường hợp lạm dụng, bỏ bê hoặc bạo lực gia đình, và tuân thủ các lệnh tòa án, trát đòi hoặc các quy trình pháp lý khác.

4.2 Quyền hạn

Bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) nào không được chính sách này cho phép rõ ràng hoặc không được pháp luật yêu cầu đều phải có sự ủy quyền bằng văn bản hợp lệ từ cá nhân hoặc đại diện pháp lý của họ. Sự ủy quyền phải nêu rõ thông tin sẽ được tiết lộ, mục đích của việc tiết lộ và cá nhân hoặc tổ chức mà thông tin có thể được tiết lộ. Nó cũng phải bao gồm ngày hết hạn hoặc sự kiện và thông báo cho cá nhân về quyền của họ trong việc hủy bỏ sự ủy quyền bằng văn bản.

4.3 Tiêu chuẩn tối thiểu cần thiết

Tất cả nhân viên phải tuân thủ Tiêu chuẩn Tối thiểu Cần thiết bằng cách nỗ lực hợp lý để chỉ sử dụng hoặc tiết lộ lượng thông tin y tế cá nhân (PHI) tối thiểu cần thiết để đạt được mục đích dự định. Tiêu chuẩn này áp dụng cho tất cả các trường hợp, trừ khi việc tiết lộ là cho mục đích điều trị, được thực hiện cho cá nhân, được cá nhân ủy quyền hoặc được pháp luật yêu cầu.

4.4 Các biện pháp bảo vệ

Pacific Health Group cam kết thực hiện các biện pháp bảo vệ hành chính, vật lý và kỹ thuật để bảo vệ quyền riêng tư và an ninh của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Các biện pháp bảo vệ hành chính bao gồm các chính sách và quy trình được thiết kế để ngăn chặn, phát hiện, kiểm soát và khắc phục các vi phạm an ninh. Các biện pháp bảo vệ vật lý liên quan đến việc kiểm soát truy cập vật lý vào các cơ sở và thiết bị nơi lưu trữ PHI. Các biện pháp bảo vệ kỹ thuật bao gồm công nghệ và các chính sách liên quan nhằm bảo vệ PHI điện tử và kiểm soát truy cập vào nó, chẳng hạn như mã hóa và mạng an toàn.

4.5 Đối tác kinh doanh

Tất cả các đối tác kinh doanh có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) phải ký kết Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh (BAA) với Pacific Health Group. Thỏa thuận BAA yêu cầu đối tác kinh doanh tuân thủ Đạo luật Bảo vệ Thông tin Y tế (HIPAA) và các luật của tiểu bang liên quan đến PHI. Thỏa thuận này quy định các mục đích sử dụng và tiết lộ PHI được phép của đối tác kinh doanh, yêu cầu triển khai các biện pháp bảo vệ phù hợp và quy định các thủ tục báo cáo về bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ PHI trái phép nào.

4.6 Quyền cá nhân

Cá nhân có các quyền cụ thể liên quan đến thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình, và Pacific Health Group cam kết tuân thủ các quyền này:

• Quyền truy cập: Cá nhân có quyền kiểm tra và yêu cầu cung cấp bản sao thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình do Pacific Health Group lưu trữ, trừ một số trường hợp ngoại lệ.
• Quyền yêu cầu sửa đổi: Nếu một cá nhân cho rằng thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ là không chính xác hoặc không đầy đủ, họ có quyền yêu cầu sửa đổi.
• Quyền được cung cấp thông tin về các tiết lộ: Cá nhân có quyền yêu cầu cung cấp danh sách các thông tin cá nhân y tế (PHI) của mình đã được Pacific Health Group tiết lộ trong một khoảng thời gian cụ thể.

Các quy trình sẽ được thiết lập để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quyền này theo đúng quy định pháp luật.

4.7 Đào tạo và Nâng cao nhận thức

Tất cả các thành viên trong lực lượng lao động có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) đều phải tham gia đào tạo về chính sách này, các quy định của HIPAA và các cập nhật liên quan. Đào tạo sẽ được cung cấp khi tuyển dụng và định kỳ sau đó để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm rõ các nghĩa vụ về bảo mật và an ninh thông tin, đồng thời có thể thực hiện các trách nhiệm của mình một cách hiệu quả.

4.8 Báo cáo và Giảm thiểu

Bất kỳ vi phạm hoặc vi phạm nghi ngờ nào đối với chính sách này phải được báo cáo ngay lập tức cho Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu. Pacific Health Group sẽ tiến hành điều tra ngay lập tức tất cả các báo cáo và, nếu vi phạm được xác nhận, sẽ thực hiện các biện pháp để giảm thiểu tác động tiêu cực. Điều này có thể bao gồm thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng, các cơ quan quản lý và thực hiện các biện pháp khắc phục để ngăn chặn các vi phạm tương tự trong tương lai.

4.9 Các biện pháp trừng phạt

Vi phạm chính sách này có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật phù hợp với mức độ nghiêm trọng của vi phạm. Các biện pháp kỷ luật có thể bao gồm đào tạo lại, khiển trách, đình chỉ công tác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng. Pacific Health Group sẽ áp dụng các biện pháp kỷ luật một cách nhất quán để duy trì tính toàn vẹn của các chính sách bảo mật và an ninh của mình.

5. Quy trình

5.1 Truy cập thông tin y tế cá nhân (PHI)

Quyền truy cập vào thông tin y tế cá nhân (PHI) được cấp dựa trên trách nhiệm công việc và nhu cầu thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Nhân viên và nhà thầu phải sử dụng ID người dùng duy nhất và mật khẩu an toàn để truy cập thông tin y tế cá nhân điện tử. Các giao thức xác thực, chẳng hạn như xác thực đa yếu tố, có thể được áp dụng để tăng cường bảo mật. Quyền truy cập sẽ được xem xét định kỳ để đảm bảo chúng vẫn phù hợp.

5.2 Tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI)

Trước khi tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI), nhân viên phải xác minh danh tính và quyền hạn của người yêu cầu, đặc biệt nếu việc tiết lộ được thực hiện cho người ngoài Pacific Health Group. Điều này có thể bao gồm việc yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân hoặc xác minh tư cách. Các trường hợp tiết lộ không liên quan đến điều trị, thanh toán hoặc hoạt động y tế phải được ghi chép lại, bao gồm các chi tiết như ngày tháng, người nhận và mục đích của việc tiết lộ.

5.3 Trả lời các yêu cầu pháp lý

Tất cả các yêu cầu pháp lý liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI), chẳng hạn như trát đòi hoặc lệnh tòa án, phải được chuyển ngay lập tức đến Chuyên viên Bảo mật. Chuyên viên Bảo mật sẽ phối hợp với luật sư để xem xét yêu cầu và xác định phản hồi phù hợp, đảm bảo rằng việc tiết lộ thông tin tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý đồng thời bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân.

5.4 Truyền thông an toàn

Khi truyền tải thông tin y tế cá nhân (PHI) qua hình thức điện tử, nhân viên phải sử dụng các phương thức an toàn như email được mã hóa hoặc hệ thống nhắn tin an toàn được Pacific Health Group phê duyệt. Các tài liệu giấy chứa PHI phải được xử lý cẩn thận, đảm bảo không để chúng bị bỏ quên hoặc lộ ra ngoài ở những khu vực công cộng hoặc không an toàn. Khi tiêu hủy PHI, phải sử dụng phương pháp tiêu hủy an toàn hoặc phương pháp tiêu hủy bằng cách xé nhỏ.

6. Trách nhiệm

• Nhân viên và Nhà thầu: Mỗi nhân viên và nhà thầu đều có trách nhiệm hiểu và tuân thủ chính sách này. Họ phải đảm bảo rằng họ xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách phù hợp và báo cáo ngay lập tức bất kỳ vi phạm hoặc hoạt động đáng ngờ nào cho người quản lý trực tiếp hoặc Chuyên viên Bảo mật.
• Quản lý và Giám sát viên: Các nhà quản lý và giám sát viên có trách nhiệm đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của họ được thông tin về chính sách này và được đào tạo đầy đủ. Họ phải theo dõi việc tuân thủ chính sách trong nhóm của mình và giải quyết kịp thời bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
• Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Chuyên viên Bảo mật chịu trách nhiệm giám sát việc triển khai và thực thi chính sách này. Các nhiệm vụ bao gồm tổ chức các chương trình đào tạo, quản lý các cuộc điều tra vi phạm, xử lý các yêu cầu về quyền lợi của cá nhân và là điểm liên hệ chính cho mọi vấn đề liên quan đến bảo mật và an ninh.

7. Tham khảo

Chính sách này được xây dựng dựa trên và tuân thủ các luật và quy định sau:

• Luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm (HIPAA), 45 CFR Phần 160 và 164: Các quy định liên bang thiết lập các tiêu chuẩn quốc gia về bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI).
• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA): Luật của bang California quy định các biện pháp bảo vệ bổ sung đối với thông tin y tế.
• Hướng dẫn Chương trình CalAIM ECM & CS và Quy định Medi-Cal: Các hướng dẫn và quy định cụ thể điều chỉnh Chương trình CalAIM ECM & CS và các dịch vụ Medi-Cal.

Bằng việc áp dụng chính sách này, Pacific Health Group tái khẳng định cam kết bảo vệ quyền riêng tư và an toàn của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong Chương trình CalAIM ECM & CS. Tất cả nhân viên được yêu cầu làm quen với các hướng dẫn này và tích hợp chúng vào các hoạt động hàng ngày để đảm bảo tuân thủ và duy trì niềm tin của những người mà chúng tôi phục vụ.

1. Mục đích

Mục đích chính của chính sách này là thiết lập một khung khổ toàn diện để xác định và loại bỏ việc thu thập không cần thiết thông tin y tế được bảo vệ (PHI) trong Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của California Advancing and Innovating Medi-Cal (CalAIM). Bằng cách này, chúng tôi nhằm mục đích bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân, đảm bảo tuân thủ tất cả các luật và quy định áp dụng, và nâng cao hiệu quả của các thực hành quản lý dữ liệu của chúng tôi. Chính sách này nhấn mạnh cam kết của chúng tôi trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất về bảo mật và tính toàn vẹn khi xử lý PHI.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu, tình nguyện viên và đối tác bên thứ ba tham gia vào Chương trình CalAIM ECM & CS, những người thu thập, truy cập, sử dụng hoặc quản lý Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Chính sách này bao gồm mọi cá nhân và bộ phận có liên quan đến PHI dưới bất kỳ hình thức nào, đảm bảo rằng các nguyên tắc được nêu trong chính sách này được áp dụng thống nhất trên toàn bộ chương trình.

3. Định nghĩa

Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Bất kỳ thông tin nào liên quan đến tình trạng sức khỏe của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho dịch vụ y tế có thể được liên kết với một cá nhân cụ thể. Điều này bao gồm bất kỳ phần nào trong hồ sơ y tế của bệnh nhân hoặc lịch sử thanh toán.

Việc thu thập thông tin y tế cá nhân (PHI) không cần thiết: Việc thu thập thông tin y tế cá nhân (PHI) không cần thiết cho hoạt động của chương trình, cung cấp dịch vụ, tuân thủ quy định hoặc yêu cầu pháp lý. Điều này bao gồm việc thu thập thông tin mà không có mục đích rõ ràng, hợp lý liên quan trực tiếp đến các chức năng của Chương trình CalAIM ECM & CS.

Tiêu chuẩn tối thiểu cần thiết: Nguyên tắc yêu cầu chỉ thu thập, sử dụng hoặc tiết lộ lượng thông tin y tế cá nhân (PHI) tối thiểu cần thiết để đạt được mục đích dự định. Tiêu chuẩn này là nền tảng cơ bản để bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân và là trụ cột của cả các quy định liên bang và tiểu bang về quản lý PHI.

4. Tuyên bố chính sách

Tất cả nhân viên tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS phải tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn tối thiểu cần thiết khi thu thập thông tin y tế cá nhân (PHI). Việc thu thập PHI không cần thiết bị cấm. Một cơ chế có cấu trúc sẽ được triển khai để xác định và loại bỏ các thực hành dẫn đến việc thu thập PHI không cần thiết. Cơ chế này bao gồm các đánh giá định kỳ, đào tạo nhân viên, điều chỉnh quy trình và giám sát liên tục để đảm bảo tuân thủ liên tục chính sách này.

5. Quy trình

5.1 Danh mục dữ liệu và lập bản đồ

Một danh sách cập nhật đầy đủ về tất cả thông tin y tế cá nhân (PHI) được thu thập, sử dụng, lưu trữ hoặc tiết lộ trong Chương trình ECM & CS phải được duy trì. Danh sách này phải chi tiết các loại PHI được thu thập, mục đích thu thập, nơi lưu trữ và những người có quyền truy cập vào PHI. Ngoài ra, phải tạo sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả cách PHI di chuyển trong tổ chức. Sơ đồ này phải minh họa tất cả các điểm thu thập, xử lý, lưu trữ và tiết lộ PHI. Hiểu rõ luồng di chuyển của PHI là điều quan trọng để xác định các khu vực có thể xảy ra việc thu thập không cần thiết và để triển khai các biện pháp bảo vệ hiệu quả.

5.2 Đánh giá nhu cầu

Các đánh giá định kỳ phải được thực hiện để đánh giá tính cần thiết của từng loại thông tin y tế cá nhân (PHI) được thu thập. Điều này bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng liệu thông tin đó có cần thiết cho các chức năng của chương trình như cung cấp dịch vụ, tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý hoặc yêu cầu hoạt động hay không. Các bên liên quan bao gồm quản lý chương trình, cố vấn pháp lý và cán bộ tuân thủ nên hợp tác trong quá trình đánh giá này để xác nhận tính cần thiết của các yếu tố PHI cụ thể. Phương pháp hợp tác này đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin đầy đủ và phù hợp với cả nhu cầu hoạt động và các quy định pháp lý.

5.3 Loại bỏ thông tin y tế cá nhân không cần thiết

Khi xác định thông tin y tế cá nhân (PHI) không cần thiết, cần thực hiện ngay các biện pháp để loại bỏ việc thu thập thông tin này. Điều này bao gồm cập nhật biểu mẫu để loại bỏ các trường thông tin không cần thiết, điều chỉnh hệ thống thu thập dữ liệu điện tử và sửa đổi quy trình thu thập dữ liệu. Nhân viên phải được thông báo về những thay đổi này và được cung cấp hướng dẫn rõ ràng để đảm bảo rằng chỉ thu thập thông tin y tế cá nhân cần thiết trong tương lai. Phương pháp chủ động này giúp giảm thiểu rủi ro tích lũy thông tin y tế cá nhân không cần thiết và nâng cao tuân thủ tiêu chuẩn "thông tin tối thiểu cần thiết".

5.4 Đào tạo và Nâng cao nhận thức

Tất cả nhân viên tham gia vào việc thu thập và xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) phải được đào tạo toàn diện về các nguyên tắc được nêu trong chính sách này. Chương trình đào tạo này cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chỉ thu thập thông tin cần thiết và cung cấp hướng dẫn về cách nhận diện và tránh thu thập PHI không cần thiết. Các khóa đào tạo bổ sung định kỳ nên được tổ chức để cập nhật cho nhân viên về bất kỳ thay đổi nào trong chính sách hoặc quy trình. Bằng cách xây dựng một văn hóa nhận thức và trách nhiệm, chúng ta có thể đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được trang bị để tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất về bảo vệ PHI.

5.5 Giám sát và Kiểm toán

Các cuộc kiểm toán định kỳ phải được thực hiện để giám sát việc tuân thủ chính sách này. Các cuộc kiểm toán này cần xem xét các thực hành thu thập dữ liệu, đánh giá mức độ tuân thủ tiêu chuẩn tối thiểu cần thiết và xác định bất kỳ trường hợp thu thập thông tin y tế cá nhân (PHI) không cần thiết nào. Nếu phát hiện các trường hợp như vậy, chúng phải được ghi chép lại và các biện pháp khắc phục phù hợp phải được thực hiện ngay lập tức. Việc thiết lập một quy trình rõ ràng cho việc báo cáo và giải quyết sự cố đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết hiệu quả và các bài học kinh nghiệm được tích hợp vào các thực hành trong tương lai.

5.6 Rà soát và cập nhật chính sách

Chính sách này phải được xem xét ít nhất hàng năm hoặc mỗi khi có những thay đổi đáng kể trong quy định, hoạt động chương trình hoặc các thực hành tốt nhất. Quá trình xem xét nên bao gồm các bên liên quan chính để đảm bảo chính sách vẫn phù hợp và hiệu quả. Bất kỳ sửa đổi cần thiết nào phải được thực hiện kịp thời, và nhân viên phải được thông báo về những thay đổi này. Việc xem xét và cập nhật định kỳ là điều cần thiết để duy trì tuân thủ và thích ứng với bối cảnh ngày càng thay đổi của các quy định và công nghệ y tế.

6. Vai trò và Trách nhiệm

Quản lý chương trình Các nhà quản lý có trách nhiệm đảm bảo rằng các đội ngũ của họ hiểu và tuân thủ chính sách này. Họ phải tổ chức các buổi đào tạo, giám sát các hoạt động thu thập dữ liệu và giải quyết bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc thu thập thông tin y tế cá nhân (PHI) không cần thiết trong các bộ phận của mình.

Chuyên viên tuân thủ Quản lý tất cả các nỗ lực tuân thủ liên quan đến việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI). Điều này bao gồm thực hiện các cuộc kiểm toán, cung cấp hướng dẫn về các yêu cầu pháp lý và làm nguồn thông tin cho nhân viên có câu hỏi hoặc thắc mắc về việc thu thập PHI. Chuyên viên Tuân thủ cũng phối hợp quá trình xem xét và cập nhật chính sách.

Tất cả nhân viên và nhà thầu Phải tuân thủ nghiêm ngặt chính sách này trong tất cả các hoạt động của mình. Họ phải tham gia các buổi đào tạo, tuân thủ các quy trình đã được thiết lập cho việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) và báo cáo bất kỳ trường hợp thu thập PHI không cần thiết nào. Mỗi cá nhân có trách nhiệm bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân và đóng góp vào nỗ lực tuân thủ của tổ chức.

7. Tuân thủ và Thi hành

Tuân thủ chính sách này là bắt buộc. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm từ việc đào tạo bổ sung đến chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vi phạm. Các hậu quả pháp lý cũng có thể áp dụng theo các luật của tiểu bang và liên bang như HIPAA và Đạo luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA). Điều quan trọng là tất cả nhân viên phải hiểu rõ tính nghiêm trọng của việc không tuân thủ và những hậu quả tiềm ẩn đối với cả cá nhân và tổ chức.

8. Tham khảo

• Luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm (HIPAA): Luật liên bang quy định các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư và an ninh dữ liệu nhằm bảo vệ thông tin y tế.
• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA): Luật của bang quy định các yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt đối với thông tin y tế và quy định các hình phạt đối với việc tiết lộ thông tin mà không được phép.
• Hướng dẫn Chương trình CalAIM ECM & CS: Các hướng dẫn cụ thể quy định hoạt động của Chương trình ECM & CS, bao gồm các yêu cầu về việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI).

Các tài liệu tham khảo này cung cấp khung pháp lý và quy định làm cơ sở cho chính sách này và nên được tham khảo để có thêm hướng dẫn.

Chính sách này phải được thông báo cho tất cả các bên liên quan và được cung cấp một cách dễ dàng truy cập. Việc tuân thủ là bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong Chương trình CalAIM ECM & CS. Bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân là nghĩa vụ cơ bản của tất cả nhân viên tham gia vào chương trình.

Mục đích

Mục tiêu chính của chính sách này là thiết lập các hướng dẫn và quy trình rõ ràng để xác định và báo cáo bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép nào đối với Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) trong Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của California Advancing and Innovating Medi-Cal (CalAIM). Bằng cách áp dụng các hướng dẫn này, Pacific Health Group nhằm đảm bảo tuân thủ đầy đủ Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA), Đạo luật Công nghệ Thông tin Y tế cho Sức khỏe Kinh tế và Lâm sàng (HITECH) và tất cả các luật nhà nước có liên quan. Chính sách này nhấn mạnh cam kết của chúng tôi trong việc bảo vệ quyền riêng tư và an toàn thông tin y tế của cá nhân, đồng thời duy trì niềm tin mà bệnh nhân và đối tác đặt vào chúng tôi.

Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu, tình nguyện viên và đại diện của Pacific Health Group tham gia vào bất kỳ hoạt động nào liên quan đến Chương trình CalAIM ECM & CS. Chính sách này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xử lý Thông tin Y tế Cá nhân (PHI), bao gồm việc thu thập, truy cập, sử dụng, tiết lộ, lưu trữ và tiêu hủy. Tất cả các cá nhân nằm trong phạm vi áp dụng của chính sách này được yêu cầu phải hiểu và tuân thủ các quy trình được nêu trong đây.

Tuyên bố chính sách

Pacific Health Group cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất về quyền riêng tư và an ninh liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ PHI trái phép nào đều được coi là vi phạm nghiêm trọng cả nghĩa vụ pháp lý và đạo đức tổ chức. Tất cả nhân viên phải nhanh chóng xác định và báo cáo ngay lập tức các sự cố như vậy để đảm bảo điều tra kịp thời, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Tổ chức của chúng tôi thúc đẩy một văn hóa trách nhiệm và tuân thủ, nhận thức rằng việc bảo vệ PHI không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là một khía cạnh cơ bản của chăm sóc bệnh nhân và niềm tin.

Định nghĩa

Thông tin y tế được bảo vệ (PHI)Điều này đề cập đến bất kỳ thông tin nào, bao gồm dữ liệu dân số, liên quan đến tình trạng sức khỏe thể chất hoặc tinh thần trong quá khứ, hiện tại hoặc tương lai của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế cho cá nhân đó hoặc việc thanh toán cho các dịch vụ y tế. Thông tin y tế cá nhân (PHI) bao gồm thông tin xác định cá nhân hoặc cung cấp cơ sở hợp lý để tin rằng nó có thể được sử dụng để xác định cá nhân đó.

Sử dụng hoặc tiết lộ không được phépBất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) nào không được phép theo HIPAA, HITECH hoặc các luật và quy định của tiểu bang có liên quan. Điều này bao gồm việc truy cập, thu thập, sử dụng hoặc tiết lộ trái phép làm ảnh hưởng đến an ninh hoặc quyền riêng tư của PHI.

Vi phạm: Được định nghĩa là việc thu thập, truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) theo cách không được phép theo HIPAA, gây ảnh hưởng đến tính bảo mật hoặc quyền riêng tư của PHI. Một vi phạm được coi là đã xảy ra trừ khi có thể chứng minh rằng có khả năng thấp rằng PHI đã bị lộ.

Quy trình

Xác định các trường hợp sử dụng hoặc tiết lộ không được phép

Tất cả các thành viên trong lực lượng lao động được yêu cầu duy trì sự cảnh giác trong việc nhận diện các tình huống có thể cấu thành việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách không hợp pháp. Điều này bao gồm việc nhận thức về các hoạt động như:

• Việc truy cập trái phép vào thông tin y tế cá nhân (PHI) bởi những cá nhân không có quyền truy cập cần thiết.
• Chia sẻ thông tin y tế cá nhân (PHI) mà không có sự ủy quyền hoặc đồng ý hợp lệ từ bệnh nhân.
• Mất mát hoặc bị đánh cắp các thiết bị (ví dụ: laptop, điện thoại thông minh) chứa thông tin y tế cá nhân (PHI).
• Thảo luận về thông tin y tế cá nhân (PHI) tại các khu vực công cộng nơi các cuộc trò chuyện có thể bị nghe lén bởi những người không được ủy quyền.
• Việc xử lý không đúng cách các tài liệu hoặc thiết bị chứa thông tin y tế cá nhân (PHI).

Nhận thức và phát hiện kịp thời là yếu tố quan trọng trong việc phòng ngừa và giảm thiểu các vi phạm tiềm ẩn. Các thành viên trong lực lượng lao động cần nắm rõ những gì được coi là Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) và các quy trình đúng đắn để xử lý nó.

Yêu cầu báo cáo

Nếu một thành viên trong lực lượng lao động phát hiện ra việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách trái phép, họ phải báo cáo ngay lập tức cho người quản lý trực tiếp và Chuyên viên Bảo mật. Việc báo cáo kịp thời là điều cần thiết để khởi động các biện pháp khắc phục kịp thời nhằm giảm thiểu bất kỳ tác hại tiềm ẩn nào. Báo cáo phải bao gồm tất cả các chi tiết liên quan được biết đến tại thời điểm đó, chẳng hạn như bản chất của sự cố, loại PHI liên quan và các hành động đã được thực hiện cho đến nay.

Báo cáo có thể được thực hiện thông qua các phương pháp khác nhau:

• Giao tiếp trực tiếp: Trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại với người quản lý hoặc Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu.
• Email an toànGửi một bản báo cáo chi tiết qua hệ thống email bảo mật của tổ chức.
• Báo cáo ẩn danhSử dụng đường dây nóng tuân thủ của tổ chức hoặc hệ thống báo cáo ẩn danh (nếu có).

Tổ chức nghiêm cấm mọi hình thức trả đũa đối với cá nhân báo cáo các vấn đề một cách trung thực. Trả đũa được coi là vi phạm nghiêm trọng chính sách của tổ chức và sẽ không được dung thứ.

Quy trình điều tra

Khi nhận được báo cáo về việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin cá nhân trái phép, Chuyên viên Bảo mật sẽ ngay lập tức tiến hành điều tra kỹ lưỡng. Quy trình bao gồm:

• Đánh giá Báo cáoXem xét thông tin được cung cấp để hiểu rõ phạm vi và bản chất của sự cố.
• Thu thập chứng cứThu thập toàn bộ tài liệu liên quan, hồ sơ điện tử và tiến hành phỏng vấn các bên liên quan.
• Hợp tác: Hợp tác với luật sư, nhân viên công nghệ thông tin và các bộ phận liên quan khác để đánh giá các khía cạnh kỹ thuật và hậu quả pháp lý.
• Tài liệuGhi chép chi tiết về tất cả các bước thực hiện, kết quả thu được và kết luận được đưa ra trong quá trình điều tra.

Cuộc điều tra nhằm xác định xem có vi phạm xảy ra hay không, mức độ của vi phạm và các cá nhân bị ảnh hưởng. Nó cũng nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ để ngăn chặn các trường hợp tương tự xảy ra trong tương lai.

Đánh giá rủi ro

Một đánh giá rủi ro toàn diện sẽ được thực hiện để đánh giá khả năng thông tin y tế cá nhân (PHI) đã bị lộ. Đánh giá này xem xét:

• Tính chất và phạm vi của thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quanĐánh giá mức độ nhạy cảm của dữ liệu, chẳng hạn như liệu dữ liệu có chứa số an sinh xã hội, thông tin tài chính hoặc chẩn đoán y tế hay không.
• Người không được ủy quyền tham giaXác định những người đã truy cập hoặc nhận được thông tin y tế cá nhân (PHI) và khả năng lạm dụng thông tin đó của họ.
• Thực hiện việc mua lại hoặc xemĐánh giá xem thông tin y tế cá nhân (PHI) có thực sự bị truy cập hoặc xem hay không, hay chỉ có khả năng truy cập như vậy.
• Các biện pháp giảm thiểuXem xét các biện pháp đã được thực hiện để khắc phục sự cố và giảm thiểu thiệt hại.

Kết quả của đánh giá rủi ro sẽ hướng dẫn phản ứng của tổ chức, bao gồm việc xác định tính cần thiết và phương thức thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng và các cơ quan quản lý.

Các nỗ lực giảm thiểu

Các biện pháp khẩn cấp sẽ được thực hiện để ngăn chặn và hạn chế việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép thông tin y tế cá nhân (PHI). Các nỗ lực giảm thiểu có thể bao gồm:

• Trích xuất thông tin đã được công bố: Cố gắng thu hồi bất kỳ thông tin y tế cá nhân (PHI) nào đã bị tiết lộ trái phép.
• Yêu cầu bảo mậtYêu cầu các bên không được ủy quyền trả lại hoặc tiêu hủy thông tin y tế cá nhân (PHI) và duy trì tính bảo mật.
• Khắc phục lỗ hổng bảo mật của hệ thốngXử lý các điểm yếu kỹ thuật hoặc quy trình đã góp phần gây ra sự cố.
• Cung cấp hỗ trợCung cấp hỗ trợ cho các cá nhân bị ảnh hưởng, chẳng hạn như dịch vụ theo dõi tín dụng trong các trường hợp liên quan đến thông tin tài chính.

Tổ chức cam kết giảm thiểu bất kỳ tác động tiêu cực nào đối với cá nhân và ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai thông qua các chiến lược giảm thiểu hiệu quả.

Thông báo

Nếu việc vi phạm thông tin y tế cá nhân (PHI) không được bảo mật được xác nhận, tổ chức sẽ thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng, cơ quan quản lý và, nếu cần thiết, các phương tiện truyền thông, theo các yêu cầu pháp lý.

• Thông báo cho cá nhânCác cá nhân bị ảnh hưởng sẽ được thông báo mà không có sự chậm trễ không hợp lý và không muộn hơn 60 ngày kể từ khi phát hiện vi phạm. Thông báo sẽ bao gồm:

• • Mô tả về sự cố.

• • Các loại thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan.

• • Các bước cá nhân có thể thực hiện để bảo vệ bản thân.

• • Các biện pháp mà tổ chức đang thực hiện để điều tra và giảm thiểu hậu quả của vụ vi phạm.

• • Thông tin liên hệ để được hỗ trợ thêm.

• Thông báo cho Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS)Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS) sẽ được thông báo theo quy định của HIPAA.
• Các cơ quan nhà nướcTổ chức sẽ tuân thủ các yêu cầu báo cáo cụ thể của từng bang, có thể bao gồm việc thông báo cho các cơ quan quản lý nhà nước của bang.
• Thông báo cho các phương tiện truyền thôngNếu vi phạm ảnh hưởng đến hơn 500 cư dân của một bang hoặc khu vực pháp lý, tổ chức sẽ thông báo cho các cơ quan truyền thông chính thống phục vụ khu vực đó.

Tất cả các thông báo sẽ được ghi chép và thực hiện theo cách tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và quy định.

Quản lý hồ sơ

Tổ chức sẽ duy trì hồ sơ chi tiết về tất cả các báo cáo, cuộc điều tra, đánh giá rủi ro và thông báo liên quan đến việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép thông tin y tế cá nhân (PHI). Các hồ sơ này sẽ được:

• Được lưu trữ an toànĐược bảo vệ khỏi truy cập trái phép và được duy trì trong một môi trường an toàn.
• Giữ lạiĐược lưu giữ trong thời gian tối thiểu sáu năm kể từ ngày tạo lập hoặc ngày cuối cùng có hiệu lực, tùy theo ngày nào muộn hơn, hoặc theo quy định của pháp luật.
• Có thể truy cập để xem xét: Có sẵn cho các cuộc kiểm toán nội bộ và các cuộc đánh giá tuân thủ quy định của cơ quan quản lý bên ngoài khi cần thiết.

Việc ghi chép hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng để chứng minh tuân thủ và để liên tục cải thiện các thực hành bảo vệ quyền riêng tư.

Đào tạo và Giáo dục

Để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong lực lượng lao động đều nắm rõ các nghĩa vụ về quyền riêng tư, tổ chức sẽ cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện:

• Đào tạo ban đầuTất cả các thành viên mới trong lực lượng lao động sẽ được đào tạo về chính sách và quy trình bảo mật trước khi bắt đầu xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI).
• Đào tạo liên tụcCác khóa đào tạo nâng cao hàng năm và các khóa đào tạo bổ sung khi chính sách hoặc quy định thay đổi.
• Đào tạo chuyên sâuCác buổi đào tạo chuyên sâu dành cho các vị trí có trách nhiệm bảo mật cao.
• Lời cảm ơnCác thành viên trong lực lượng lao động phải xác nhận rằng họ đã hiểu và cam kết tuân thủ các chính sách bảo mật.

Đào tạo sẽ bao gồm các nội dung như nhận diện thông tin y tế cá nhân (PHI), quy trình xử lý đúng cách, xác định các vi phạm tiềm ẩn và tầm quan trọng của việc báo cáo kịp thời.

Các biện pháp kỷ luật

Việc không tuân thủ chính sách này hoặc vi phạm các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm:

• Tư vấn hoặc Đào tạo lạiĐối với các vi phạm nhỏ hoặc vô ý.
• Khiển trách chính thứcCảnh báo có ghi chép đối với các vi phạm nghiêm trọng hơn.
• Tạm ngừng hoặc Chấm dứtĐối với các vi phạm nghiêm trọng hoặc cố ý.
• Hành động pháp lýTrong các trường hợp liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật hoặc gây thiệt hại nghiêm trọng.

Các biện pháp kỷ luật sẽ được xác định dựa trên mức độ nghiêm trọng của vi phạm và sẽ được áp dụng một cách nhất quán đối với tất cả các thành viên trong lực lượng lao động.

Trách nhiệm

• Thành viên lực lượng lao độngPhải tuân thủ tất cả các chính sách và quy trình, bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI), báo cáo bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ không hợp lệ nào, và tham gia vào các khóa đào tạo bắt buộc.
• Các giám sát viên: Chịu trách nhiệm thúc đẩy văn hóa tuân thủ, đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu rõ nghĩa vụ của mình và hỗ trợ họ trong việc thực hiện các trách nhiệm đó.
• Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Giám sát việc tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tiến hành điều tra, phối hợp thông báo và cung cấp hướng dẫn và đào tạo.

Tuân thủ và Thi hành

Việc không tuân thủ chính sách này có thể dẫn đến các hình phạt dân sự và hình sự theo HIPAA và HITECH, cũng như các biện pháp kỷ luật từ Pacific Health Group. Tổ chức cam kết thực thi chính sách này và thực hiện các biện pháp thích hợp để ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai.

Tham khảo

• Quy tắc Bảo mật HIPAA45 CFR Phần 160 và 164
• Quy tắc Bảo mật HIPAA45 CFR Phần 164, Phụ lục A và C
• Luật HITECHCác điều khoản liên quan đến thông báo vi phạm
• Hướng dẫn Chương trình CalAIM ECM & CS
• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA)
• [Các quy định và luật pháp của các bang khác có liên quan]

Mục đích

Mục đích của chính sách này là thiết lập một quy trình toàn diện và rõ ràng để báo cáo, điều tra và giảm thiểu bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép nào đối với Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) trong Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của CalAIM. Bằng cách tuân thủ chính sách này, tổ chức đảm bảo tuân thủ các luật liên bang và tiểu bang, bao gồm Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA), và thể hiện cam kết của mình trong việc bảo vệ quyền riêng tư và an ninh thông tin y tế của cá nhân.

Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu, tình nguyện viên và đối tác tham gia vào Chương trình CalAIM ECM & CS và có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Chính sách này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xử lý, sử dụng hoặc tiết lộ PHI dưới bất kỳ hình thức nào, bao gồm cả hình thức điện tử, giấy tờ hoặc giao tiếp bằng lời nói.

Tuyên bố chính sách

Tổ chức cam kết duy trì tính bảo mật và tính toàn vẹn của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Tất cả các trường hợp sử dụng hoặc tiết lộ PHI trái phép phải được báo cáo ngay lập tức sau khi phát hiện để đảm bảo phản ứng kịp thời, thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý. Việc không báo cáo các sự cố này sẽ làm suy yếu khả năng của tổ chức trong việc bảo vệ PHI và tuân thủ các yêu cầu quy định.

Định nghĩa

Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): PHI đề cập đến bất kỳ thông tin nào, bao gồm dữ liệu dân số, liên quan đến tình trạng sức khỏe thể chất hoặc tinh thần trong quá khứ, hiện tại hoặc tương lai của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho dịch vụ y tế có thể xác định danh tính của cá nhân đó. Điều này bao gồm thông tin được truyền tải hoặc lưu trữ dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào.

Sử dụng hoặc tiết lộ không được phép: Thuật ngữ này đề cập đến bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) nào không được phép hoặc yêu cầu theo quy định của HIPAA hoặc chính sách của tổ chức. Các ví dụ bao gồm truy cập PHI mà không có lý do chính đáng, chia sẻ PHI với các cá nhân không được ủy quyền, hoặc không bảo vệ PHI một cách thích hợp.

Vi phạm: Vi phạm được định nghĩa là việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép theo Quy tắc Bảo mật HIPAA, gây ảnh hưởng đến an ninh hoặc quyền riêng tư của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Vi phạm được coi là đã xảy ra trừ khi tổ chức chứng minh được khả năng thấp rằng PHI đã bị ảnh hưởng dựa trên đánh giá rủi ro.

Quy trình

1. Báo cáo ngay lập tức về các trường hợp sử dụng hoặc tiết lộ không được phép.

Bất kỳ nhân viên nào phát hiện ra việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) trái phép đều phải báo cáo sự cố ngay lập tức. Báo cáo phải được gửi đến cả người quản lý trực tiếp của nhân viên và Chuyên viên Bảo mật càng sớm càng tốt, nhưng không muộn hơn 24 giờ kể từ khi phát hiện sự cố. Việc báo cáo ngay lập tức là rất quan trọng để tổ chức có thể phản ứng kịp thời và giảm thiểu bất kỳ tác hại tiềm ẩn nào.

2. Thông báo cho Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu

Các giám sát viên nhận được báo cáo về việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) trái phép phải thông báo cho Chuyên viên Bảo mật trong vòng 24 giờ. Thông báo phải bao gồm tất cả các chi tiết có sẵn về sự cố, bao gồm tính chất của PHI liên quan, hoàn cảnh xung quanh việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép, và các hành động ngay lập tức đã được thực hiện để giải quyết tình huống. Giám sát viên phải đảm bảo rằng nhân viên hoàn thành Mẫu Báo cáo Sự cố để ghi chép sự cố một cách đầy đủ.

3. Báo cáo về sự cố

Biểu mẫu Báo cáo Sự cố là công cụ quan trọng để ghi chép tất cả các khía cạnh liên quan của sự cố. Biểu mẫu nên bao gồm:

• Ngày và giờ xảy ra sự cố: Xác định thời điểm vi phạm việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin không được phép xảy ra và thời điểm phát hiện vi phạm đó.
• Mô tả về thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan: Chi tiết các loại thông tin y tế cá nhân (PHI) đã được sử dụng hoặc tiết lộ trái phép, chẳng hạn như hồ sơ y tế, số an sinh xã hội hoặc các thông tin nhận dạng khác.
• Giải thích về cách sự cố xảy ra: Cung cấp một mô tả rõ ràng về các sự kiện dẫn đến việc sử dụng hoặc tiết lộ không hợp lệ, bao gồm bất kỳ sai sót hoặc vi phạm chính sách nào.
• Xác định các cá nhân liên quan: Danh sách tất cả nhân viên, bệnh nhân hoặc các bên thứ ba liên quan đến sự cố.
• Các biện pháp khẩn cấp đã được thực hiện: Mô tả các bước đã thực hiện ngay sau khi phát hiện để kiểm soát hoặc giảm thiểu tác động của sự cố.

Mẫu đơn đã hoàn thành cần được nộp cho Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu ngay lập tức để thuận tiện cho quá trình điều tra.

4. Điều tra vụ việc

Chuyên viên Bảo mật có trách nhiệm tiến hành điều tra trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận được báo cáo sự cố. Mục tiêu của cuộc điều tra là:

• Xác định bản chất và phạm vi của sự cố: Đánh giá cách thức vi phạm việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin không được phép đã xảy ra và xác định các vấn đề hệ thống liên quan.
• Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn: Đánh giá khả năng thông tin y tế cá nhân (PHI) đã bị lộ và tác hại tiềm ẩn đối với các cá nhân bị ảnh hưởng.
• Xác định xem có vi phạm xảy ra hay không: Xác định xem sự cố có đáp ứng định nghĩa về vi phạm theo quy định của HIPAA hay không.
• Đề xuất các chiến lược giảm thiểu: Xác định các biện pháp để ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai và giảm thiểu bất kỳ thiệt hại nào gây ra.

Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu có thể hợp tác với luật sư, nhân viên an ninh thông tin và các bộ phận liên quan khác để đảm bảo một cuộc điều tra toàn diện.

5. Các nỗ lực giảm thiểu

Khi phát hiện việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin không hợp lệ, tổ chức sẽ thực hiện các biện pháp thích hợp để giảm thiểu tác động tiêu cực. Các nỗ lực giảm thiểu có thể bao gồm:

• Tra cứu thông tin y tế cá nhân đã được tiết lộ: Cố gắng khôi phục bất kỳ thông tin y tế cá nhân (PHI) nào đã bị tiết lộ trái phép.
• Bảo vệ các hệ thống bị ảnh hưởng: Thực hiện các biện pháp bảo mật để ngăn chặn việc truy cập hoặc tiết lộ trái phép thêm.
• Cung cấp hỗ trợ cho các cá nhân bị ảnh hưởng: Cung cấp các nguồn lực hoặc hướng dẫn cho những cá nhân có thông tin y tế cá nhân (PHI) bị lộ, chẳng hạn như dịch vụ theo dõi tín dụng hoặc tư vấn về các biện pháp bảo vệ.
• Rà soát và Cập nhật Chính sách: Đánh giá các chính sách và quy trình hiện tại để xác định và triển khai các cải tiến.

Tổ chức cam kết giảm thiểu bất kỳ tác động tiêu cực nào đối với cá nhân và ngăn chặn các sự cố tương tự xảy ra trong tương lai.

6. Thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng

Nếu cuộc điều tra kết luận rằng đã xảy ra vi phạm, tổ chức sẽ thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng mà không chậm trễ không hợp lý và không muộn hơn 60 ngày kể từ khi phát hiện vi phạm. Thông báo sẽ được cung cấp dưới dạng văn bản và sẽ bao gồm:

• Mô tả về sự vi phạm: Giải thích sự việc đã xảy ra, bao gồm ngày xảy ra vi phạm và ngày phát hiện vi phạm.
• Các loại thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan: Xác định các loại thông tin đã bị lộ, chẳng hạn như tên, địa chỉ, ngày sinh, thông tin y tế hoặc các dữ liệu nhạy cảm khác.
• Các bước cá nhân nên thực hiện: Cung cấp các khuyến nghị về cách cá nhân có thể bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ tiềm ẩn, chẳng hạn như theo dõi tài khoản tài chính hoặc thay đổi mật khẩu.
• Các hành động đã thực hiện bởi tổ chức: Liệt kê các biện pháp mà tổ chức đã thực hiện để điều tra vụ vi phạm, giảm thiểu thiệt hại và ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ của một đại diện có thể trả lời các câu hỏi và cung cấp thông tin bổ sung.

Quy trình thông báo sẽ tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo rằng các cá nhân được thông báo và có thể thực hiện các biện pháp phù hợp.

7. Báo cáo cho các cơ quan quản lý và truyền thông

Trong trường hợp vi phạm ảnh hưởng đến 500 cá nhân trở lên, tổ chức phải thông báo cho Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS) và các cơ quan truyền thông chính thống phục vụ khu vực bị ảnh hưởng. Các thông báo này phải được thực hiện mà không có sự chậm trễ không hợp lý và tuân thủ các quy định của HIPAA. Đối với các vi phạm liên quan đến ít hơn 500 cá nhân, tổ chức sẽ duy trì một bản ghi chép về tất cả các sự cố như vậy và nộp bản ghi chép hàng năm cho HHS theo yêu cầu.

8. Các biện pháp kỷ luật đối với vi phạm quy định

Nhân viên, nhà thầu hoặc đối tác không tuân thủ chính sách này có thể phải chịu các biện pháp kỷ luật, bao gồm đào tạo lại, khiển trách, đình chỉ công việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng. Mức độ nghiêm trọng của biện pháp kỷ luật sẽ tương ứng với tính chất của vi phạm, liệu vi phạm đó có xuất phát từ sự cẩu thả hay hành vi cố ý vi phạm, và liệu đó có phải là vi phạm tái diễn hay không. Tổ chức coi việc không tuân thủ là nghiêm trọng và sẽ thực thi chính sách này để duy trì tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin y tế cá nhân (PHI).

9. Chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức

Tổ chức cam kết cung cấp các khóa đào tạo và giáo dục định kỳ cho tất cả nhân viên về các quy định của HIPAA, tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI) và các quy trình được nêu trong chính sách này. Các buổi đào tạo sẽ được tổ chức ít nhất một lần mỗi năm và là bắt buộc đối với tất cả nhân viên, nhà thầu và tình nguyện viên có quyền truy cập vào PHI. Các khóa đào tạo bổ sung có thể được cung cấp khi cần thiết để giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc thay đổi trong luật pháp và quy định.

10. Quản lý hồ sơ và tài liệu

Tất cả tài liệu liên quan đến việc sử dụng hoặc tiết lộ không được phép, bao gồm báo cáo sự cố, hồ sơ điều tra, thư từ và các biện pháp khắc phục, sẽ được lưu trữ an toàn bởi Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu. Các hồ sơ này sẽ được lưu giữ trong thời gian tối thiểu sáu năm kể từ ngày tạo lập hoặc ngày cuối cùng có hiệu lực, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. Tổ chức sẽ đảm bảo rằng tất cả hồ sơ được bảo vệ khỏi truy cập trái phép và có thể được kiểm tra bởi các cơ quan quản lý khi cần thiết.

Trách nhiệm

• Tất cả nhân viên: Mọi cá nhân có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) đều có trách nhiệm hiểu và tuân thủ chính sách này. Nhân viên phải bảo vệ PHI trong các hoạt động hàng ngày của mình và báo cáo ngay lập tức bất kỳ sự cố nghi ngờ nào.
• Người giám sát: Các giám sát viên có trách nhiệm xây dựng văn hóa tuân thủ trong đội ngũ của mình. Họ phải đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo, hiểu rõ nghĩa vụ của mình và cảm thấy thoải mái khi báo cáo các sự cố mà không lo bị trừng phạt.
• Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát việc thực hiện chính sách này. Điều này bao gồm tiến hành điều tra, phối hợp các nỗ lực giảm thiểu rủi ro, quản lý thông báo và duy trì hồ sơ. Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu cũng là nguồn thông tin hỗ trợ cho nhân viên có câu hỏi hoặc thắc mắc về việc bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI).
• Quản lý: Các nhà lãnh đạo tổ chức phải cung cấp các nguồn lực, hỗ trợ và giám sát cần thiết để đảm bảo việc triển khai hiệu quả chính sách này. Ban quản lý có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ và giải quyết các vấn đề hệ thống có thể dẫn đến việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin không được phép.

Tuân thủ

Việc tuân thủ chính sách này là bắt buộc. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật và có thể khiến tổ chức và cá nhân phải chịu các hình phạt pháp lý theo HIPAA và các luật áp dụng khác. Tổ chức nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ không chỉ để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý mà còn để duy trì niềm tin của các cá nhân mà tổ chức phục vụ.

Kiểm tra và Sửa đổi

Chính sách này sẽ được xem xét hàng năm và cập nhật khi cần thiết để phản ánh các thay đổi trong luật pháp liên bang, luật pháp tiểu bang, quy định hoặc các thực hành tổ chức. Bất kỳ sửa đổi nào sẽ được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và thông báo cho tất cả nhân viên một cách kịp thời. Phản hồi từ nhân viên được khuyến khích để nâng cao hiệu quả của chính sách và việc thực hiện nó.

Tham khảo

• Luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm (HIPAA): 45 CFR Phần 160 và 164 quy định các quy định liên bang về bảo vệ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) và các yêu cầu về báo cáo vi phạm.
• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA): Điều 56-56.37 của Bộ luật Dân sự California quy định các quy định cụ thể của bang về tính bảo mật và việc tiết lộ thông tin y tế.
• Hướng dẫn Chương trình CalAIM ECM & CS: Các hướng dẫn này cung cấp các chỉ dẫn cụ thể và tiêu chuẩn cho chương trình ECM & CS, bao gồm các yêu cầu về việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI).

Để được giải đáp thắc mắc hoặc yêu cầu thêm thông tin về chính sách này, vui lòng liên hệ với Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu. Tổ chức coi trọng việc giao tiếp cởi mở và cam kết hỗ trợ nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI).

Mục đích:

Mục đích chính của chính sách này là thiết lập một khung khổ toàn diện để xác định, ứng phó và tăng cường các biện pháp bảo vệ sau bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép nào đối với Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) trong chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của California Advancing and Innovating Medi-Cal (CalAIM). Bằng việc triển khai chính sách này, chúng tôi nhằm đảm bảo tuân thủ đầy đủ các luật liên bang và tiểu bang, bao gồm Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA), và thể hiện cam kết vững chắc của chúng tôi trong việc bảo vệ PHI.

Phạm vi:

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu, tình nguyện viên và bất kỳ thành viên nào khác trong lực lượng lao động tham gia vào Chương trình CalAIM ECM & CS và xử lý Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) dưới bất kỳ hình thức nào. Điều quan trọng là mỗi cá nhân trong tổ chức phải hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc bảo vệ PHI và các quy trình cần tuân thủ trong trường hợp có sự sử dụng hoặc tiết lộ PHI không hợp lệ.

Định nghĩa:

• Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Thuật ngữ này đề cập đến bất kỳ thông tin nào liên quan đến tình trạng sức khỏe của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho dịch vụ y tế có thể được liên kết với cá nhân đó. Điều này bao gồm một loạt các thông tin nhận dạng như tên, địa chỉ, ngày sinh, số an sinh xã hội và bất kỳ thông tin nào khác có thể xác định một người.
• Sử dụng hoặc tiết lộ không được phép: Bất kỳ việc thu thập, truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) theo cách không được phép theo HIPAA hoặc các luật áp dụng khác. Điều này bao gồm việc chia sẻ trái phép PHI với các cá nhân hoặc tổ chức không có quyền nhận thông tin đó.
• Vi phạm: Sử dụng hoặc tiết lộ trái phép làm ảnh hưởng đến an ninh hoặc quyền riêng tư của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Một vi phạm được coi là đã xảy ra trừ khi có thể chứng minh rằng có khả năng thấp rằng PHI đã bị ảnh hưởng dựa trên đánh giá rủi ro.

Tuyên bố chính sách:

Chương trình CalAIM ECM & CS cam kết mạnh mẽ trong việc bảo vệ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) và nhận thức rõ tầm quan trọng của việc duy trì tính bảo mật, tính toàn vẹn và an ninh của thông tin nhạy cảm này. Trong trường hợp có bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ PHI trái phép nào, tổ chức sẽ thực hiện ngay lập tức các biện pháp thích hợp để giảm thiểu bất kỳ tác hại tiềm ẩn nào. Điều này bao gồm thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng và các cơ quan quản lý theo quy định, cũng như triển khai các biện pháp để ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai. Tổ chức cam kết xây dựng văn hóa tuân thủ và trách nhiệm, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức hiểu và tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất về quyền riêng tư và an ninh.

Quy trình:

Trong trường hợp không may xảy ra việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) trái phép, các thủ tục sau đây sẽ được thực hiện một cách nghiêm túc để đảm bảo phản ứng kịp thời và hiệu quả:

1. Báo cáo ngay lập tức:

Bất kỳ thành viên nào trong lực lượng lao động phát hiện ra việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) trái phép đều phải báo cáo sự cố ngay lập tức cho người quản lý trực tiếp và Chuyên viên Bảo mật. Báo cáo phải bao gồm tất cả các chi tiết đã biết, chẳng hạn như ngày và giờ xảy ra sự cố, tính chất của thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan, cách thức xảy ra sự cố, và bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có thể đã nhận hoặc truy cập thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách trái phép.

2. Điều tra sự cố:

Sau khi nhận được báo cáo, Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu sẽ ngay lập tức tiến hành một cuộc điều tra kỹ lưỡng để xác định bản chất và phạm vi của sự cố. Cuộc điều tra này sẽ bao gồm việc thu thập tất cả thông tin liên quan, phỏng vấn các bên liên quan, xem xét nhật ký bảo mật và kiểm tra bất kỳ bằng chứng vật lý hoặc điện tử nào. Mục tiêu là để hiểu chính xác những gì đã xảy ra, xác định nguyên nhân gốc rễ và xác định mức độ mà thông tin y tế cá nhân (PHI) đã bị lộ.

3. Các nỗ lực giảm thiểu:

Các biện pháp khẩn cấp sẽ được thực hiện để giảm thiểu bất kỳ tác hại tiềm ẩn nào phát sinh từ việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép. Điều này có thể bao gồm việc cố gắng thu hồi thông tin y tế cá nhân (PHI) đã bị tiết lộ trái phép, yêu cầu các bên nhận thông tin trái phép trả lại hoặc tiêu hủy thông tin, và ngăn chặn việc truy cập trái phép tiếp theo. Tổ chức cũng sẽ cung cấp hướng dẫn cho các cá nhân bị ảnh hưởng về các bước họ có thể thực hiện để bảo vệ bản thân, chẳng hạn như theo dõi báo cáo tín dụng của họ hoặc thay đổi mật khẩu.

4. Đánh giá rủi ro:

Một đánh giá rủi ro toàn diện sẽ được thực hiện để đánh giá khả năng thông tin y tế cá nhân (PHI) đã bị lộ. Đánh giá này sẽ xem xét các yếu tố như bản chất và phạm vi của PHI liên quan, người không được ủy quyền đã sử dụng hoặc nhận PHI, liệu PHI có thực sự bị chiếm đoạt hoặc xem xét hay không, và mức độ mà rủi ro đã được giảm thiểu. Kết quả của đánh giá này sẽ là cơ sở cho quyết định của tổ chức về việc thông báo và các hành động tiếp theo.

5. Yêu cầu thông báo:

Tuân thủ theo HIPAA và các luật của tiểu bang có liên quan, tổ chức sẽ thông báo cho tất cả các cá nhân bị ảnh hưởng mà không chậm trễ không hợp lý và không muộn hơn 60 ngày kể từ khi phát hiện vi phạm. Thông báo sẽ được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu và bao gồm mô tả về sự cố, các loại thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan, các bước mà cá nhân nên thực hiện để bảo vệ bản thân, mô tả về những gì tổ chức đang làm để điều tra và giảm thiểu vi phạm, và thông tin liên hệ để được hỗ trợ thêm.

Nếu vi phạm liên quan đến hơn 500 cư dân của một bang hoặc khu vực pháp lý, tổ chức sẽ thông báo cho các cơ quan truyền thông chính thống phục vụ khu vực đó. Ngoài ra, Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS) sẽ được thông báo theo các yêu cầu quy định, cũng như các cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan.

6. Xây dựng Kế hoạch Hành động:

Dựa trên kết quả của cuộc điều tra, tổ chức sẽ xây dựng và triển khai một kế hoạch hành động toàn diện nhằm nâng cao các biện pháp bảo vệ và ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai. Kế hoạch này có thể bao gồm việc sửa đổi chính sách và quy trình, tăng cường các biện pháp bảo mật kỹ thuật như mã hóa và kiểm soát truy cập, nâng cao các biện pháp an ninh vật lý, và cải thiện các thực hành vận hành. Kế hoạch hành động sẽ được ghi chép lại và việc triển khai sẽ được theo dõi để đảm bảo hiệu quả.

7. Đào tạo và Giáo dục:

Tổ chức sẽ cung cấp thêm các khóa đào tạo và giáo dục cho nhân viên, đặc biệt là những người liên quan đến sự cố. Các khóa đào tạo này sẽ tập trung vào việc nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các chính sách về quyền riêng tư và an ninh, hiểu rõ những hậu quả tiềm ẩn của việc không tuân thủ, và áp dụng các phương pháp tốt nhất để bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI). Giáo dục liên tục sẽ là ưu tiên hàng đầu để duy trì mức độ nhận thức và cảnh giác cao trong toàn bộ nhân viên.

8. Các biện pháp kỷ luật:

Các biện pháp kỷ luật phù hợp sẽ được áp dụng đối với nhân viên vi phạm quy định, theo quy trình kỷ luật của tổ chức. Mức độ nghiêm trọng của biện pháp kỷ luật sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như tính chất của vi phạm, liệu vi phạm có cố ý hay vô ý, và mức độ thiệt hại có thể gây ra. Các biện pháp kỷ luật có thể bao gồm tư vấn, đào tạo lại, đình chỉ công tác hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

9. Theo dõi và đánh giá:

Tổ chức sẽ thường xuyên theo dõi hiệu quả của các biện pháp được triển khai nhằm nâng cao bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI). Điều này bao gồm việc thực hiện các cuộc kiểm toán định kỳ, xem xét nhật ký truy cập và đánh giá việc tuân thủ các chính sách và quy trình đã được cập nhật. Tổ chức sẽ luôn cảnh giác trong việc xác định và xử lý bất kỳ rủi ro hoặc lỗ hổng mới nào có thể phát sinh.

10. Tài liệu:

Tài liệu chi tiết về sự cố, bao gồm quá trình điều tra, đánh giá rủi ro, các nỗ lực giảm thiểu, thông báo đã thực hiện và các biện pháp khắc phục đã áp dụng, sẽ được lưu trữ. Tài liệu này là yếu tố quan trọng để chứng minh tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định, đồng thời cung cấp cơ sở cho các cải tiến trong tương lai. Các hồ sơ sẽ được lưu giữ trong thời gian tối thiểu sáu năm hoặc theo quy định của pháp luật.

Trách nhiệm:

• Thành viên lực lượng lao động: Mỗi thành viên trong lực lượng lao động có trách nhiệm bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI) và báo cáo ngay lập tức bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân nào không được phép. Điều này bao gồm tuân thủ tất cả các chính sách và quy trình của tổ chức liên quan đến PHI, tham gia vào các khóa đào tạo bắt buộc và thực hiện trách nhiệm cẩn trọng trong các hoạt động hàng ngày.
• Người giám sát: Các giám sát viên có trách nhiệm xây dựng văn hóa tuân thủ trong các đội ngũ của mình. Họ phải đảm bảo rằng các báo cáo về việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin không được phép được báo cáo kịp thời cho Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu và hỗ trợ nhân viên của mình trong việc hiểu và tuân thủ các chính sách về bảo mật và an ninh.
• Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Chuyên viên Bảo mật có trách nhiệm chính trong việc dẫn dắt quá trình điều tra các sự cố, phối hợp các nỗ lực giảm thiểu rủi ro, đảm bảo các thông báo cần thiết được thực hiện, và giám sát việc phát triển và triển khai các kế hoạch hành động nhằm nâng cao các biện pháp bảo vệ.
• Quản lý: Ban lãnh đạo cấp cao có trách nhiệm cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để triển khai chính sách này một cách hiệu quả. Điều này bao gồm đầu tư vào đào tạo, công nghệ và nhân sự để duy trì các chương trình bảo mật và quyền riêng tư mạnh mẽ.

Đào tạo:

Tất cả nhân viên đều phải tham gia khóa đào tạo ban đầu khi mới vào làm việc và khóa đào tạo định kỳ hàng năm về các quy định của HIPAA và chính sách của tổ chức liên quan đến thông tin y tế cá nhân (PHI). Khóa đào tạo này sẽ bao gồm các nội dung quan trọng như nhận diện và báo cáo các vi phạm, hiểu rõ các nghĩa vụ pháp lý và đạo đức liên quan đến PHI, cũng như các phương pháp tốt nhất để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Các khóa đào tạo bổ sung có thể được tổ chức khi cần thiết, đặc biệt là sau các sự cố hoặc thay đổi trong quy định.

Giám sát tuân thủ:

Chuyên viên Bảo mật sẽ chủ động giám sát việc tuân thủ chính sách này thông qua các cuộc kiểm tra định kỳ, đánh giá và rà soát. Bất kỳ vấn đề tuân thủ nào được phát hiện sẽ được báo cáo lên ban lãnh đạo cấp cao, và các biện pháp khắc phục sẽ được thực hiện khi cần thiết. Tổ chức cam kết cải tiến liên tục và sẽ sử dụng kết quả từ các hoạt động giám sát để củng cố các thực hành bảo mật và an ninh của mình. Việc không tuân thủ chính sách này có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm cả việc chấm dứt hợp đồng lao động.

Kiểm tra và Sửa đổi:

Chính sách này sẽ được xem xét chính thức ít nhất một lần mỗi năm để đảm bảo rằng nó luôn tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành, đồng thời phản ánh các thực hành hoạt động của tổ chức. Các sửa đổi sẽ được thực hiện khi cần thiết để đáp ứng các thay đổi trong luật pháp, công nghệ hoặc nhu cầu của tổ chức. Ý kiến phản hồi từ nhân viên, kết quả kiểm toán và bài học kinh nghiệm từ các sự cố sẽ được xem xét trong quá trình xem xét.

Bằng cách hiểu và tuân thủ các quy định của chính sách này, tất cả các thành viên trong đội ngũ nhân viên đóng góp vào việc bảo vệ thông tin sức khỏe nhạy cảm của khách hàng và duy trì tính toàn vẹn và uy tín của Chương trình CalAIM ECM & CS. Tổ chức đánh giá cao sự tin tưởng mà khách hàng dành cho chúng tôi và cam kết duy trì sự tin tưởng đó thông qua việc tuân thủ nghiêm túc tất cả các nghĩa vụ về quyền riêng tư và an ninh.

Mục đích

Mục đích của chính sách này là thiết lập các hướng dẫn toàn diện để hạn chế truy cập vào Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) trong Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của California Advancing and Innovating Medi-Cal (CalAIM). Chính sách này được thiết kế để đảm bảo tuân thủ các luật liên bang và tiểu bang, bao gồm Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA). Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn này, tổ chức nhằm mục đích bảo vệ quyền riêng tư và an ninh thông tin bệnh nhân, duy trì niềm tin của bệnh nhân và tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất trong dịch vụ y tế.

Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu, tình nguyện viên và các đối tác bên thứ ba truy cập, sử dụng hoặc quản lý Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong Chương trình CalAIM ECM & CS. Chính sách này bao gồm tất cả các hình thức PHI, dù là điện tử, giấy tờ hay bằng lời nói, và áp dụng cho tất cả các hoạt động liên quan đến việc thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tải và tiêu hủy thông tin này.

Định nghĩa

Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): PHI là bất kỳ thông tin nào liên quan đến tình trạng sức khỏe của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho dịch vụ y tế có thể được liên kết với một cá nhân cụ thể. Điều này bao gồm hồ sơ y tế, thông tin thanh toán và bất kỳ dữ liệu nào khác có thể xác định danh tính của bệnh nhân.

Chương trình CalAIM: Chương trình California Advancing and Innovating Medi-Cal ECM & CS là một sáng kiến của Medi-Cal nhằm cung cấp quản lý chăm sóc toàn diện cho các đối tượng có nhu cầu cao. Chương trình tập trung vào việc cung cấp chăm sóc toàn diện, phối hợp để cải thiện kết quả sức khỏe.

Tiêu chuẩn tối thiểu cần thiết: Nguyên tắc này yêu cầu việc truy cập vào thông tin y tế cá nhân (PHI) phải được giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết để đạt được mục đích dự định. Nguyên tắc này nhấn mạnh sự cần thiết phải hạn chế việc truy cập không cần thiết hoặc quá mức vào thông tin nhạy cảm.

Tuyên bố chính sách

Tổ chức của chúng tôi cam kết đảm bảo rằng việc truy cập thông tin y tế cá nhân (PHI) trong Chương trình CalAIM ECM & CS chỉ được giới hạn cho những cá nhân được ủy quyền cần thông tin đó để thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể của họ. Chúng tôi tuân thủ tiêu chuẩn “tối thiểu cần thiết”, đảm bảo rằng PHI chỉ được truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ khi thực sự cần thiết cho các hoạt động y tế hợp pháp, điều trị hoặc quy trình thanh toán. Việc truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ PHI mà không được ủy quyền là hoàn toàn bị cấm và có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm sa thải và các hậu quả pháp lý tiềm ẩn.

Quy trình

Kiểm soát truy cập

Quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) được kiểm soát thông qua hệ thống dựa trên vai trò, trong đó quyền truy cập được cấp dựa trên trách nhiệm công việc của từng cá nhân. Nhân viên được cấp quyền truy cập cần thiết cho vai trò của họ, đảm bảo họ có thể thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả mà không tiết lộ PHI một cách không cần thiết. Ví dụ, một bác sĩ có thể truy cập vào hồ sơ điều trị của bệnh nhân, trong khi nhân viên hành chính có thể truy cập vào thông tin thanh toán.

Các cuộc đánh giá định kỳ về quyền truy cập được thực hiện để đảm bảo chúng vẫn phù hợp theo thời gian. Nếu nhân viên thay đổi vị trí công tác hoặc rời khỏi tổ chức, quyền truy cập của họ sẽ được cập nhật hoặc thu hồi ngay lập tức. Các quản lý chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu truy cập và đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin y tế cá nhân (PHI). Tất cả các ủy quyền truy cập đều được ghi chép và lưu trữ để tuân thủ các quy định và phục vụ mục đích kiểm toán.

Các biện pháp xác thực và bảo mật

Để bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI), tổ chức áp dụng các cơ chế xác thực mạnh mẽ. Mỗi người dùng được cấp một mã định danh duy nhất và phải sử dụng mật khẩu an toàn tuân thủ các yêu cầu phức tạp đã được thiết lập. Mật khẩu phải được thay đổi định kỳ, và việc chia sẻ thông tin đăng nhập bị nghiêm cấm.

Khi có thể, xác thực đa yếu tố được áp dụng để tăng cường bảo mật. Điều này có thể bao gồm sự kết hợp giữa một yếu tố mà người dùng biết (mật khẩu), một yếu tố mà người dùng sở hữu (thẻ bảo mật) hoặc một yếu tố liên quan đến đặc điểm sinh trắc học của người dùng (xác thực sinh trắc học).

Các biện pháp bảo mật vật lý cũng được áp dụng để bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI). Việc truy cập vào các khu vực lưu trữ PHI, như phòng lưu trữ tài liệu hoặc cơ sở hạ tầng máy chủ, chỉ được phép cho nhân viên được ủy quyền. Các tài liệu vật lý được lưu trữ trong tủ khóa, và các trạm làm việc điện tử được cấu hình với tính năng khóa màn hình tự động và bộ lọc bảo mật để ngăn chặn việc xem trái phép.

Đào tạo và Nâng cao nhận thức

Tất cả nhân viên có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) đều phải tham gia các chương trình đào tạo bắt buộc về quy định HIPAA và cách xử lý đúng đắn Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Chương trình đào tạo này được cung cấp trong quá trình tiếp nhận nhân viên mới và bao gồm các nội dung như luật bảo mật, các thực hành bảo mật dữ liệu và hậu quả của việc không tuân thủ.

Các khóa đào tạo định kỳ hàng năm được tổ chức để cập nhật cho nhân viên về các thay đổi trong quy định hoặc chính sách tổ chức. Nhân viên phải xác nhận sự hiểu biết của mình về các chính sách này bằng cách ký vào các thỏa thuận bảo mật, các tài liệu này được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của họ.

Giám sát và Kiểm toán

Tổ chức duy trì các bản ghi chi tiết về tất cả các lần truy cập và thay đổi đối với Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Các bản ghi này ghi lại danh tính người dùng, thời gian truy cập và bản chất của hoạt động được thực hiện. Các cuộc kiểm tra định kỳ đối với các bản ghi này được thực hiện để phát hiện bất kỳ truy cập trái phép hoặc bất thường nào có thể cho thấy vi phạm an ninh.

Kế hoạch ứng phó sự cố đã được thiết lập để xử lý các trường hợp nghi ngờ hoặc xác nhận vi phạm thông tin y tế cá nhân (PHI). Kế hoạch này mô tả các bước thực hiện để kiểm soát ngay lập tức, điều tra, thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng và thực hiện các biện pháp khắc phục. Tất cả các sự cố đều được ghi chép chi tiết, và các báo cáo được nộp cho các cơ quan quản lý có thẩm quyền theo quy định.

Giới hạn thu thập và sử dụng dữ liệu

Theo tiêu chuẩn “tối thiểu cần thiết”, nhân viên được hướng dẫn chỉ truy cập và sử dụng thông tin y tế cá nhân (PHI) cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của mình. Đối với các hoạt động như nghiên cứu hoặc báo cáo, nên sử dụng dữ liệu đã được ẩn danh hoặc dữ liệu tổng hợp khi có thể để giảm thiểu việc tiết lộ thông tin cá nhân của bệnh nhân.

Khi trả lời các yêu cầu về Thông tin Y tế Cá nhân (PHI), dù là từ bên trong hay bên ngoài tổ chức, tổ chức sẽ đánh giá tính cần thiết và tính hợp pháp của việc tiết lộ thông tin. Chỉ cung cấp thông tin tối thiểu cần thiết, và tất cả các trường hợp tiết lộ đều được ghi chép theo yêu cầu của chính sách.

Quyền truy cập của bên thứ ba và Đối tác kinh doanh

Bất kỳ bên thứ ba nào, bao gồm nhà cung cấp hoặc nhà thầu, cần truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) phải ký kết Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh (BAA) với tổ chức. Thỏa thuận BAA quy định các trách nhiệm và nghĩa vụ của bên thứ ba trong việc bảo vệ PHI, đảm bảo họ tuân thủ HIPAA và các quy định liên quan khác.

Trước khi cấp quyền truy cập, tổ chức tiến hành thẩm định để đánh giá các biện pháp bảo mật và lịch sử tuân thủ của bên thứ ba. Các đánh giá và kiểm toán định kỳ có thể được thực hiện để đảm bảo việc tuân thủ liên tục các tiêu chuẩn về quyền riêng tư và bảo mật.

Tuân thủ và Thi hành

Tuân thủ nghiêm ngặt chính sách này là bắt buộc đối với tất cả nhân viên. Tổ chức thực thi chính sách này thông qua các hoạt động đào tạo định kỳ, giám sát và áp dụng các biện pháp kỷ luật khi cần thiết. Việc vi phạm chính sách có thể dẫn đến các hậu quả từ việc phải tham gia đào tạo bổ sung đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vi phạm.

Các nhân viên được khuyến khích báo cáo bất kỳ vi phạm nghi ngờ hoặc vấn đề an ninh nào cho người quản lý trực tiếp hoặc Chuyên viên Bảo mật mà không lo bị trừng phạt. Tất cả các báo cáo sẽ được điều tra kịp thời, và các biện pháp khắc phục phù hợp sẽ được thực hiện để giải quyết các vấn đề được phát hiện.

Trách nhiệm

Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát việc thực hiện chính sách này. Điều này bao gồm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý, cập nhật chính sách khi cần thiết và làm đầu mối liên hệ cho bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan đến việc truy cập và bảo mật thông tin y tế cá nhân (PHI).

Quản lý và Giám sát viên: Các nhà quản lý và giám sát viên có trách nhiệm đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của họ hiểu và tuân thủ chính sách này. Họ phải tổ chức các khóa đào tạo cần thiết, phê duyệt các yêu cầu truy cập một cách phù hợp và giám sát việc tuân thủ các quy trình bảo mật trong bộ phận của mình.

Tất cả nhân viên: Mỗi cá nhân có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) phải tuân thủ chính sách này. Nhân viên được yêu cầu bảo vệ PHI một cách cẩn thận, báo cáo ngay lập tức bất kỳ vi phạm hoặc hoạt động đáng ngờ nào, và tham gia vào tất cả các chương trình đào tạo bắt buộc. Họ cũng phải duy trì tính bảo mật của tất cả PHI và chỉ sử dụng nó cho các mục đích được ủy quyền.

Kiểm tra và Sửa đổi

Chính sách này được xem xét hàng năm hoặc điều chỉnh thường xuyên hơn nếu cần thiết do sự thay đổi trong quy định, công nghệ hoặc thực hành tổ chức. Quy trình xem xét bao gồm đánh giá hiệu quả của các quy trình hiện tại, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cập nhật chính sách để giải quyết các rủi ro mới hoặc yêu cầu tuân thủ. Phản hồi từ nhân viên và kết quả kiểm toán được tích hợp để liên tục nâng cao chính sách.

Chính sách này thể hiện cam kết vững chắc của tổ chức chúng tôi trong việc bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân và đảm bảo rằng việc truy cập vào thông tin y tế cá nhân (PHI) được giới hạn và quản lý một cách thích hợp. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn này, chúng tôi duy trì niềm tin mà bệnh nhân đặt vào chúng tôi và tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn pháp lý và đạo đức liên quan đến thông tin y tế.

Mục đích

Mục đích của chính sách này là đảm bảo rằng tất cả các đại lý và nhà thầu phụ được Pacific Health Group thuê trong Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của CalAIM tuân thủ các hạn chế và điều kiện tương tự về Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) như yêu cầu đối với Pacific Health Group. Chính sách này được thiết lập để duy trì tuân thủ tất cả các luật và quy định liên bang và tiểu bang áp dụng, bao gồm Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA) và Đạo luật Bảo mật Thông tin Y tế California (CMIA). Bằng việc triển khai chính sách này, Pacific Health Group nhằm mục đích bảo vệ quyền riêng tư và an ninh của PHI, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia Chương trình ECM & CS hiểu và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và đạo đức của mình.

Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả các đại lý, nhà thầu phụ và các bên thứ ba khác, những người thay mặt cho Pacific Health Group có quyền truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo Chương trình CalAIM ECM & CS. Chính sách này bao gồm bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào hoạt động dưới sự ủy quyền của Pacific Health Group, bao gồm nhưng không giới hạn ở các nhà tư vấn, nhà cung cấp dịch vụ và nhà cung cấp, những người có thể tiếp xúc với PHI trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.

Tuyên bố chính sách

Pacific Health Group yêu cầu tất cả các đại lý và nhà thầu phụ phải đồng ý và tuân thủ các hạn chế và điều kiện liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) áp dụng cho tổ chức. Yêu cầu này là không thể thương lượng và là điều kiện cơ bản của bất kỳ mối quan hệ hợp đồng hoặc làm việc nào với Pacific Health Group. Các đại lý và nhà thầu phụ phải xử lý PHI theo cách thức phù hợp với chính sách và quy trình của Pacific Health Group, đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn có của PHI. Họ có nghĩa vụ tuân thủ tất cả các luật và quy định liên quan, bao gồm HIPAA, CMIA và bất kỳ luật liên bang hoặc tiểu bang nào khác quy định về việc bảo vệ thông tin y tế.

Quy trình

Hợp đồng thỏa thuận

Tất cả các hợp đồng và thỏa thuận với đại lý và nhà thầu phụ phải bao gồm các điều khoản cụ thể yêu cầu tuân thủ các quy định về thông tin y tế cá nhân (PHI) tương tự như những quy định áp dụng cho Pacific Health Group. Các điều khoản hợp đồng này phải nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của đại lý và nhà thầu phụ liên quan đến việc xử lý, bảo mật và bảo mật thông tin y tế cá nhân (PHI). Trong trường hợp áp dụng, Pacific Health Group phải ký kết các Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh (BAAs) với đại lý và nhà thầu phụ. Các BAAs này phải chi tiết các mục đích sử dụng và tiết lộ PHI được phép, việc triển khai các biện pháp bảo vệ phù hợp, yêu cầu thông báo vi phạm và các điều khoản liên quan đến việc chấm dứt thỏa thuận.

Đào tạo và Giáo dục

Trước khi truy cập bất kỳ thông tin y tế cá nhân (PHI) nào, các đại lý và nhà thầu phụ phải tham gia khóa đào tạo toàn diện về quy định PHI, bảo mật dữ liệu và các thực hành an ninh. Khóa đào tạo này được thiết kế để đảm bảo rằng họ hiểu rõ các nghĩa vụ của mình theo HIPAA, CMIA và chính sách của Pacific Health Group. Ngoài ra, Pacific Health Group sẽ cung cấp các cập nhật định kỳ và các buổi đào tạo bổ sung để thông báo cho các đại lý và nhà thầu phụ về bất kỳ thay đổi nào trong luật, quy định hoặc chính sách tổ chức liên quan đến PHI. Các đại lý và nhà thầu phụ phải tích cực tham gia vào các chương trình đào tạo này và áp dụng kiến thức đã học vào hoạt động hàng ngày của mình.

Kiểm soát truy cập

Quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) của các đại lý và nhà thầu phụ phải được kiểm soát chặt chẽ và giới hạn ở mức thông tin tối thiểu cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Pacific Health Group sẽ triển khai các biện pháp xác thực mạnh mẽ để xác minh danh tính của các cá nhân truy cập PHI, đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có quyền truy cập. Các đại lý và nhà thầu phụ bị cấm truy cập PHI vượt quá phạm vi được ủy quyền và phải tuân thủ tất cả các chính sách và quy trình kiểm soát truy cập do Pacific Health Group thiết lập. Việc truy cập trái phép hoặc lạm dụng PHI được coi là vi phạm nghiêm trọng và có thể dẫn đến việc chấm dứt ngay lập tức thỏa thuận hợp đồng.

Các biện pháp bảo mật dữ liệu

Các đại lý và nhà thầu phụ phải triển khai và duy trì các biện pháp bảo vệ kỹ thuật và vật lý phù hợp để bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI) trong quá trình truyền tải và lưu trữ. Các biện pháp bảo vệ kỹ thuật có thể bao gồm việc sử dụng công nghệ mã hóa, kênh truyền thông an toàn, tường lửa và phần mềm chống phần mềm độc hại để ngăn chặn truy cập trái phép và rò rỉ dữ liệu. Các biện pháp bảo vệ vật lý bao gồm việc bảo vệ các cơ sở, máy trạm và thiết bị lưu trữ hoặc truyền tải PHI, đảm bảo rằng chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập vào các khu vực và thiết bị này. Các đại lý và nhà thầu phụ phải thường xuyên đánh giá và cập nhật các biện pháp bảo mật của mình để đối phó với các mối đe dọa và lỗ hổng mới phát sinh.

Thông báo vi phạm

Trong trường hợp có nghi ngờ hoặc vi phạm thực tế liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI), các đại lý và nhà thầu phụ có nghĩa vụ phải báo cáo ngay lập tức sự cố cho Pacific Health Group. Thông báo kịp thời là yếu tố quan trọng để tiến hành điều tra kịp thời, giảm thiểu thiệt hại và tuân thủ các yêu cầu báo cáo pháp lý. Các đại lý và nhà thầu phụ phải cung cấp tất cả thông tin liên quan về vi phạm, bao gồm bản chất của sự cố, thông tin y tế cá nhân (PHI) bị ảnh hưởng và các biện pháp đã thực hiện để kiểm soát và khắc phục vấn đề. Họ phải hợp tác đầy đủ với Pacific Health Group trong việc tiến hành điều tra kỹ lưỡng và thực hiện các biện pháp khắc phục để ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai.

Điều kiện thầu phụ

Các đại lý và nhà thầu phụ bị cấm thuê thêm nhà thầu phụ để thực hiện các dịch vụ liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) mà không có sự chấp thuận bằng văn bản trước từ Pacific Health Group. Nếu được chấp thuận, các đại lý và nhà thầu phụ phải đảm bảo rằng các nhà thầu phụ đồng ý bằng văn bản với các hạn chế và điều kiện về PHI được nêu trong thỏa thuận của họ với Pacific Health Group. Điều này bao gồm việc ký kết các Thỏa thuận Bảo mật Thông tin (BAAs) phù hợp và đảm bảo rằng các nhà thầu phụ được thông báo và tuân thủ tất cả các luật, quy định và chính sách tổ chức liên quan. Các đại lý và nhà thầu phụ vẫn chịu trách nhiệm về hành vi của các nhà thầu phụ của mình và phải giám sát việc tuân thủ các yêu cầu liên quan đến PHI của họ.

Kiểm toán và Giám sát tuân thủ

Pacific Health Group có quyền tiến hành kiểm toán và đánh giá tuân thủ đối với các đại lý và nhà thầu phụ để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về thông tin y tế cá nhân (PHI). Các đại lý và nhà thầu phụ phải cấp quyền truy cập vào các tài liệu, hệ thống và nhân viên liên quan cho mục đích của các cuộc kiểm toán này. Trong trường hợp phát hiện vi phạm, các đại lý và nhà thầu phụ phải lập và triển khai các kế hoạch khắc phục kịp thời. Các kế hoạch này phải được Pacific Health Group phê duyệt và có thể bao gồm các biện pháp khắc phục như đào tạo bổ sung, điều chỉnh chính sách hoặc tăng cường các biện pháp bảo mật. Việc không giải quyết các vấn đề tuân thủ một cách thỏa đáng có thể dẫn đến việc chấm dứt thỏa thuận hợp đồng.

Điều khoản chấm dứt

Hợp đồng với các đại lý và nhà thầu phụ có thể bị chấm dứt ngay lập tức nếu họ không tuân thủ các nghĩa vụ liên quan đến thông tin y tế cá nhân (PHI) hoặc vi phạm bất kỳ điều khoản nào liên quan đến việc xử lý PHI. Khi hợp đồng bị chấm dứt, các đại lý và nhà thầu phụ phải trả lại hoặc tiêu hủy an toàn toàn bộ PHI đã nhận từ Pacific Health Group, tuân thủ các chính sách tổ chức và luật pháp hiện hành. Họ phải cung cấp chứng nhận bằng văn bản xác nhận việc trả lại hoặc tiêu hủy PHI. Nếu việc trả lại hoặc tiêu hủy PHI không khả thi, các đại lý và nhà thầu phụ phải áp dụng các biện pháp bảo vệ của thỏa thuận đối với PHI còn lại và hạn chế việc sử dụng và tiết lộ thêm chỉ cho các mục đích khiến việc trả lại hoặc tiêu hủy trở nên không khả thi.

Trách nhiệm

Đại lý và Nhà thầu phụ Các bên có trách nhiệm hiểu rõ và tuân thủ đầy đủ tất cả các luật, quy định và nghĩa vụ hợp đồng liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Họ phải tham gia vào tất cả các chương trình đào tạo bắt buộc, triển khai các biện pháp bảo vệ hành chính, kỹ thuật và vật lý cần thiết, và đảm bảo rằng các hành động của họ phù hợp với chính sách và quy trình của Pacific Health Group. Các đại lý và nhà thầu phụ phải báo cáo ngay lập tức bất kỳ vi phạm hoặc sự cố nào liên quan đến PHI và hợp tác với Pacific Health Group trong việc giải quyết các vấn đề đó.

Tập đoàn Y tế Thái Bình Dương Có trách nhiệm cung cấp cho các đại lý và nhà thầu phụ các khóa đào tạo, tài nguyên và hỗ trợ cần thiết để thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thông tin y tế cá nhân (PHI). Tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các thỏa thuận hợp đồng đều bao gồm các điều khoản phù hợp về PHI và rằng các đại lý và nhà thầu phụ được thông báo về trách nhiệm của mình. Pacific Health Group sẽ giám sát việc tuân thủ chính sách này thông qua các cuộc kiểm toán, đánh giá và hoạt động giám sát, và sẽ thực thi các điều khoản của chính sách thông qua các biện pháp hợp đồng, bao gồm cả việc chấm dứt các thỏa thuận.

Định nghĩa

• Thông tin y tế được bảo vệ (PHI)Bất kỳ thông tin sức khỏe có thể xác định cá nhân nào được truyền tải hoặc lưu trữ dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào, bao gồm dữ liệu nhân khẩu học, liên quan đến tình trạng sức khỏe thể chất hoặc tinh thần trong quá khứ, hiện tại hoặc tương lai của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế cho cá nhân đó, hoặc thanh toán cho việc cung cấp dịch vụ y tế.
• Đại lýMột cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền hành động thay mặt cho Pacific Health Group, có quyền tạo ra các nghĩa vụ thay mặt cho tổ chức và có thể truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
• Nhà thầu phụMột cá nhân hoặc tổ chức mà một đại lý hoặc nhà thầu ủy quyền thực hiện một chức năng, hoạt động hoặc dịch vụ, không phải với tư cách là thành viên của lực lượng lao động của đại lý hoặc nhà thầu đó, và có thể truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI).

Tham khảo

• Luật Bảo hiểm Y tế về Khả năng Di chuyển và Trách nhiệm (HIPAA)Luật liên bang quy định các tiêu chuẩn quốc gia về bảo vệ thông tin y tế có thể xác định cá nhân.
• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA)Luật của bang California quy định về quyền riêng tư và an ninh của thông tin y tế.
• Hướng dẫn Chương trình CalAIM ECM & CSHướng dẫn chính thức nêu rõ các yêu cầu và mục tiêu của Chương trình CalAIM ECM & CS.

Cycle đánh giá

Chính sách này sẽ được xem xét hàng năm hoặc khi có sự thay đổi trong luật pháp, quy định hoặc thực tiễn tổ chức. Việc xem xét sẽ đánh giá hiệu quả của chính sách và đảm bảo tuân thủ liên tục các yêu cầu pháp lý và quy định áp dụng. Các cập nhật hoặc sửa đổi đối với chính sách sẽ được thông báo kịp thời cho tất cả các đại lý, nhà thầu phụ và các bên liên quan có liên quan.

Mục đích

Mục đích của chính sách này là thiết lập các quy trình toàn diện và tiêu chuẩn hóa cho việc thu hồi và tiêu hủy an toàn Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) trong Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của California Advancing and Innovating Medi-Cal (CalAIM). Chính sách này nhằm đảm bảo rằng tất cả PHI được xử lý theo cách duy trì tính bảo mật và tính toàn vẹn của nó, tuân thủ đầy đủ các quy định liên bang và tiểu bang, bao gồm Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA) và Đạo luật Bảo mật Thông tin Y tế California (CMIA).

Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả các cá nhân liên quan đến Chương trình CalAIM ECM & CS, bao gồm nhân viên, nhà thầu, tình nguyện viên và đối tác kinh doanh xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) dưới bất kỳ hình thức nào—dù là điện tử, giấy tờ hay bằng lời nói. Chính sách này bao quát tất cả các hoạt động liên quan đến việc trả lại và tiêu hủy PHI, đảm bảo rằng mọi bên liên quan đều hiểu rõ trách nhiệm của mình và các quy trình cần tuân thủ.

Định nghĩa

Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Thuật ngữ này đề cập đến bất kỳ thông tin y tế có thể xác định cá nhân nào được tạo ra, nhận, lưu trữ hoặc truyền tải bởi Chương trình CalAIM ECM & CS, dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào.

Sự trở lại của PHI: Quy trình an toàn để chuyển thông tin y tế cá nhân (PHI) trở lại cho bệnh nhân, đại diện được ủy quyền của họ hoặc thực thể ban đầu đã cung cấp thông tin đó.

Việc hủy bỏ thông tin y tế cá nhân (PHI): Quá trình không thể đảo ngược trong việc loại bỏ thông tin y tế cá nhân (PHI) theo cách khiến nó không thể đọc được và không thể giải mã, đảm bảo rằng nó không thể được tái tạo hoặc khôi phục.

Đối tác kinh doanh: Một thực thể hoặc cá nhân bên ngoài thực hiện các chức năng hoặc hoạt động thay mặt cho Chương trình CalAIM ECM & CS, liên quan đến việc sử dụng hoặc tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI).

Tuyên bố chính sách

Chương trình CalAIM ECM & CS cam kết xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách có trách nhiệm. Tất cả thông tin y tế cá nhân (PHI) phải được trả lại hoặc tiêu hủy một cách an toàn khi không còn cần thiết cho mục đích thu thập ban đầu hoặc theo yêu cầu của pháp luật. Chính sách này đảm bảo việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn pháp lý áp dụng, từ đó bảo vệ quyền riêng tư và an toàn thông tin y tế của cá nhân.

Quy trình

Xác định thông tin y tế cá nhân (PHI) để trả lại hoặc tiêu hủy

Để duy trì tuân thủ và đảm bảo việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách phù hợp, các cuộc kiểm tra định kỳ sẽ được thực hiện để xác định thông tin không còn cần thiết cho mục đích hoạt động. Các cuộc kiểm tra này bao gồm việc rà soát kỹ lưỡng tất cả các kho lưu trữ PHI, cả điện tử và vật lý, để xác định các hồ sơ nào đủ điều kiện để trả lại hoặc tiêu hủy. Mỗi phần thông tin PHI được xác định sẽ được ghi chép chi tiết, bao gồm loại thông tin, tình trạng hiện tại và lý do cho việc trả lại hoặc tiêu hủy. Tài liệu này đóng vai trò là bằng chứng hỗ trợ nỗ lực tuân thủ và thúc đẩy trách nhiệm giải trình.

Sự trở lại của PHI

Trước khi trả lại thông tin y tế cá nhân (PHI) cho bệnh nhân hoặc các cơ quan ban đầu, phải được sự cho phép cần thiết. Điều này đảm bảo việc chuyển giao thông tin nhạy cảm được thực hiện một cách hợp pháp và đạo đức. Đối với PHI điện tử, phải sử dụng các phương thức chuyển giao an toàn như email mã hóa hoặc các giao thức chuyển file an toàn để ngăn chặn truy cập trái phép trong quá trình truyền tải. PHI vật lý nên được trả lại thông qua dịch vụ bưu điện có xác nhận hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh có bảo hiểm, cung cấp khả năng theo dõi, đảm bảo thông tin đến tay người nhận một cách an toàn và kịp thời.

Mỗi lần trả lại thông tin y tế cá nhân (PHI) phải được ghi chép đầy đủ. Tài liệu này phải bao gồm ngày chuyển giao, thông tin của người nhận, phương thức chuyển giao được sử dụng và mô tả chi tiết về thông tin y tế cá nhân (PHI) được trả lại. Việc duy trì các hồ sơ này là cần thiết để đảm bảo trách nhiệm giải trình và chứng minh tuân thủ trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra.

Việc hủy bỏ thông tin y tế cá nhân (PHI)

Khi thông tin y tế cá nhân (PHI) không còn cần thiết, nó phải được tiêu hủy bằng các phương pháp được phê duyệt để đảm bảo không thể tái tạo hoặc truy cập. Đối với PHI điện tử, điều này bao gồm việc sử dụng phần mềm xóa dữ liệu đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Quốc phòng (DoD), cụ thể là DoD 5220.22-M, hoặc tiêu hủy vật lý phương tiện lưu trữ để ngăn chặn việc khôi phục dữ liệu. PHI trên giấy phải được làm cho không thể đọc được thông qua việc xé nhỏ, nghiền nát hoặc đốt cháy.

Nếu sử dụng nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để hỗ trợ việc tiêu hủy thông tin y tế cá nhân (PHI), việc xác minh rằng các nhà cung cấp này đã được chứng nhận và tuân thủ các quy định của HIPAA là điều bắt buộc. Trước khi sử dụng dịch vụ của họ, phải ký kết Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh (BAA) để chính thức hóa trách nhiệm của nhà cung cấp trong việc xử lý và tiêu hủy PHI.

Sau khi hoàn tất quá trình tiêu hủy, phải cấp và lưu trữ Giấy chứng nhận tiêu hủy. Giấy chứng nhận này phải ghi rõ ngày tiêu hủy, phương pháp được sử dụng và nhân viên tham gia vào quá trình. Việc lưu giữ các giấy chứng nhận này là rất quan trọng để chứng minh tuân thủ và phục vụ mục đích lưu trữ hồ sơ.

Lưu trữ trước khi trả lại hoặc tiêu hủy

Trước khi trả lại hoặc tiêu hủy thông tin y tế cá nhân (PHI), tất cả thông tin phải được lưu trữ tại các vị trí an toàn có áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ. Chỉ nhân viên được ủy quyền mới được phép truy cập vào các khu vực lưu trữ này, đảm bảo rằng PHI vẫn được bảo vệ cho đến khi quá trình trả lại hoặc tiêu hủy được khởi động. Các khu vực lưu trữ vật lý phải được khóa và giám sát, trong khi các hệ thống lưu trữ điện tử phải sử dụng mã hóa và các biện pháp bảo mật khác để ngăn chặn truy cập trái phép.

Đào tạo và Nâng cao nhận thức

Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan được đào tạo đầy đủ về các quy trình xử lý, trả lại và tiêu hủy thông tin y tế cá nhân (PHI) là một thành phần quan trọng của chính sách này. Các buổi đào tạo bắt buộc sẽ được tổ chức để hướng dẫn nhân viên, nhà thầu và đối tác kinh doanh về các phương pháp đúng đắn trong việc xử lý PHI, tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, và các quy trình cụ thể được nêu trong chính sách này. Tài liệu đào tạo sẽ được rà soát và cập nhật hàng năm hoặc mỗi khi có những thay đổi đáng kể trong quy định pháp luật hoặc quy trình hoạt động để đảm bảo tuân thủ liên tục và nâng cao nhận thức.

Báo cáo sự cố

Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự tiết lộ, mất mát hoặc vi phạm thông tin y tế cá nhân (PHI) nào, cần phải thực hiện các biện pháp khắc phục ngay lập tức. Các sự cố này phải được báo cáo kịp thời cho Chuyên viên Bảo mật, người sẽ chịu trách nhiệm giám sát việc xử lý theo Kế hoạch ứng phó sự cố. Kế hoạch này quy định các bước để giảm thiểu rủi ro, kiểm soát sự cố và thông báo cho các bên liên quan theo quy định của pháp luật. Việc báo cáo và xử lý kịp thời là yếu tố quan trọng để giảm thiểu tác động của các sự cố an ninh và duy trì niềm tin cũng như tuân thủ các quy định.

Tuân thủ và Thi hành

Chuyên viên Bảo mật có trách nhiệm thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ và kiểm toán để đảm bảo tuân thủ chính sách này. Các cuộc kiểm tra này giúp xác định các khu vực không tuân thủ và tạo cơ hội để cải thiện. Việc không tuân thủ chính sách này có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, từ cảnh cáo bằng lời nói đến chấm dứt hợp đồng lao động, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vi phạm. Việc thực thi nhất quán chính sách này là yếu tố quan trọng để duy trì tính toàn vẹn và an ninh của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong Chương trình CalAIM ECM & CS.

Trách nhiệm

Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu:
Chuyên viên Bảo mật có trách nhiệm chính trong việc giám sát việc triển khai và duy trì chính sách này. Điều này bao gồm đảm bảo rằng tất cả các hoạt động liên quan đến việc trả lại và tiêu hủy thông tin y tế cá nhân (PHI) tuân thủ các quy định của liên bang và tiểu bang. Chuyên viên Bảo mật cũng có nhiệm vụ tổ chức các buổi đào tạo, thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ và giải quyết các vấn đề tuân thủ phát sinh.

Nhân viên và Nhà thầu:
Tất cả nhân viên và nhà thầu tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS phải tuân thủ nghiêm ngặt chính sách này. Họ phải tham gia các buổi đào tạo bắt buộc, tuân thủ các quy trình đã được thiết lập để xử lý Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) và báo cáo ngay lập tức bất kỳ sự cố hoặc vi phạm nào cho Chuyên viên Bảo mật. Sự hợp tác và tận tâm của họ là yếu tố quan trọng để bảo vệ PHI và duy trì tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Tham khảo

Luật Liên bang:

• Luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm (HIPAA) năm 1996: Xác lập các tiêu chuẩn quốc gia về bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI).
• Luật Công nghệ Thông tin Y tế vì Sức khỏe Kinh tế và Lâm sàng (HITECH): Khuyến khích việc áp dụng công nghệ thông tin y tế và củng cố các quy định của HIPAA.

Luật của các bang:

• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA): Bảo vệ tính bảo mật của thông tin y tế tại California.
• Luật Thông báo Vi phạm Dữ liệu của California: Yêu cầu các tổ chức phải thông báo cho cá nhân về các vụ vi phạm dữ liệu liên quan đến thông tin cá nhân.

1. Mục đích

Mục tiêu chính của chính sách này là xác định các hướng dẫn và quy trình toàn diện quy định việc sử dụng và tiết lộ thông tin y tế được bảo vệ (PHI) một cách phù hợp bởi tất cả nhân viên tham gia vào Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao và Hỗ trợ Cộng đồng Medi-Cal (ECM & CS) của California. Chính sách này đảm bảo rằng quyền riêng tư và an ninh của PHI được duy trì nghiêm ngặt theo Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA), Đạo luật Bảo mật Thông tin Y tế California (CMIA) và các quy định liên bang và tiểu bang khác có liên quan. Bằng cách thiết lập các quy trình rõ ràng, tổ chức nhằm mục đích ngăn chặn việc truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ PHI trái phép và thúc đẩy văn hóa tuân thủ và trách nhiệm trong toàn bộ nhân viên, nhà thầu và nhà thầu phụ tham gia vào chương trình.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu, nhà thầu phụ và bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong Chương trình CalAIM ECM & CS. Chính sách này bao gồm tất cả các hình thức của PHI, dù được lưu trữ dưới dạng điện tử, trên giấy hay được truyền đạt bằng lời nói. Chính sách này áp dụng cho tất cả các hoạt động liên quan đến việc tạo ra, nhận, lưu trữ hoặc truyền tải PHI, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của việc xử lý PHI đều tuân thủ các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư nghiêm ngặt.

3. Định nghĩa

Để đảm bảo tính rõ ràng và sự hiểu biết chung, các thuật ngữ chính được sử dụng trong chính sách này được định nghĩa như sau:

• Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Điều này đề cập đến bất kỳ thông tin sức khỏe có thể xác định cá nhân nào được lưu trữ hoặc truyền tải bởi một thực thể được bảo hiểm hoặc các đối tác kinh doanh của họ, bất kể phương tiện lưu trữ hoặc truyền tải thông tin đó là gì. Thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) bao gồm các thông tin như hồ sơ y tế, thông tin thanh toán và bất kỳ dữ liệu nào khác có thể được sử dụng để xác định tình trạng sức khỏe hoặc dịch vụ y tế của một cá nhân.
• Chương trình CalAIM ECM & CS: Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao Medi-Cal của California được thiết kế để cải thiện sự phối hợp chăm sóc và kết quả sức khỏe cho người thụ hưởng Medi-Cal. Chương trình tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ quản lý chăm sóc toàn diện cho những cá nhân có nhu cầu sức khỏe phức tạp.
• Sử dụng hoặc tiết lộ không phù hợp: Thuật ngữ này mô tả bất kỳ trường hợp nào mà thông tin y tế cá nhân (PHI) được sử dụng hoặc tiết lộ theo cách không được phép theo HIPAA, CMIA hoặc các luật áp dụng khác. Nó bao gồm các hành động vượt quá quyền hạn được cấp cho việc sử dụng hoặc tiết lộ PHI và bao gồm cả các vi phạm quyền riêng tư cố ý và vô ý.

4. Tuyên bố chính sách

Sử dụng và tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách phù hợp

Tất cả thông tin y tế cá nhân (PHI) được truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ trong Chương trình CalAIM ECM & CS phải có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện các nhiệm vụ của chương trình, bao gồm điều trị, thanh toán hoặc theo quy định của pháp luật. Nhân viên, nhà thầu và nhà thầu phụ phải tuân thủ tiêu chuẩn tối thiểu cần thiết, quy định rằng chỉ nên truy cập hoặc chia sẻ lượng PHI tối thiểu cần thiết để đạt được mục đích dự định. Nguyên tắc này là cơ bản trong việc giảm thiểu rủi ro truy cập hoặc tiết lộ trái phép.

Các hành vi bị cấm

Mọi hành vi truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) mà không được phép đều bị nghiêm cấm. Điều này bao gồm việc sử dụng PHI cho mục đích cá nhân, chia sẻ thông tin với cá nhân hoặc tổ chức không có quyền truy cập hợp pháp, và không thực hiện các biện pháp bảo vệ thích hợp để ngăn chặn việc truy cập hoặc tiết lộ PHI một cách trái phép. Những hành vi này làm suy yếu tính toàn vẹn của Chương trình CalAIM ECM & CS và vi phạm cả chính sách tổ chức lẫn các yêu cầu pháp lý.

5. Quy trình

Báo cáo việc sử dụng hoặc tiết lộ không phù hợp

Điều quan trọng là bất kỳ cá nhân nào phát hiện ra việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) không phù hợp phải báo cáo ngay lập tức sự cố đó cho Nhân viên Bảo mật được chỉ định hoặc cán bộ tuân thủ. Báo cáo có thể được nộp bằng lời nói hoặc bằng văn bản và nên cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt để thuận tiện cho việc điều tra kỹ lưỡng. Việc báo cáo kịp thời là yếu tố quan trọng trong việc giảm thiểu tác hại tiềm ẩn và xử lý vi phạm một cách hiệu quả.

Điều tra

Khi nhận được báo cáo, Chuyên viên Bảo mật sẽ tiến hành một cuộc điều tra toàn diện để xác minh tính hợp lệ và mức độ của việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin không phù hợp. Quá trình điều tra bao gồm thu thập thông tin liên quan, phỏng vấn các bên liên quan và ghi chép cẩn thận tất cả các phát hiện. Phương pháp tiếp cận có hệ thống này đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của sự cố được xem xét kỹ lưỡng và các biện pháp thích hợp được xác định dựa trên bằng chứng thực tế.

Các biện pháp khắc phục và hành động sửa chữa

Nếu cuộc điều tra xác nhận rằng đã có việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) không phù hợp, các biện pháp khắc phục sẽ được thực hiện ngay lập tức để giảm thiểu bất kỳ tác hại tiềm ẩn nào. Điều này có thể bao gồm việc thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, các biện pháp khắc phục sẽ được triển khai để ngăn chặn sự tái diễn. Các biện pháp này có thể bao gồm việc cung cấp đào tạo bổ sung cho nhân viên, điều chỉnh các quy trình hiện có hoặc tăng cường các biện pháp bảo vệ để nâng cao các biện pháp bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI).

6. Các biện pháp kỷ luật

Vi phạm chính sách này sẽ được xử lý nghiêm túc và có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm từ cảnh cáo chính thức đến chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng. Đối với các nhà cung cấp hợp đồng và nhà thầu phụ, vi phạm có thể dẫn đến các hình phạt, chấm dứt hợp đồng hoặc hành động pháp lý, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng và tính chất của vi phạm. Tổ chức cam kết thực thi các hậu quả này để duy trì tính toàn vẹn của Chương trình CalAIM ECM & CS và đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định liên quan.

7. Đào tạo và Nâng cao nhận thức

Để xây dựng văn hóa tuân thủ và nâng cao nhận thức, tất cả nhân viên, nhà thầu và nhà thầu phụ phải tham gia đào tạo toàn diện về chính sách này và các quy định pháp luật liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Các buổi đào tạo sẽ được tổ chức định kỳ để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ PHI và cập nhật cho nhân viên về bất kỳ thay đổi nào trong quy định hoặc thực hành tổ chức. Ngoài ra, nhân viên mới và nhà thầu sẽ được đào tạo như một phần của quy trình tiếp nhận, đảm bảo rằng họ được thông tin đầy đủ về trách nhiệm của mình ngay từ đầu.

8. Tuân thủ và Kiểm toán

Các cuộc kiểm tra định kỳ sẽ được thực hiện để giám sát việc tuân thủ chính sách này và xác định bất kỳ lỗ hổng tiềm ẩn nào trong việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI). Các cuộc kiểm tra này đóng vai trò là biện pháp chủ động để phát hiện vi phạm và xử lý kịp thời thông qua các biện pháp khắc phục phù hợp. Bằng cách đánh giá liên tục việc tuân thủ, tổ chức có thể duy trì tiêu chuẩn cao trong việc bảo vệ PHI và phản ứng nhanh chóng với bất kỳ rủi ro hoặc vấn đề mới phát sinh nào.

9. Đánh giá chính sách

Chính sách này sẽ được xem xét hàng năm để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của nó trong bối cảnh các quy định pháp luật, quy định và thực tiễn tổ chức đang thay đổi. Các cập nhật cần thiết sẽ được thực hiện để phản ánh những thay đổi trong khung pháp lý hoặc yêu cầu hoạt động. Nhân viên, nhà thầu và nhà thầu phụ sẽ được thông báo kịp thời về những thay đổi quan trọng trong chính sách để đảm bảo tuân thủ và nhận thức liên tục.

10. Tham khảo

Chính sách này được xây dựng dựa trên các khung pháp lý và hướng dẫn tổ chức sau đây:

• Luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm (HIPAA) năm 1996
• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA)
• Khung và Hướng dẫn CalAIM

11. Thông tin liên hệ

Đối với bất kỳ câu hỏi, thắc mắc hoặc cần làm rõ thêm về chính sách này, cá nhân được khuyến khích liên hệ với Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu được chỉ định. Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu chịu trách nhiệm giám sát việc triển khai và thực thi chính sách này và có thể cung cấp hướng dẫn về các vấn đề tuân thủ.

Lời cảm ơn

Tất cả nhân viên, nhà thầu và nhà thầu phụ tham gia vào Chương trình CalAIM ECM & CS đều phải xác nhận rằng họ đã đọc, hiểu và đồng ý tuân thủ các quy định được nêu trong chính sách này. Việc xác nhận này là điều kiện tiên quyết cho việc tuyển dụng hoặc ký kết hợp đồng và thể hiện cam kết của tổ chức trong việc bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI).

Chính sách này thiết lập một khung khổ vững chắc cho việc sử dụng và tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) một cách phù hợp trong Chương trình CalAIM ECM & CS. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn này, tổ chức đảm bảo bảo vệ thông tin y tế nhạy cảm, duy trì tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và duy trì niềm tin của các cá nhân mà tổ chức phục vụ.

1. Mục đích

Mục đích của chính sách này là xác định các quy trình và hướng dẫn cho phép các thành viên của Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của CalAIM yêu cầu và nhận được thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ. Chính sách này đảm bảo rằng các yêu cầu như vậy được xử lý tuân thủ theo Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA) và các quy định bảo mật liên bang và tiểu bang khác có liên quan. Nó nhấn mạnh cam kết của chúng tôi trong việc bảo vệ quyền truy cập của thành viên vào thông tin sức khỏe cá nhân của họ đồng thời duy trì tính bảo mật và an toàn của thông tin đó.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả các thành viên tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS và áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu và đại lý của Pacific Health Group tham gia vào việc xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) trong chương trình. Chính sách này cung cấp khung khổ toàn diện để quản lý các yêu cầu tiết lộ PHI, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ trong tất cả các tương tác với thành viên.

3. Định nghĩa

Để đảm bảo tính rõ ràng, các thuật ngữ chính sau đây được định nghĩa trong chính sách này:

• Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Điều này đề cập đến bất kỳ thông tin sức khỏe có thể xác định cá nhân nào được lưu trữ hoặc truyền tải bởi Chương trình CalAIM ECM & CS, dù ở dạng điện tử, giấy tờ hay lời nói. Thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) bao gồm thông tin liên quan đến tình trạng sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của thành viên, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho dịch vụ y tế.
• Thành viên: Một cá nhân đã đăng ký tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS và đủ điều kiện để nhận các dịch vụ và hỗ trợ theo chương trình.
• Yêu cầu cung cấp thông tin: Một yêu cầu chính thức do thành viên nộp để yêu cầu truy cập vào thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ. Yêu cầu này có thể liên quan đến việc yêu cầu bản sao hồ sơ y tế, yêu cầu chỉnh sửa thông tin hoặc yêu cầu cung cấp danh sách các lần tiết lộ thông tin y tế.
• Đơn vị được bảo hiểm: Bất kỳ tổ chức nào, bao gồm cả Pacific Health Group, xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) và chịu sự điều chỉnh của các quy định HIPAA.

4. Tuyên bố chính sách

Chương trình CalAIM ECM & CS cam kết bảo vệ quyền của thành viên trong việc truy cập và nhận bản sao thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ. Chính sách này mô tả các quy trình tiêu chuẩn để nộp, xử lý và phản hồi các yêu cầu này một cách nhanh chóng và an toàn. Bằng cách tuân thủ chính sách này, Pacific Health Group đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định pháp luật liên quan và duy trì tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin y tế của thành viên.

5. Quyền lợi của thành viên

Theo chính sách này, các thành viên có quyền được hưởng một số quyền liên quan đến thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình:

• Quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI): Thành viên có quyền truy cập và yêu cầu cung cấp bản sao thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình được lưu trữ bởi Chương trình CalAIM ECM & CS.
• Yêu cầu chỉnh sửa: Thành viên có thể yêu cầu sửa đổi hoặc chỉnh sửa thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình nếu họ cho rằng thông tin đó không chính xác hoặc không đầy đủ.
• Kế toán về việc công bố thông tin: Thành viên có quyền nhận được bản kê khai về việc tiết lộ thông tin, trong đó nêu rõ thời điểm và đối tượng mà thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ đã được tiết lộ.
• Yêu cầu áp dụng các biện pháp hạn chế: Thành viên có thể yêu cầu hạn chế việc sử dụng và tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình, tuy nhiên, Pacific Health Group không có nghĩa vụ phải đồng ý với các hạn chế này trừ khi luật pháp yêu cầu.
• Thông tin bí mật: Thành viên có thể yêu cầu rằng việc truyền đạt thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ được thực hiện theo một cách thức cụ thể hoặc tại các địa điểm cụ thể để tăng cường quyền riêng tư của họ.

6. Quy trình yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI)

6.1. Nộp yêu cầu

Các thành viên muốn yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình phải hoàn thành mẫu đơn tiêu chuẩn “Yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI)”. Mẫu đơn này có thể truy cập qua trang web của Pacific Health Group, yêu cầu từ Chuyên viên Bảo mật hoặc nhận trực tiếp tại các văn phòng được chỉ định của Pacific Health Group. Sau khi hoàn thành, yêu cầu có thể được nộp qua các kênh khác nhau, bao gồm cổng thông tin trực tuyến an toàn, fax, bưu điện hoặc nộp trực tiếp. Các phương thức nộp đa dạng này được thiết kế để đáp ứng các sở thích và nhu cầu đa dạng của các thành viên.

6.2. Xác minh danh tính

Để bảo vệ an ninh và tính bảo mật của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI), Pacific Health Group yêu cầu xác minh danh tính của thành viên trước khi xử lý bất kỳ yêu cầu tiết lộ thông tin nào. Chuyên viên Bảo mật chịu trách nhiệm về quy trình xác minh này. Các phương pháp xác minh được chấp nhận bao gồm xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh do cơ quan nhà nước cấp hoặc cung cấp thông tin nhận dạng cá nhân đầy đủ, chẳng hạn như ngày sinh và số An sinh Xã hội của thành viên. Bước này đảm bảo rằng PHI chỉ được tiết lộ cho cá nhân có quyền hợp pháp, ngăn chặn truy cập trái phép.

6.3. Xử lý yêu cầu

Khi nhận được yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI), Chuyên viên Bảo mật sẽ xác nhận việc nhận yêu cầu trong vòng năm ngày làm việc. Thông báo xác nhận này sẽ thông báo cho thành viên về thời gian dự kiến để xử lý yêu cầu. Chuyên viên Bảo mật sẽ tiến hành xem xét kỹ lưỡng yêu cầu để xác định phạm vi của nó và đảm bảo tuân thủ HIPAA và các quy định liên quan khác. Nếu yêu cầu được chấp thuận, thông tin y tế cá nhân cần thiết sẽ được tổng hợp và chuẩn bị để tiết lộ theo cách an toàn. Trong trường hợp yêu cầu bị từ chối, Chuyên viên Bảo mật sẽ cung cấp giải thích bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối và thông báo cho thành viên về quyền kháng cáo quyết định.

6.4. Lịch trình

Pacific Health Group cam kết xử lý các yêu cầu cung cấp thông tin y tế cá nhân (PHI) theo tiêu chuẩn trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong trường hợp cần thêm thời gian để xử lý yêu cầu, Chuyên viên Bảo mật sẽ thông báo cho thành viên trong vòng ba mươi ngày đầu tiên, giải thích lý do chậm trễ và cung cấp ngày hoàn thành dự kiến mới. Thời gian gia hạn vượt quá ba mươi ngày ban đầu sẽ không vượt quá thêm ba mươi ngày, đảm bảo thành viên được truy cập kịp thời vào thông tin y tế cá nhân của mình.

6.5. Việc cung cấp thông tin y tế cá nhân (PHI)

Thành viên có thể linh hoạt lựa chọn cách nhận thông tin y tế cá nhân (PHI) sau khi yêu cầu của họ được xử lý. Các tùy chọn bao gồm gửi qua bưu điện an toàn, tải xuống điện tử (tuân thủ các quy định về đồng ý và biện pháp bảo mật áp dụng) hoặc nhận trực tiếp tại các văn phòng được chỉ định của Pacific Health Group. Lựa chọn này cho phép thành viên chọn phương thức phù hợp nhất với nhu cầu về quyền riêng tư và tiện lợi của họ.

6.6. Phí

Trong khi Pacific Health Group nỗ lực cung cấp quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) mà không có các rào cản không cần thiết, các khoản phí hợp lý dựa trên chi phí có thể được áp dụng cho việc sao chép và gửi PHI theo quy định của pháp luật. Các thành viên sẽ được thông báo về các khoản phí áp dụng trước khi xử lý yêu cầu của họ, đảm bảo tính minh bạch và cho phép các thành viên đưa ra quyết định có căn cứ về yêu cầu của mình.

7. Quy trình kháng cáo

Trong trường hợp yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) của thành viên bị từ chối, chính sách này cung cấp một quy trình kháng cáo rõ ràng và dễ tiếp cận. Thành viên có thể nộp đơn kháng cáo bằng văn bản cho Chuyên viên Bảo mật trong vòng sáu mươi ngày kể từ ngày nhận được thông báo từ chối. Chuyên viên Bảo mật sẽ xem xét đơn kháng cáo và cung cấp phản hồi bằng văn bản trong vòng ba mươi ngày. Nếu thành viên vẫn không hài lòng với kết quả kháng cáo, họ có thể nộp đơn khiếu nại đến Văn phòng Quyền Công dân (OCR) thuộc Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ (HHS). Quy trình kháng cáo có cấu trúc này đảm bảo rằng thành viên có nhiều phương án để tìm kiếm giải quyết và bảo vệ quyền lợi của mình.

8. Trách nhiệm

Sự triển khai thành công của chính sách này phụ thuộc vào vai trò chuyên trách của các cá nhân trong Tập đoàn Y tế Thái Bình Dương:

• Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Chuyên viên Bảo mật chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát việc thực hiện chính sách này. Điều này bao gồm đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) được xử lý tuân thủ theo HIPAA và các quy định liên quan khác. Chuyên viên Bảo mật cũng có nhiệm vụ đào tạo nhân viên về quy trình tiết lộ PHI, duy trì hồ sơ về các yêu cầu và phản hồi, và là điểm liên hệ chính cho thành viên về các vấn đề liên quan đến tiết lộ PHI.
• Nhân viên: Tất cả nhân viên tham gia xử lý các yêu cầu liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) phải tuân thủ nghiêm ngặt chính sách này. Điều này bao gồm việc bảo vệ tính bảo mật và an toàn của PHI trong suốt quá trình xử lý yêu cầu, tuân thủ các quy trình đã được thiết lập để xử lý yêu cầu, và duy trì sự chuyên nghiệp và nhạy cảm khi tương tác với các thành viên.

9. An ninh và Bảo mật

Bảo vệ an ninh và tính bảo mật của Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) là ưu tiên hàng đầu. Tất cả các việc tiết lộ PHI phải được thực hiện theo cách thức ngăn chặn truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ trái phép. Nhân viên phải tuân thủ các quy trình bảo mật của tổ chức, bao gồm lưu trữ an toàn PHI, mã hóa hồ sơ điện tử và đảm bảo PHI được truyền qua các kênh an toàn. Ngoài ra, quyền truy cập vào PHI chỉ được cấp cho nhân viên được ủy quyền, và tất cả các việc tiết lộ đều được ghi lại và theo dõi để phát hiện và ngăn chặn bất kỳ vi phạm nào về tính bảo mật.

10. Đào tạo và Nâng cao nhận thức

Để đảm bảo rằng tất cả nhân viên và nhà thầu đều được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để xử lý các yêu cầu liên quan đến Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) một cách phù hợp, Pacific Health Group tổ chức các buổi đào tạo định kỳ. Các chương trình đào tạo này bao gồm chi tiết về chính sách này, các luật và quy định liên quan, cũng như các thực hành tốt nhất để bảo vệ PHI. Việc đào tạo liên tục đảm bảo rằng nhân viên luôn được cập nhật về các thay đổi trong chính sách hoặc quy định và thành thạo trong việc thực hiện các quy trình cần thiết để bảo vệ PHI một cách hiệu quả.

11. Tuân thủ và Giám sát

Pacific Health Group cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn cao nhất về tuân thủ chính sách này và các quy định pháp luật liên quan. Để đạt được mục tiêu này, các cuộc kiểm tra định kỳ về các yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) được thực hiện để đánh giá việc tuân thủ các quy trình đã thiết lập và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Các cuộc kiểm tra này giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được xử lý một cách nhất quán và tuân thủ HIPAA và các quy định liên quan khác. Bất kỳ trường hợp vi phạm nào đều được xử lý kịp thời và có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng, để duy trì tính toàn vẹn của chương trình.

12. Đánh giá chính sách

Chính sách này được xem xét hàng năm để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của nó. Trong mỗi chu kỳ xem xét, Pacific Health Group sẽ đánh giá chính sách dựa trên bất kỳ thay đổi nào về luật pháp, quy định hoặc thực hành tổ chức. Các cập nhật và sửa đổi sẽ được thực hiện khi cần thiết để duy trì tuân thủ và giải quyết các nhu cầu hoặc thách thức mới phát sinh liên quan đến việc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI).

13. Thông tin liên hệ

Đối với bất kỳ câu hỏi, hỗ trợ hoặc thông tin thêm nào liên quan đến yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI), các thành viên được khuyến khích liên hệ với Chuyên viên Bảo mật. Chuyên viên Bảo mật là nguồn thông tin chính để hướng dẫn và hỗ trợ trong quá trình xử lý yêu cầu tiết lộ thông tin y tế cá nhân.

1. Mục đích

Chương trình CalAim ECM & CS cam kết bảo vệ quyền riêng tư và an toàn thông tin y tế cá nhân (PHI) của các thành viên. Chính sách này quy định các quy trình và hướng dẫn mà thành viên phải tuân thủ để yêu cầu cung cấp thông tin về việc tiết lộ PHI của mình. Bằng cách cung cấp một quy trình rõ ràng và minh bạch, chương trình đảm bảo tuân thủ Đạo luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm (HIPAA) năm 1996 và các luật liên quan của bang California, từ đó duy trì niềm tin và sự tin tưởng của thành viên.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả cá nhân tham gia Chương trình CalAim ECM & CS, bao gồm cả thành viên hiện tại và cựu thành viên. Chính sách này áp dụng cho tất cả các trường hợp thông tin y tế cá nhân (PHI) đã được tiết lộ, bất kể việc tiết lộ đó diễn ra dưới dạng điện tử, giấy tờ hay bằng lời nói. Chính sách đảm bảo rằng tất cả các trường hợp tiết lộ, trừ những trường hợp được thực hiện cho mục đích điều trị, thanh toán hoặc hoạt động y tế, và những trường hợp được pháp luật yêu cầu, sẽ được ghi nhận khi có yêu cầu.

3. Định nghĩa

Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Điều này đề cập đến bất kỳ thông tin nào có thể xác định một cá nhân và liên quan đến tình trạng sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của họ, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho các dịch vụ y tế. Thông tin y tế cá nhân (PHI) được bảo vệ theo Đạo luật HIPAA và các luật liên quan của tiểu bang, bất kể định dạng mà nó được lưu trữ hoặc truyền tải.

Kế toán về việc công bố thông tin: Đây là bản ghi chi tiết về các trường hợp cụ thể mà thông tin y tế cá nhân (PHI) của thành viên đã được tiết lộ bởi Chương trình CalAim ECM & CS. Bản ghi này bao gồm thông tin về ngày tiết lộ, người nhận PHI, mô tả về thông tin đã được tiết lộ và mục đích của việc tiết lộ. Đáng chú ý, các trường hợp tiết lộ thông tin cho mục đích điều trị, thanh toán hoặc hoạt động y tế, cũng như các trường hợp được yêu cầu bởi pháp luật, không được bao gồm trong bản ghi này.

Thành viên: Một cá nhân tham gia Chương trình CalAim ECM & CS và có quyền theo Đạo luật HIPAA và các luật bảo mật thông tin y tế của tiểu bang liên quan đến thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ.

4. Tuyên bố chính sách

Chương trình CalAim ECM & CS cam kết mạnh mẽ trong việc bảo vệ quyền riêng tư và an ninh thông tin y tế cá nhân (PHI) của các thành viên. Tuân thủ theo Đạo luật HIPAA và các quy định liên quan của bang California, các thành viên có quyền yêu cầu một bản kê khai chi tiết về việc tiết lộ thông tin y tế cá nhân của mình. Chính sách này đảm bảo rằng các yêu cầu như vậy được xử lý một cách hiệu quả, minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt tất cả các yêu cầu pháp lý.

5. Quy trình yêu cầu cung cấp thông tin về các khoản tiết lộ

5.1 Nộp đơn yêu cầu

Các thành viên muốn yêu cầu bản kê khai về việc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình phải tuân theo một quy trình có cấu trúc để đảm bảo tính chính xác và an toàn. Bước đầu tiên là hoàn thành mẫu đơn “Yêu cầu bản kê khai về việc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI)”.

Khi điền vào mẫu đơn yêu cầu, thành viên phải cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ việc tra cứu chính xác các thông tin y tế cá nhân (PHI) đã được tiết lộ. Điều này bao gồm tên đầy đủ, thông tin liên hệ, ngày sinh và các chi tiết nhận dạng thành viên như mã số thành viên. Ngoài ra, thành viên nên chỉ định khoảng thời gian mà họ yêu cầu lập báo cáo, thường tuân thủ khoảng thời gian sáu năm theo quy định của HIPAA. Việc cung cấp thêm các chi tiết có thể giúp xác định các thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan cũng được khuyến khích để đảm bảo báo cáo được lập đầy đủ và chính xác.

Sau khi biểu mẫu được điền đầy đủ, thành viên có thể nộp yêu cầu của mình bằng cách gửi qua bưu điện đến địa chỉ được chỉ định.

Ngoài ra, thành viên có thể chọn gửi yêu cầu qua email đến địa chỉ privacy@mypacifichealth.com. Khi gửi yêu cầu qua email, việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết một cách an toàn là điều bắt buộc để bảo vệ quyền riêng tư của thành viên.

5.2 Xác minh danh tính

Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin về việc tiết lộ dữ liệu, Chương trình CalAim ECM & CS tiến hành quy trình xác minh kỹ lưỡng để xác nhận danh tính của người yêu cầu. Bước này là rất quan trọng để đảm bảo rằng thông tin y tế cá nhân (PHI) chỉ được tiết lộ cho các cá nhân được ủy quyền. Quy trình xác minh có thể bao gồm việc đối chiếu thông tin được cung cấp trên biểu mẫu yêu cầu với các hồ sơ hiện có. Trong trường hợp thông tin cung cấp không đầy đủ hoặc không nhất quán, chương trình có thể yêu cầu người yêu cầu cung cấp thêm tài liệu hoặc thông tin để xác minh danh tính trước khi tiến hành lập báo cáo.

6. Thời gian phản hồi

Chương trình CalAim ECM & CS cam kết xử lý các yêu cầu kế toán một cách nhanh chóng. Theo quy định của HIPAA, chương trình phấn đấu hoàn thành việc xử lý các yêu cầu này trong vòng sáu mươi (60) ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Nếu chương trình dự kiến cần thêm thời gian để đáp ứng yêu cầu, chương trình sẽ thông báo cho người yêu cầu trong khoảng thời gian sáu mươi ngày ban đầu. Thông báo này sẽ bao gồm lý do chậm trễ và ngày dự kiến cung cấp thông tin kế toán. Cam kết này đảm bảo thành viên nhận được phản hồi kịp thời đồng thời cho phép thời gian đủ để tổng hợp các thông tin công bố chính xác.

7. Định dạng kế toán

Thành viên có thể nhận bản kê khai thông tin theo định dạng phù hợp nhất với sở thích của mình. Chương trình cung cấp tùy chọn cung cấp bản kê khai dưới dạng PDF bảo mật hoặc bản giấy. Việc lựa chọn phương tiện được xác định dựa trên sở thích đã được thành viên nêu rõ tại thời điểm yêu cầu.

Việc ghi chép này sẽ bao gồm thông tin chi tiết cho từng trường hợp tiết lộ, bao gồm ngày tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI), tên và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận PHI, mô tả ngắn gọn về PHI được tiết lộ và mục đích của việc tiết lộ. Cần lưu ý rằng các trường hợp tiết lộ được thực hiện cho mục đích điều trị, thanh toán và hoạt động y tế được miễn trừ khỏi việc ghi chép này, theo quy định của HIPAA. Điều này đảm bảo rằng chỉ các tiết lộ tùy ý mới được bao gồm, duy trì sự tập trung vào việc nâng cao quyền riêng tư của thành viên mà không cản trở các chức năng y tế thiết yếu.

8. Phí

Theo quy định của HIPAA, Chương trình CalAim ECM & CS có thể áp dụng một khoản phí hợp lý, dựa trên chi phí, cho việc cung cấp bản kê khai về việc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI). Các khoản phí này được thiết kế để bù đắp chi phí liên quan đến việc xử lý yêu cầu, bao gồm chi phí lao động cho việc chuẩn bị bản kê khai và bất kỳ chi phí nào liên quan đến phương thức giao nhận do thành viên lựa chọn, chẳng hạn như cước phí cho tài liệu gửi qua bưu điện.

Thành viên sẽ được thông báo về các khoản phí áp dụng trước khi bắt đầu xử lý yêu cầu của họ. Trong trường hợp thành viên gặp khó khăn tài chính, chương trình có thể cung cấp miễn giảm hoặc giảm phí. Thành viên yêu cầu miễn giảm phải cung cấp tài liệu phù hợp chứng minh tình hình tài chính của mình, và Chuyên viên Bảo mật sẽ xem xét các yêu cầu này trên cơ sở từng trường hợp cụ thể để xác định tính đủ điều kiện.

9. Thông tin liên hệ

Đối với bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ nào liên quan đến quy trình yêu cầu cung cấp thông tin về việc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI), các thành viên được khuyến khích liên hệ với Chuyên viên Bảo mật. Chuyên viên Bảo mật sẵn sàng cung cấp hướng dẫn, trả lời câu hỏi và hỗ trợ quy trình yêu cầu để đảm bảo rằng quyền lợi của các thành viên được tôn trọng và bảo vệ đầy đủ.

10. Tuân thủ và Bảo mật

Chương trình CalAim ECM & CS tuân thủ nghiêm ngặt tất cả các luật liên bang và tiểu bang quy định về bảo vệ và tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI). Mọi yêu cầu về kế toán đều được xử lý với sự bảo mật và an toàn tuyệt đối để ngăn chặn việc truy cập hoặc tiết lộ trái phép thông tin nhạy cảm. Chương trình áp dụng các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ, cả về mặt hành chính và kỹ thuật, để đảm bảo rằng PHI được bảo vệ trong suốt quá trình yêu cầu và kế toán. Cam kết tuân thủ và bảo mật này thể hiện sự tận tâm của chương trình trong việc duy trì niềm tin và sự tin tưởng của các thành viên.

11. Quy trình kháng cáo

Trong trường hợp thành viên không hài lòng với phản hồi nhận được liên quan đến yêu cầu kế toán của mình, Chương trình CalAim ECM & CS cung cấp một quy trình kháng cáo có cấu trúc để giải quyết và xử lý các vấn đề đó.

Nộp đơn kháng cáo:

Các thành viên phải nộp đơn khiếu nại bằng văn bản về sự không hài lòng của mình cho Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu trong vòng sáu mươi (60) ngày kể từ ngày nhận được phản hồi ban đầu đối với yêu cầu tra cứu thông tin của mình. Đơn khiếu nại phải nêu rõ lý do không hài lòng và các khía cạnh cụ thể trong phản hồi mà thành viên cho là có vấn đề.

Xem xét đơn kháng cáo:

Khi nhận được đơn khiếu nại, Chuyên viên Bảo mật sẽ tiến hành xem xét toàn diện, bao gồm việc điều tra các hoàn cảnh xung quanh phản hồi ban đầu và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Chuyên viên Bảo mật có trách nhiệm đảm bảo rằng đơn khiếu nại được giải quyết một cách công bằng và toàn diện. Quyết định bằng văn bản về đơn khiếu nại sẽ được cung cấp cho thành viên trong vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày nhận được thông báo khiếu nại.

Các hành động tiếp theo:

Nếu sau khi hoàn tất quy trình khiếu nại nội bộ, thành viên vẫn không hài lòng với kết quả, họ vẫn có quyền tiếp tục khiếu nại. Thành viên có thể nộp đơn khiếu nại chính thức đến Văn phòng Tổng chưởng lý California hoặc Văn phòng Quyền công dân của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ. Các cơ quan này có trách nhiệm thực thi các luật về quyền riêng tư và có thể cung cấp các phương án giải quyết thêm.

12. Rà soát và cập nhật chính sách

Để đảm bảo tuân thủ liên tục các tiêu chuẩn pháp lý và các thực hành tốt nhất trong lĩnh vực bảo vệ quyền riêng tư, Chương trình CalAim ECM & CS sẽ tiến hành đánh giá hàng năm đối với chính sách này. Trong mỗi lần đánh giá, chương trình sẽ đánh giá hiệu quả của các quy trình hiện tại, cập nhật các thay đổi trong luật liên bang hoặc luật tiểu bang, và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để nâng cao chính sách. Các thành viên sẽ được thông báo về các thay đổi quan trọng trong chính sách, và các phiên bản cập nhật sẽ được cung cấp thông qua các kênh thông tin chính thức của chương trình.

1. Mục đích

Chương trình Quản lý Chăm sóc Nâng cao (ECM) & Hỗ trợ Cộng đồng (CS) của CalAIM cam kết bảo vệ quyền riêng tư và an toàn thông tin y tế cá nhân (PHI) của các thành viên. Chính sách này thiết lập khung quy định toàn diện cho thành viên yêu cầu hạn chế việc sử dụng và tiết lộ PHI của họ. Bằng cách xác định rõ các quy trình và hướng dẫn, chính sách đảm bảo tuân thủ các quy định liên bang và tiểu bang, bao gồm Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA), đồng thời tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của thành viên.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả các cá nhân tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS, bao gồm thành viên, nhân viên, nhà thầu và các đơn vị liên kết có quyền truy cập vào Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong chương trình. Chính sách này bao gồm tất cả các hình thức PHI, dù ở định dạng điện tử, giấy tờ hay lời nói, và đảm bảo rằng mọi yêu cầu hạn chế của thành viên được xử lý một cách nhất quán và tôn trọng trên toàn tổ chức.

3. Định nghĩa

Để đảm bảo tính rõ ràng và nhất quán, các định nghĩa sau đây được áp dụng trong toàn bộ chính sách này:

• Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): Thuật ngữ này đề cập đến bất kỳ thông tin y tế có thể xác định cá nhân nào được tạo ra, nhận, lưu trữ hoặc truyền tải bởi Chương trình CalAIM ECM & CS, dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào, bao gồm cả thông tin điện tử, giấy tờ hoặc giao tiếp bằng lời nói.
• Thành viên: Một cá nhân tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS và có quyền được hưởng các dịch vụ chăm sóc y tế theo chương trình.
• Yêu cầu hạn chế: Một yêu cầu chính thức do thành viên nộp để hạn chế việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ ngoài các quyền hạn được cấp theo quy định của HIPAA.
• Đơn vị được bảo hiểm: Chương trình CalAIM ECM & CS, theo định nghĩa của HIPAA, có trách nhiệm đảm bảo việc bảo vệ và bảo mật thông tin y tế cá nhân (PHI).

4. Tuyên bố chính sách

Các thành viên của Chương trình CalAIM ECM & CS có quyền yêu cầu hạn chế cách thức sử dụng và tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ. Mặc dù chương trình không bắt buộc phải đồng ý với mọi yêu cầu hạn chế, nhưng phải xem xét cẩn thận từng yêu cầu theo quy định của HIPAA và các luật bang áp dụng. Chương trình CalAIM ECM & CS cam kết cân bằng giữa sở thích về quyền riêng tư của các thành viên với nhu cầu cung cấp chăm sóc y tế hiệu quả và phối hợp.

5. Quy trình

5.1. Nộp yêu cầu

Thành viên muốn yêu cầu hạn chế truy cập vào thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình phải bắt đầu quy trình bằng cách điền vào mẫu đơn “Yêu cầu Hạn chế Truy cập PHI”. Mẫu đơn này có thể truy cập qua cổng thông tin thành viên của Chương trình CalAIM ECM & CS, có thể yêu cầu qua bưu điện hoặc nhận trực tiếp tại bất kỳ văn phòng chương trình nào. Để đảm bảo yêu cầu được xử lý hiệu quả, thành viên phải cung cấp thông tin đầy đủ, bao gồm thông tin nhận dạng cá nhân, mô tả chi tiết về PHI mà họ muốn hạn chế, lý do cho việc hạn chế và thời gian mong muốn mà hạn chế sẽ có hiệu lực.

5.2. Xác nhận yêu cầu

Khi nhận được yêu cầu hạn chế, Chương trình CalAIM ECM & CS sẽ xác nhận việc nhận yêu cầu bằng văn bản trong vòng mười lăm (15) ngày làm việc. Xác nhận này nhằm thông báo cho thành viên rằng yêu cầu của họ đang được xem xét và cung cấp khung thời gian ban đầu cho quá trình đánh giá.

5.3. Quy trình đánh giá

Chuyên viên Bảo mật của Chương trình CalAIM ECM & CS chịu trách nhiệm giám sát việc xem xét từng yêu cầu hạn chế. Quá trình xem xét bao gồm đánh giá tính hợp lệ và phạm vi của yêu cầu hạn chế, cũng như đánh giá tác động tiềm tàng của nó đối với hoạt động của chương trình và việc chăm sóc thành viên. Chuyên viên Bảo mật sẽ xem xét liệu yêu cầu hạn chế có hợp lý hay không và liệu nó có ảnh hưởng đến khả năng của chương trình trong việc cung cấp chăm sóc và dịch vụ cần thiết hay không. Sau khi đánh giá kỹ lưỡng, Chuyên viên Bảo mật sẽ thông báo quyết định cho thành viên bằng văn bản trong vòng sáu mươi (60) ngày kể từ khi nhận được yêu cầu. Nếu cần thêm thời gian để đưa ra quyết định, thành viên sẽ được thông báo về sự chậm trễ và được cung cấp lịch trình cập nhật.

5.4. Thực hiện các biện pháp hạn chế đã được phê duyệt

Khi yêu cầu hạn chế được phê duyệt, Chương trình CalAIM ECM & CS sẽ ghi chép việc hạn chế vào hồ sơ thông tin y tế cá nhân (PHI) của thành viên. Chương trình sẽ đảm bảo rằng tất cả nhân viên và bộ phận liên quan được thông báo về hạn chế và hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc tuân thủ nó. Để hỗ trợ việc tuân thủ, nhân viên sẽ được đào tạo chuyên sâu về các hạn chế cụ thể được áp dụng đối với thông tin y tế cá nhân (PHI) của thành viên. Ngoài ra, Chuyên viên Bảo mật sẽ liên tục giám sát việc tuân thủ các hạn chế đã được phê duyệt và xử lý kịp thời các trường hợp vi phạm để duy trì tính toàn vẹn của các lựa chọn bảo mật của thành viên.

5.5. Từ chối các hạn chế

Trong trường hợp yêu cầu hạn chế không thể được chấp nhận, thành viên sẽ nhận được thông báo bằng văn bản giải thích lý do từ chối. Thông báo này cũng sẽ thông báo cho thành viên về quyền của họ trong việc nộp đơn khiếu nại với Thư ký Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (HHS) nếu họ cho rằng quyền lợi của mình theo chính sách này đã bị vi phạm. Chương trình CalAIM ECM & CS nỗ lực cung cấp thông tin rõ ràng và minh bạch cho thành viên về kết quả của các yêu cầu hạn chế của họ.

6. Quyền lợi của thành viên

Các thành viên của Chương trình CalAIM ECM & CS có quyền được hưởng một số quyền liên quan đến thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ, bao gồm:

• Quyền yêu cầu hạn chế việc sử dụng và tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ.
• Quyền được nhận phản hồi bằng văn bản về yêu cầu hạn chế của mình, nêu rõ liệu yêu cầu đó đã được chấp thuận hay từ chối.
• Quyền hủy bỏ một hạn chế đã được cấp trước đó vào bất kỳ thời điểm nào, miễn là việc hủy bỏ được nộp bằng văn bản.
• Quyền nộp đơn khiếu nại nếu họ cho rằng quyền lợi của mình theo chính sách này đã bị xâm phạm.

Các quyền này cho phép thành viên có quyền kiểm soát lớn hơn đối với thông tin sức khỏe cá nhân của mình và đảm bảo rằng các lựa chọn về quyền riêng tư của họ được tôn trọng.

7. Trách nhiệm

Việc triển khai hiệu quả chính sách này phụ thuộc vào sự cam kết của các vai trò khác nhau trong Chương trình CalAIM ECM & CS:

• Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quy trình xử lý yêu cầu hạn chế truy cập, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình và duy trì sự tuân thủ với chính sách này. Họ là điểm liên hệ chính cho tất cả các câu hỏi liên quan đến bảo mật dữ liệu và chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên về các vấn đề liên quan đến bảo mật.
• Nhân viên chương trình: Tất cả nhân viên xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) phải tuân thủ các hạn chế đã được phê duyệt, tham gia các khóa đào tạo liên quan và báo cáo ngay lập tức bất kỳ vi phạm hoặc vi phạm nào liên quan đến quyền riêng tư của PHI cho Chuyên viên Bảo mật.
• Thành viên: Thành viên có trách nhiệm nộp các yêu cầu hạn chế chính xác và đầy đủ, đồng thời thông báo cho chương trình về bất kỳ thay đổi nào trong sở thích bảo mật của mình. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và kịp thời, thành viên giúp việc xử lý các yêu cầu của mình được thực hiện hiệu quả.

8. Tuân thủ

Chương trình CalAIM ECM & CS tuân thủ nghiêm ngặt Quy tắc Bảo mật HIPAA và tất cả các luật liên bang và tiểu bang khác có liên quan đến việc bảo vệ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI). Tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố cơ bản để duy trì niềm tin và sự tin tưởng của các thành viên. Việc không tuân thủ chính sách này có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật, bao gồm chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận hợp đồng, và có thể gây ra hậu quả pháp lý cho cả cá nhân và tổ chức.

9. Trường hợp ngoại lệ

Trong một số trường hợp nhất định, Chương trình CalAIM ECM & CS có thể không thể đáp ứng các yêu cầu hạn chế. Các trường hợp ngoại lệ này chủ yếu liên quan đến việc đảm bảo an toàn và sức khỏe của thành viên cũng như hoạt động hiệu quả của chương trình. Các trường hợp ngoại lệ chính bao gồm:

• Tình huống khẩn cấp: Trong trường hợp cần thiết phải truy cập ngay lập tức vào thông tin y tế cá nhân (PHI) để ngăn chặn tổn hại nghiêm trọng cho thành viên hoặc người khác, các hạn chế có thể được bỏ qua để đảm bảo việc cung cấp chăm sóc kịp thời và phù hợp.
• Yêu cầu pháp lý: Khi việc tiết lộ thông tin y tế cá nhân (PHI) được pháp luật yêu cầu, chẳng hạn như thông qua lệnh của tòa án hoặc báo cáo y tế công cộng bắt buộc, chương trình phải tuân thủ mà không phụ thuộc vào bất kỳ yêu cầu hạn chế nào.
• Hoạt động chương trình: Nếu một hạn chế có thể làm suy giảm đáng kể khả năng hoạt động hiệu quả của chương trình và cung cấp các dịch vụ cần thiết, yêu cầu có thể bị từ chối để duy trì tính toàn vẹn và chức năng của việc cung cấp dịch vụ chăm sóc.

Các trường hợp ngoại lệ này được xem xét kỹ lưỡng để cân bằng giữa quyền riêng tư của thành viên với yêu cầu cấp thiết phải cung cấp dịch vụ chăm sóc an toàn và hiệu quả.

10. Kiểm tra và Sửa đổi

Để đảm bảo tuân thủ liên tục các yêu cầu pháp lý và phù hợp với các tiêu chuẩn tốt nhất, chính sách này sẽ được xem xét hàng năm bởi Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu. Trong quá trình xem xét, chính sách sẽ được đánh giá để xác định các cập nhật hoặc điều chỉnh cần thiết. Các sửa đổi sẽ được thực hiện khi cần thiết để đáp ứng các thay đổi trong luật pháp, quy định hoặc thực hành tổ chức, từ đó đảm bảo rằng chính sách luôn cập nhật và hiệu quả trong việc bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI) của thành viên.

1. Mục đích

Mục đích của chính sách này là xác định một quy trình rõ ràng và toàn diện cho các thành viên của Chương trình Quản lý Chăm sóc Toàn diện (ECM) CalAIM yêu cầu điều chỉnh thông tin y tế được bảo vệ (PHI) của họ. Thông tin Y tế Được Bảo vệ (PHI) chính xác và đầy đủ là yếu tố quan trọng để cung cấp dịch vụ chăm sóc hiệu quả, xây dựng niềm tin của bệnh nhân và đảm bảo tuân thủ các quy định liên bang và tiểu bang, bao gồm Đạo luật Bảo mật và Khả năng Di chuyển Bảo hiểm Y tế (HIPAA). Chính sách này đảm bảo rằng các thành viên có một quy trình đơn giản và minh bạch để sửa chữa bất kỳ sai sót nào trong thông tin y tế của mình, từ đó hỗ trợ tính toàn vẹn của các thực hành quản lý dữ liệu trong Chương trình CalAIM ECM & CS.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả các thành viên tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS, cũng như cho tất cả nhân viên và các bên thứ ba xử lý thông tin y tế cá nhân (PHI) trong chương trình. Chính sách này bao gồm tất cả các hình thức PHI được định nghĩa theo HIPAA và các luật bang California liên quan, đảm bảo rằng mọi thông tin y tế cá nhân có thể xác định được do chương trình lưu trữ đều có thể được sửa đổi chính xác theo yêu cầu của thành viên.

3. Định nghĩa

Thông tin y tế được bảo vệ (PHI): PHI đề cập đến bất kỳ thông tin nào liên quan đến tình trạng sức khỏe của một cá nhân, việc cung cấp dịch vụ y tế hoặc thanh toán cho dịch vụ y tế có thể được liên kết với một cá nhân cụ thể. Điều này bao gồm dữ liệu dưới bất kỳ hình thức nào—điện tử, giấy tờ hoặc bằng lời nói—được lưu trữ hoặc truyền tải bởi Chương trình CalAIM ECM & CS.

Thành viên: Thành viên là cá nhân tham gia Chương trình CalAIM ECM & CS và là đối tượng của thông tin y tế cá nhân (PHI) do chương trình lưu trữ.

Yêu cầu sửa đổi: Đây là yêu cầu chính thức do thành viên đưa ra để chỉnh sửa hoặc điều chỉnh thông tin y tế cá nhân (PHI) của họ. Các yêu cầu này nhằm mục đích sửa chữa các sai sót hoặc cập nhật thông tin chưa đầy đủ trong hồ sơ y tế của thành viên.

Đơn vị được bảo hiểm: Theo HIPAA, Chương trình CalAIM ECM & CS được coi là một thực thể được bảo hiểm, có nghĩa là nó có trách nhiệm bảo vệ quyền riêng tư và an ninh của thông tin y tế cá nhân (PHI) và đảm bảo tuân thủ các luật và quy định liên quan.

4. Tuyên bố chính sách

Chương trình CalAIM ECM & CS cam kết vững chắc trong việc duy trì tính chính xác và tính toàn vẹn của thông tin y tế cá nhân (PHI) của mỗi thành viên. Nhận thức được vai trò quan trọng của thông tin y tế chính xác trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hiệu quả, chương trình trao quyền cho các thành viên yêu cầu điều chỉnh thông tin y tế cá nhân của mình. Chính sách này mô tả các quy trình và trách nhiệm liên quan đến việc xử lý các yêu cầu này, đảm bảo rằng chúng được xử lý một cách hiệu quả, tôn trọng và tuân thủ đầy đủ các quy định của HIPAA và các luật bang có liên quan.

5. Quy trình

5.1. Nộp yêu cầu sửa đổi

Các thành viên muốn điều chỉnh thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình có thể khởi động quy trình thông qua nhiều kênh khác nhau. Phương pháp được khuyến nghị là nộp đơn yêu cầu bằng văn bản, có thể gửi qua bưu điện truyền thống, email, fax hoặc thông qua cổng thông tin trực tuyến an toàn được thiết kế riêng cho Chương trình CalAIM ECM & CS. Mặc dù đơn yêu cầu bằng văn bản là phương án lý tưởng để duy trì hồ sơ rõ ràng, chương trình cũng chấp nhận yêu cầu bằng lời nói. Trong trường hợp này, các thành viên phải gửi đơn yêu cầu bằng văn bản sau khi đã khởi động yêu cầu bằng lời nói để đảm bảo hồ sơ và quy trình xử lý được thực hiện đúng cách.

5.2. Thông tin cần thiết cho yêu cầu

Để thuận tiện cho quá trình sửa đổi, các thành viên phải cung cấp thông tin đầy đủ trong yêu cầu của mình. Điều này bao gồm:

• Thông tin nhận dạng: Thành viên phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân bao gồm họ tên đầy đủ, ngày sinh, mã số thành viên và thông tin liên hệ hiện tại. Thông tin này là cần thiết để xác định chính xác và xác minh thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan trong hồ sơ của chương trình.
• Mô tả về PHI cần được sửa đổi: Một mô tả chi tiết về thông tin cụ thể được cho là không chính xác hoặc không đầy đủ nên được bao gồm. Điều này giúp xác định chính xác dữ liệu cần xem xét và có thể điều chỉnh.
• Lý do sửa đổi: Các thành viên nên giải thích lý do tại sao họ cho rằng thông tin là không chính xác hoặc không đầy đủ. Việc cung cấp lý do rõ ràng sẽ giúp đánh giá tính hợp lệ của yêu cầu.
• Tài liệu hỗ trợ: Mọi bằng chứng hoặc tài liệu chứng minh cho yêu cầu sửa đổi nên được đính kèm. Điều này có thể bao gồm hồ sơ y tế, thư từ hoặc các tài liệu liên quan khác hỗ trợ cho yêu cầu của thành viên.

5.3. Xử lý yêu cầu

Khi nhận được yêu cầu sửa đổi, Chương trình CalAIM ECM & CS thực hiện một quy trình hệ thống để đảm bảo yêu cầu được xử lý một cách thích hợp:

1. Xác nhận đã nhận: Trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu, chương trình sẽ gửi thông báo xác nhận cho thành viên, xác nhận rằng yêu cầu đã được nhận và đang được xử lý.
2. Xem xét yêu cầu: Chương trình tiến hành xem xét kỹ lưỡng yêu cầu để xác định tính hợp lệ của nó. Điều này bao gồm việc xác định thông tin y tế cá nhân (PHI) cụ thể liên quan và đánh giá bản chất của việc sửa đổi được yêu cầu.
3. Điều tra và Xác định Điều kiện Đủ tiêu chuẩn: Một cuộc điều tra kỹ lưỡng được tiến hành để đánh giá xem việc sửa đổi được yêu cầu có hợp lý hay không dựa trên bằng chứng được cung cấp và các hồ sơ hiện có. Chương trình xem xét tính chính xác, tính đầy đủ và tính liên quan của thông tin y tế cá nhân (PHI) liên quan.
4. Sửa đổi PHI nếu cần thiết: Nếu yêu cầu được xem là phù hợp và có cơ sở, chương trình sẽ cập nhật thông tin y tế cá nhân (PHI) tương ứng. Điều này đảm bảo rằng tất cả các hệ thống và hồ sơ liên quan đều phản ánh thông tin chính xác và cập nhật nhất.
5. Thông báo cho các bên liên quan: Trong trường hợp thông tin y tế cá nhân (PHI) đã được sửa đổi được chia sẻ với các bên khác, chương trình sẽ thông báo cho các bên đó về những thay đổi, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có thông tin mới nhất và chính xác nhất.

5.4. Thời gian phản hồi

Chương trình CalAIM ECM & CS cam kết xử lý các yêu cầu sửa đổi trong vòng 60 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Khung thời gian này cho phép thực hiện đánh giá toàn diện và xử lý chính xác yêu cầu. Nếu cần thêm thời gian để hoàn tất đánh giá, chương trình sẽ thông báo cho thành viên bằng văn bản trong khung thời gian 60 ngày ban đầu, nêu rõ lý do chậm trễ và ngày hoàn thành dự kiến. Thời gian gia hạn có thể được cấp thêm tối đa 30 ngày nếu cần thiết, đảm bảo rằng thành viên được thông báo đầy đủ trong suốt quá trình.

5.5. Từ chối yêu cầu sửa đổi

Trong trường hợp yêu cầu sửa đổi không thể được phê duyệt, Chương trình CalAIM ECM & CS sẽ cung cấp một giải thích bằng văn bản cho thành viên. Giải thích này bao gồm các lý do cụ thể tại sao việc sửa đổi không thể thực hiện, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ra quyết định. Ngoài ra, thành viên được thông báo về quyền nộp một tuyên bố bằng văn bản, mà chương trình sẽ bao gồm trong hồ sơ thông tin y tế cá nhân (PHI) của thành viên để trình bày quan điểm của thành viên. Thông báo cũng nêu rõ quyền của thành viên trong việc kháng cáo quyết định, bao gồm hướng dẫn chi tiết về cách tiến hành kháng cáo, các mốc thời gian liên quan và các thủ tục cần tuân thủ.

5.6. Quy trình kháng cáo

Nếu thành viên không hài lòng với phản hồi về yêu cầu sửa đổi của mình, họ có quyền nộp đơn kháng cáo. Quy trình kháng cáo bao gồm một số bước để đảm bảo rằng các mối quan tâm của thành viên được xem xét và giải quyết một cách toàn diện:

1. Nộp đơn kháng cáo bằng văn bản: Thành viên phải nộp đơn kháng cáo bằng văn bản gửi đến cán bộ bảo vệ dữ liệu được chỉ định. Đơn kháng cáo này phải bao gồm chi tiết về yêu cầu sửa đổi ban đầu, phản hồi đã nhận được và lý do không đồng ý với quyết định.
2. Xem xét đơn kháng cáo: Chuyên viên bảo mật tiến hành một cuộc đánh giá toàn diện về đơn khiếu nại, xem xét lại yêu cầu ban đầu và phản hồi của chương trình. Cuộc đánh giá này được thực hiện một cách công bằng để đảm bảo rằng các mối quan tâm của thành viên được xem xét một cách công bằng.
3. Quyết định cuối cùng: Sau khi hoàn tất quá trình xem xét, cán bộ bảo vệ dữ liệu sẽ thông báo quyết định cuối cùng cho thành viên bằng văn bản. Thông báo này bao gồm thông tin về các bước tiếp theo mà thành viên có thể thực hiện nếu vẫn không hài lòng, đảm bảo rằng thành viên được thông tin đầy đủ về các lựa chọn của mình.

6. Vai trò và Trách nhiệm

Đảm bảo việc thực hiện hiệu quả chính sách này đòi hỏi phải có các vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng:

• Chuyên viên Bảo mật Dữ liệu: Chuyên viên bảo mật thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát quy trình yêu cầu sửa đổi thông tin. Họ đảm bảo rằng tất cả các quy trình tuân thủ các chính sách và quy định liên quan, quản lý quy trình khiếu nại và là điểm liên hệ chính cho các thành viên muốn sửa đổi thông tin y tế cá nhân (PHI) của mình.
• Nhân viên chương trình: Nhân viên có trách nhiệm hỗ trợ thành viên trong việc nộp đơn đề nghị sửa đổi. Họ cung cấp thông tin cần thiết, hướng dẫn thành viên thực hiện quy trình và thực hiện các sửa đổi đã được phê duyệt trong hồ sơ của chương trình.
• Phòng Công nghệ Thông tin: Phòng Công nghệ Thông tin đảm bảo rằng tất cả các hệ thống lưu trữ thông tin y tế cá nhân (PHI) được cập nhật để phản ánh các sửa đổi đã được phê duyệt. Họ cũng duy trì tính bảo mật và tính toàn vẹn của PHI, bảo vệ nó khỏi truy cập trái phép hoặc vi phạm.

7. Bảo mật

Bảo mật tuyệt đối các yêu cầu sửa đổi và các thông tin liên quan là ưu tiên hàng đầu. Chương trình CalAIM ECM & CS đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin liên quan đến các yêu cầu sửa đổi, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của HIPAA và chính sách bảo mật cụ thể của chương trình. Cam kết này về bảo mật giúp duy trì niềm tin mà các thành viên đặt vào chương trình và bảo vệ thông tin sức khỏe nhạy cảm của họ khỏi việc tiết lộ trái phép.

8. Đào tạo

Để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được trang bị đầy đủ để xử lý các yêu cầu sửa đổi một cách hiệu quả và tuân thủ, Chương trình CalAIM ECM & CS cung cấp các khóa đào tạo định kỳ. Khóa đào tạo này bao gồm các chi tiết của chính sách này, các luật liên bang và tiểu bang liên quan, cũng như các thực hành tốt nhất trong việc quản lý thông tin y tế cá nhân (PHI). Đào tạo liên tục đảm bảo rằng nhân viên luôn nắm vững các quy định hiện hành và thành thạo trong việc thực hiện các quy trình được nêu trong chính sách này.

9. Quản lý hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ là yếu tố quan trọng để đảm bảo trách nhiệm giải trình và tuân thủ quy định. Chương trình CalAIM ECM & CS duy trì hồ sơ chi tiết về tất cả các yêu cầu sửa đổi, bao gồm chính các yêu cầu đó, các phản hồi được cung cấp và bất kỳ thông tin liên quan nào. Các hồ sơ này được lưu trữ an toàn và giữ lại trong ít nhất sáu năm, tuân thủ theo quy định của HIPAA và các quy định của tiểu bang. Quyền truy cập vào các hồ sơ này chỉ được cấp cho nhân viên được ủy quyền, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm luôn được bảo vệ.

10. Tham khảo

Chính sách này được xây dựng dựa trên và tuân thủ các quy định và hướng dẫn sau đây:

• Luật Bảo mật Thông tin Y tế (HIPAA): Các quy định liên bang thiết lập tiêu chuẩn bảo vệ thông tin y tế cá nhân (PHI) và nêu rõ quyền lợi của thành viên liên quan đến thông tin y tế của họ.
• Luật Bảo mật Thông tin Y tế của California (CMIA): Các luật của bang California quy định các biện pháp bảo vệ bổ sung cho tính bảo mật và an toàn của thông tin y tế.
• Hướng dẫn và Quy định Chương trình CalAIM ECM & CS: Các hướng dẫn nội bộ và yêu cầu pháp lý cụ thể của Chương trình CalAIM ECM & CS quy định việc xử lý và quản lý thông tin y tế cá nhân (PHI).

Cycle đánh giá: Chính sách này sẽ được xem xét hàng năm hoặc khi có sự thay đổi trong các quy định pháp luật liên quan để đảm bảo tuân thủ và hiệu quả liên tục.